ビジネスマネジメント

社会人になると、いつ誰に手紙や文書を送付しないといけなくなるかわかりません。突然の対応におろおろしないように、あるいは、いままで間違った出し方をしていなかったかなど、確認のためにご覧いただければと思います。ビジネスマナーとして、とても大切なことです。

「宛名」の書き方はビジネスで重要なこと

取引先やお客さまに書類を送るとき、封筒の宛名の書き方が間違っていると、あなたの信用は落ちてしまうでしょう。それほど宛名というものは重要なのです。もちろん反対に、非常に丁寧な綺麗な字で、マナーを守って書かれている封書が届いたならば、取引先やお客さまの印象を良くするだけでなく、その会社の上席の目に留まればあなたの評価は確実に上がります。このように、正しい書き方を知っておくことはビジネスシーンにおいてとても重要なことなのです。具体的に注意すべき点についてご紹介します。

丁寧な字で書くようにする

封筒に書く宛名は、楷書ではっきりと書きましょう。また、ビジネスでは、縦書きが一般的です。封筒自体が、長3でもわかるように縦書き用にできています。日本語自体が行書や草書という昔の書き方を見ても分かるように縦書きです。宛名を見ると、よく「達筆!」という文字で書かれているのが見られます。しかし、このような達筆は、「宛名ごときで、自分の達筆を自慢しているのか」と思われてしまいます。誰にでも読める、丁寧な字で書くようにするといいでしょう。

縦書き封筒の宛名の書き方 住所は右上(郵便番号の右端にそろえて)から少し小さめ(宛名より)に書くようにします

・住所

住所の番地は漢数字で書くようにします

ビルなどの建物名がある場合には、頭をそろえて2行目に書くようにします

・宛名

宛名に会社名を入れる場合が多いと思います。会社名を1行目に、部署名、担当者名を2行目に書くようにします。ただ、実際に書くときには、宛名を先に書いてから住所を書きます。宛名を封筒の中心に持ってくる必要があるからです。

今ご紹介しました住所や宛名が2行になる場合は、2行目の頭は1行目と同じ高さにしますが、ここでもバランスを考えて、2行目は少し下げて書いてもよいです。

バランスが大切

住所とのバランスの取れた宛名は、受け取った相手が、「きれいにかけているなあ」や「この人なりにすごく丁寧に書けている」という思いを持ってもらえます。住所は「丁目」「番地」「号」を略して「-」を使用してもかまいません。宛名を書く時に留意したい点は次のようになります。

・書く前に全体像を把握しましょう。相手のお名前が目立つようにするためにはどの位置にかけばいいかを決めます

・だいたいの文字の大きさを決めます。

省略はNG

縦書き封筒の裏面の書き方は、差出人の郵便番号、住所、氏名を記入しますが、氏名については個人名ではなく、会社名でもOKです。書くときのポイントは次のようになります。中央より右に「差出人の住所(郵便番号も)」を、左に「差出人名」を書くようにします。この場合も2行に分けてもOKです。ビジネスマナーとしては、郵便番号を省略しないようにするなど、どれも省略しないように書くことです。

まとめ

プライベートの場合などは、いろいろな大きさや形があります。とても楽しいものです。しかし、ビジネスにおいては、その封書が誰の目に留まるかも分かりませんので、きちんとしたマナーをもって書く習慣をつけておくといいでしょう。最近では、パソコンなどでも横書きですので、若い人は特に横書きに慣れているかもしれませんが、ぜひ縦書きに慣れてください。

ビジネスメールの書き方を教わったことはありますか?
日々の忙しい業務でなかなかそういった機会に恵まれないのが現実です。
だからといっておろそかにすることのできません。
今回は社会人になりたての人でもビジネスメールを作成することができるよう、
例文集を作成しました。
使用頻度が高く、お決まりと言ってもいい文章をまとめましたので、
ぜひ参考にしてみてください。

挨拶の例文

宛名を記載した後、すぐに内容に入らず挨拶文を入れるのがマナーです。
相手との状況に合わせて使い分けましょう。

・いつも大変お世話になっております。
・ご無沙汰しております。
・早速のお返事ありがとうございます。
・先日はありがとうございました。

お礼の例文

感謝の気持ちを文面にし、挨拶文の後に付け加えることにとって、
相手もその後の文章を気持ちよく読むことができます。
添える内容があるのであれば、ぜひ文面に盛り込みましょう。

電話・訪問に関するお礼
・ご多忙な中お時間を割いていただき、誠にありがとうございました。
ご意見に関するお礼
・貴重なご意見をいただき、誠にありがとうございました。
ご協力に関するお礼
・この度は〇〇にご協力をいただき、誠にありがとうございました。
飲み会のお礼
・この度はお忙しい中、お席をもうけていただき、本当にありがとうございました。

催促の例文

極力したくないのが催促ですが、仕事上どうしてもしなくてはならないシーンが出てきます。
その際には相手を責めるような文章でなく、
行動を起こしてもらえるような文章を作成するよう注意が必要です。

約束していた期日が過ぎていることを説明する
・〇〇の件ですが、〇月〇日到着と伺っておりましたが、今日現在まだ届いておりません。
・〇〇の件でメールを送らせていただきましたが、ご確認いただけておりますでしょうか。

よく使われるクッションフレーズ
・御多忙な中大変恐縮ですが、
・こちらの事情で申し訳ございませんが、
・誠に恐れ入りますが、

また、どうして早急に対応してほしいのかの理由も述べると効果的です。
相手が疑問を抱いているケースもあるので、その際にどうしたらいいかの連絡先も記載しましょう。

お断りの例文

お誘いや相手からの要望を、何らかの理由で断らなければならない場合も注意が必要です。
相手に不快感を与えることのないよう気を付けましょう。

・お応えできないことを、深くお詫び申し上げます。
・この度はご期待に沿うことができず、申し訳ございません。

よく使われるクッションフレーズ
・誠に不本意ではございますが、
・せっかくの~ですが、
・十分に検討をした結果、

お断りの理由や、お誘いであれば次回お願いしますといった内容も盛り込むと
より丁寧で良いでしょう。

謝罪・お詫びの例文

謝罪やお詫びについては、電話や直接会って行うほうがより良いですが、
相手の都合がつかなかったり、再度連絡を入れたい場合などにメールは使われます。
ただ謝罪やお詫びだけでなく、事実関係を明確にし、
改善に向けてどのような対策をとっているかも盛り込む必要があります。
理由と謝罪・お詫び⇒現状の対策⇒再発防止に努める
の3ステップで説明しましょう。
謝罪・お詫び
・御社に多大なご迷惑をおかけしていることを深く反省しております。
・大変申し訳ございません。大変失礼いたしました。
・謹んでお詫び申し上げます。
再発防止
・以後このようなことのないよう再発防止に努めてまいります。
・二度とこのようなミスのないようにいたします。
・厳重注意いたします。

まとめ

使用頻度の高いフレーズをまとめましたが参考になりましたでしょうか。
メール作成は慣れない最初のうちは文章を考えるのだけで時間が過ぎていくものです。
まずは、上記のようなスタンダードなものを使用して文章が作成できるようにし、
その後状況に応じて変化をさせていくのが良いでしょう。
プライベートのメールとは全く異なりますので、
基礎を身に着けておく必要があります。

 

 

 

KnowとUnderstandの違い

Knowを知るという意味で覚えていて、Understandを理解するという意味で覚えている人はたくさんいると思います。この2つの単語は、さらに深く知っておかないと誤った使い方をする可能性があります。「知ると理解するのとでは大違い!とよく聞くことの多い日本人。その把握レベルをKnowが軽く浅く知っていること、Understandがより深く知っていることと認識している人がほとんどなのではないでしょうか。これには語弊があります。

例えば、「お気持ちはよくわかります」と表現するときに、I know how you feel.とI understand how you feel.では、相手に共感や同情を示すには、I know how you feel.のほうが適しているのです。Knowは、経験や実感、背景や状況を通じ心で理解しているニュアンスを含むのに対して、Understandは、どんなに深い理解であっても頭での理解や知識に留まるニュアンスを持つのです。Knowには、頭での理解も当然含まれることになります。分かりますと伝えるときはKnowでの表現がベターということになるのです。

自分が教えられて理解したときには、「I know」とは言いません。これは「そんなこと分かっています」というニュアンスで伝わってしまうので要注意です。この場合、「I understand」で認識、理解したことを伝えることができます。

使い方を教えてもらうときはどうでしょう。「I don’t know how to use it. Could you teach me?」だと、知らないので教えてくださいと単純に伝わります。教えてもらうということは、同じでも「I don’t understand how to use it. Could you teach me?」とすると、説明書を読んだり、触って試してみたりしたけれど、やっぱり分からなかったから…というニュアンスで伝わることになります。

FollowとUnderstandの違い

Understandには理解するという意味がありますが、英語で会話しているときに相手が話に付いてこれているか(つまりあなたの話を理解できているか)を聞くようなとき「Do you understand?」だと、相手を見下したようなニュアンスに取られることがあります。あなたは理解できる力がありますか?というような意味を持つからです。このような状況のときは「Are you following me?」で伝えるといいでしょう。「私の話」に限定して付いてこれていますか?分かりますか?と聞くことができます。

NoticeとRealizeの使い分け

NoticeとRealizeには、いずれも「気付いて知る」というニュアンスが含まれます。Noticeは、何らかの情報を実際に目にしたり、耳にしたりして五感によって気付くことに使われます。Realizeは、何らかの情報によって思考の中で気付いたことを意味します。

I realised the importance of the report at the meeting.
(ミーティングでそのレポートの重要性に気付きました)
She didn't realize what was happening.
(彼女は何が起こったのかに気付いていませんでした)
Did you notice what the difference?
(違いが何であるかに気付きましたか?)

メールは必ず読まれると侮らない

メールを書く際にタイトルとなる件名に力を注ぐ人はどれくらいいるでしょうか。送信ボタンを押してから、件名を入れ忘れてしまっていたことに気付いたことはありませんか?ビジネスで件名のないメールを届けることはリスクになります。ひとつは、相手の受信ボックスの中で見つけてもらえないことで読まれない確率を高くします。また、その後のやり取りが必要なメールであった場合、相手にとってそのメールの管理が面倒になってしまうのです。

届けるメールがすべて読まれるという主観を持つことは避けましょう。忙しいビジネスパーソンは、社内、社外を含めて毎日膨大な数のメールを受信しています。その処理や返信にできるだけ時間を掛けたくない、もしくは掛けられない人は多いのです。膨大なメールの中であえて「開かない」ことを選択することもあるのです。件名は、一番最初に相手の目に留まるものです。重要度と内容の分かる件名にすることでやっと開いて読んでもらうことができるのです。

相手への配慮をこめる件名

どんな件名を書くかというのは、自分が伝えることを達成することだけが目的ではありません。相手にとって重要で必要な情報であれば、それがひと目で分かるというのは、相手にとってとても助かることなのです。必要な内容なのにスパムとして認識されてしまうような残念なタイトル(件名)をつけることは、相手のためにも避けなければなりません。

読まれるメールの件名のルールと工夫

単語は6~8語が適切と言われています。長すぎると、メールを確認する媒体によっては全部が表示されないこともあります。その範囲内で、メールの主旨がはっきりと分かるようにすることがポイントです。できるだけ始めの3文字辺りで何についてのメールかを掴めることが理想です。

正確で具体的な単語を簡潔に書くようにします。例えば人名、商品名、場所の名前などを加えると相手にも分かりやすくなります。スパムとして扱われる可能性も下げることができます。自分の名前や会社名を記載することもひとつの策と言えるでしょう。簡潔にするためにカジュアルシーンでよく使われる略語を使うのはマナー違反です。単語は省略せずに単語の個性とパワーを活用しましょう。

単語ごとの最初の文字を大文字にするのがベストな見た目になると言われています。たとえば、Request for business appointment next weekという件名の場合、Request for Business Appointment Next Weekとすることで読みやすくなるそうです。覚えておくと活用できそうですね。ただし、前置詞についてはすべて小文字のままで記載します。そしてアルファベットの全部を大文字にすると読みやすさの意味はなくなりますので注意しましょう。

重要ワードで始める

重要ワードで始めると効果的です。このとき日本語での「至急」を意味するUrgent!は控えます。Urgentであれば、電話か直接出向いての連絡方法を取るべきとも考えられるからです。重要ワードとして有効になるのは、内容を説明した単語です。必ずその後に具体的要素を加えましょう。

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