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ビジネスのメモは必須

ビジネスシーンでは社内でも社外でも人とのコミュニケーションが発生しますよね。内容を正確に覚えておくためにもメモを活用する人は多いと思います。しかし、会話の流れの中で、適切にメモを取っていくことには、慣れが必要です。メモを取っていることは相手に見られているものです。相手の印象も左右します。略語については知っている人と知らない人がいるので、自分からの発信を誰かが読まなければならない場合には使えるか、使えないかを判断する必要があることは心得ておきましょう。また、たとえ書いた内容を相手と共有することがなくても、後で自分は見返すわけですから、何を書いているかはわかるように書くことが必要になってきます。

英語になるとハードルが上がる

日本語だとななんとかメモをとることをこなせるという人も、英語での会話をメモすることは、また一段ハードルが上がると感じる人もいるでしょう。頭の中で英語と日本語のスピーキングとライティングがミックスされる状況になることが多いからです。できれば、英語での会話のときは、英単語や英語の略語で書き留めることができると、自分の思考回路の負担は少なくて済むと思います。目の前の相手に対してもオープンさが伝わるでしょう。そうなると英語力も必要になってくるのですが、略語を知っておくと大きな助けになるでしょう。

知っておくと便利な省略語

自分で書いて自分で確認するメモであれば、マナーやルールは必要ないでしょう。素早く書くことができると会話に集中することを可能にします。下記の略語も参考にしてみてください。

c.
approximatelyやroughlyの「およそ、だいたい」の意味を表現します。正式な文書などでは、approx.とされることがあります。

e.g.やex.
exampleの略として使うことができます。exについては、examination、extra、exceptionの意味を表すものでもあるので書く際には気を付けましょう。exは日本的な「例えば」の表現のようなので、正式なシーンでは、e.g.を使いましょう。

cf.
compared to, by comparison withの略として、「~と比較して」の意味で使います。会話の中で比較したものを記載するときに使うことができます。

v.
veryの略として「とても」の意味で使えます。とても重要ならv importantでも表現できますね。また、さらに重要を表現したい場合にはvv. としてextremely important(非常に重要)とすることも可能でしょう。

MTG
meetingの略として使われます。

mngmt
managementの略として使われます。

dvpt
developmentの略として使われます。dept. 「Department」の略とのスペルの違いに注意しましょう。

mkting
marketingの略として使われます。advertisementの略は「ad」と記載されることが多いです。

w/
withの略として使われ、w/oになるとwithoutの意味になります。ミーティングや誰かに同行するような内容のメモに使えます。

REQ(req)
requestの略で「依頼や要請」の意味で使うことができます。

RFQ
request for quotationの略で「見積り依頼」として書くことができるでしょう。

レベルダウンをお願いする

相手は、始めはあなたの英語力が分かりません。自分のペースで話進めてしまうこともあるでしょう。そのような場合には、レベルダウンして話してもらうことをお願いすることが大切です。聞き取れないままに話し続けさせないようにしましょう。

Could you speak more slowly?
Would you mind speaking more slowly?
Could you slow down a little?
Would you mind speaking a little slower?
もう少しゆっくり話してもらえますか?
I don’t understand what you mean.
I’m afraid I didn’t catch that.
意味がよく分かりません。
I’m having trouble following you.
話についていけていません。
Could you say that in a different way?
Could you please rephrase that?
他の言い方をしてもらえますか?
Could you use simpler words?
Do you mind using easier words?
簡単な表現で話していただけますか?

聞き直しの英語

聞き取れなかったときは、すぐに聞き返しましょう。スペルを聞いたり、声を大きくしてもらうことも考えられるでしょう。

I beg your pardon?
Could you repeat that please?
Would you mind saying that again?
Could you go over that again, please?
もう一度言ってもらってもいいですか?
Could you spell that please?
How do you spell that, please?
スペルを教えていただけますか?
I’m afraid I can’t hear you very well.
すみません、よく聞こえないのですが。
Could you please speak up a little?
よく聞こえません。少し大きな声で話していただけますか

復唱して確認する

Let me repeat that again.
復唱させていただきます。
Let me repeat your number.
お電話番号を復唱させてください。
Let me confirm your name and phone number.
お名前とお電話番号を確認いたします。
Let me see if I got that right.
Let me make sure if I have it.
念のため、間違いがないか確認させてください。

電波が悪いことを知らせる

I think we have a bad connection. Can I call you back?
電波が悪いようです。かけ直してもよろしいですか?
We have a bad connection. Could you speak a little louder, please?
電話が混線しているようです。少し大きめの声でお願いできますか?
I’ll hang up and I’ll call you back.
一度電話を切ってこちらからかけ直します。

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