プレゼン

KnowとUnderstandの違い

Knowを知るという意味で覚えていて、Understandを理解するという意味で覚えている人はたくさんいると思います。この2つの単語は、さらに深く知っておかないと誤った使い方をする可能性があります。「知ると理解するのとでは大違い!とよく聞くことの多い日本人。その把握レベルをKnowが軽く浅く知っていること、Understandがより深く知っていることと認識している人がほとんどなのではないでしょうか。これには語弊があります。

例えば、「お気持ちはよくわかります」と表現するときに、I know how you feel.とI understand how you feel.では、相手に共感や同情を示すには、I know how you feel.のほうが適しているのです。Knowは、経験や実感、背景や状況を通じ心で理解しているニュアンスを含むのに対して、Understandは、どんなに深い理解であっても頭での理解や知識に留まるニュアンスを持つのです。Knowには、頭での理解も当然含まれることになります。分かりますと伝えるときはKnowでの表現がベターということになるのです。

自分が教えられて理解したときには、「I know」とは言いません。これは「そんなこと分かっています」というニュアンスで伝わってしまうので要注意です。この場合、「I understand」で認識、理解したことを伝えることができます。

使い方を教えてもらうときはどうでしょう。「I don’t know how to use it. Could you teach me?」だと、知らないので教えてくださいと単純に伝わります。教えてもらうということは、同じでも「I don’t understand how to use it. Could you teach me?」とすると、説明書を読んだり、触って試してみたりしたけれど、やっぱり分からなかったから…というニュアンスで伝わることになります。

FollowとUnderstandの違い

Understandには理解するという意味がありますが、英語で会話しているときに相手が話に付いてこれているか(つまりあなたの話を理解できているか)を聞くようなとき「Do you understand?」だと、相手を見下したようなニュアンスに取られることがあります。あなたは理解できる力がありますか?というような意味を持つからです。このような状況のときは「Are you following me?」で伝えるといいでしょう。「私の話」に限定して付いてこれていますか?分かりますか?と聞くことができます。

NoticeとRealizeの使い分け

NoticeとRealizeには、いずれも「気付いて知る」というニュアンスが含まれます。Noticeは、何らかの情報を実際に目にしたり、耳にしたりして五感によって気付くことに使われます。Realizeは、何らかの情報によって思考の中で気付いたことを意味します。

I realised the importance of the report at the meeting.
(ミーティングでそのレポートの重要性に気付きました)
She didn't realize what was happening.
(彼女は何が起こったのかに気付いていませんでした)
Did you notice what the difference?
(違いが何であるかに気付きましたか?)

メールは必ず読まれると侮らない

メールを書く際にタイトルとなる件名に力を注ぐ人はどれくらいいるでしょうか。送信ボタンを押してから、件名を入れ忘れてしまっていたことに気付いたことはありませんか?ビジネスで件名のないメールを届けることはリスクになります。ひとつは、相手の受信ボックスの中で見つけてもらえないことで読まれない確率を高くします。また、その後のやり取りが必要なメールであった場合、相手にとってそのメールの管理が面倒になってしまうのです。

届けるメールがすべて読まれるという主観を持つことは避けましょう。忙しいビジネスパーソンは、社内、社外を含めて毎日膨大な数のメールを受信しています。その処理や返信にできるだけ時間を掛けたくない、もしくは掛けられない人は多いのです。膨大なメールの中であえて「開かない」ことを選択することもあるのです。件名は、一番最初に相手の目に留まるものです。重要度と内容の分かる件名にすることでやっと開いて読んでもらうことができるのです。

相手への配慮をこめる件名

どんな件名を書くかというのは、自分が伝えることを達成することだけが目的ではありません。相手にとって重要で必要な情報であれば、それがひと目で分かるというのは、相手にとってとても助かることなのです。必要な内容なのにスパムとして認識されてしまうような残念なタイトル(件名)をつけることは、相手のためにも避けなければなりません。

読まれるメールの件名のルールと工夫

単語は6~8語が適切と言われています。長すぎると、メールを確認する媒体によっては全部が表示されないこともあります。その範囲内で、メールの主旨がはっきりと分かるようにすることがポイントです。できるだけ始めの3文字辺りで何についてのメールかを掴めることが理想です。

正確で具体的な単語を簡潔に書くようにします。例えば人名、商品名、場所の名前などを加えると相手にも分かりやすくなります。スパムとして扱われる可能性も下げることができます。自分の名前や会社名を記載することもひとつの策と言えるでしょう。簡潔にするためにカジュアルシーンでよく使われる略語を使うのはマナー違反です。単語は省略せずに単語の個性とパワーを活用しましょう。

単語ごとの最初の文字を大文字にするのがベストな見た目になると言われています。たとえば、Request for business appointment next weekという件名の場合、Request for Business Appointment Next Weekとすることで読みやすくなるそうです。覚えておくと活用できそうですね。ただし、前置詞についてはすべて小文字のままで記載します。そしてアルファベットの全部を大文字にすると読みやすさの意味はなくなりますので注意しましょう。

重要ワードで始める

重要ワードで始めると効果的です。このとき日本語での「至急」を意味するUrgent!は控えます。Urgentであれば、電話か直接出向いての連絡方法を取るべきとも考えられるからです。重要ワードとして有効になるのは、内容を説明した単語です。必ずその後に具体的要素を加えましょう。

「Quotation」(見積もり)
「Inquiry」(問い合わせ)
「Order」(注文)
「Request」(依頼)
「Confirmation」(確認)
「Change」(変更)
「Meeting」(打ち合わせ)

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