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Mistakeで相手を責めない

メールというのは、文字だけで伝えるものなので、面と向かって対話するときのように表情や声のトーンで語気を調節することができません。したがって、相手に間違いがある場合の指摘も、使う言葉や言い回しを工夫して表現する必要があります。強いネガティブな言葉を使うとたとえ、そういうつもりはなかったとしても相手は責められているような気分になってしまうものです。間違いに対して誰が間違いを犯したのかということを論点にしない心掛けを持ちましょう。

間違いという単語に「Mistake」や「Wrong」がありますが、ビジネスシーンのやり取りの中では、できるだけ使わないようにしたい単語です。「You made a mistake」というのは大変ストレートに責める感情が伝わってしまいます。「You are wrong」は相手に喧嘩を吹っかけていると思われてもおかしくない人格否定的な表現です。

間違いを柔らかく示唆する

どんなに相手の間違いが明らかであっても、「There seems to be an error」エラーがあるようですとErrorという単語を使うと和らげることができます。また、主語をYouにしないという点もポイントになります。他の表現として、「Could you please double-check the contents?」のように確認していただけますか?とすることで、相手に間違いの存在に気付いてもらうことも可能でしょう。「it looks like there was a misunderstanding.」としてお互いに誤解があるようですねと伝えてみることでも相手の確認を促すことができます。間違いを見つけたら、それに対する改善や解決が目的になるということを認識しましょう。そのためにはどういう表現をすればいいかを考えることが大切なのです。

明らかなことであれば訂正事項を提示

例えば、自社名や自社の人の名前のようなものは、こちらで明らかに間違いということが分かるものです。このような場合に限っては、指摘もすることなく、速やかに訂正依頼として、その内容だけを提示すればいいと思います。「I would like you to correct~」「Could you replace~」で表現が可能です。この場合も丁寧さをもった「依頼」の表現にすることがポイントです。

よくある勘違いリスクも回避

上記のように柔らかい表現を使っておくことのメリットは、万が一、その指摘のほうが間違っているというときに角を立てずに済みます。誰にでも間違いはあるものですし、その間違いに対して強く責め立てた挙句に、相手の間違いではなかったということになると、ただ自分の印象を悪くするだけで救いどころが無くなってしまいます。その際に逆に強く責め立てられても仕方ありません。最悪の場合、双方の関係性にひびが入ってしまうことさえあります。自分にもミスがあるかもしれないという可能性を常に念頭において謙虚に対応していくことが必要です。

社内でも社外でも配慮は必要

間違いの指摘に配慮が必要なのは、お客様や取引先はもちろんのことですが、社外の相手に留まりません。社内の上司や同僚、さらに部下に対しても同じことが言えるでしょう。

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