ビジネスマネジメント

自分を名乗る

電話を掛けた時は、まず、自分を名乗ることから始めましょう。<挨拶><名前><会社名>を伝えます。名前は、I am ではなく、This is で伝えます。決まり文句として覚えてしまいましょう。自分の名前にはMr.やMs.は付けません。

Hello, this is Tanaka from ABC company.
ハロー、ABC社の田中と申します。
Hello. This is Suzuki, calling from ABCcompany.
こんにちは。ABC社の鈴木と申します。

取り次いでもらう

特定の話したい相手がいる場合は、その名前をはっきり伝えましょう。部署や内線番号が分かっている場合には付け加えると親切です。

May I speak to Mr. Nakai?
中井さんとお話ししたいのですが。
Could I speak to Mr. Nakai in oversea department?
海外事業部の中井さんとお話ししたいのですが。
I’d like to speak to Mr. Nakai, please.
中井さんとお話ししたいのですが。
※I’d like to speak toを使うときは、相手が電話に出られることが分かっている場合に使うのが適切です。例えば電話をする約束をしているなどのケースです。
I'm trying to contact Mr. Nakai.
中井さんにコンタクトを取りたいのですが。
May I speak to Ms. Inoue at extension 567?
内線番号567の井上さんをお願いします。
Could you put me through to Mr. Nakai, please?
中井さんにお繋ぎいただけますか?
I’m returning a call from Ms. Kim.
先ほどキムさんにお電話をいただいたので折り返し電話しました。

用件を伝える

May I ask the purpose of your call?やMay I ask what this is regarding?など電話の用件の目的によって取次先や担当者が変わったり、取次ぐかどうかの判断がされるものです。大まかに伝えて情報提供をしましょう。

I'd like to speak to someone in charge of sales.
セールス担当の方をお願いします。
I’d like to speak to someone in charge of logistics.
物流担当の方にお繋ぎいただけないでしょうか。
I'd like to speak to the person in charge of HR.
人事担当の方とお話がしたいのですが。
I'm calling about our appointment next week.
アポイントの件でお電話いたしました。
I'm calling to talk about the estimate.
お見積もりについてお電話しました。
I’m calling to inform you about changes of our office address.
住所の変更をお知らせしたく、ご連絡しました。
I’m calling to ask you further details about your plan.
あなたのプランをより詳しくお話を伺いたいです。

誰に繋ぐのかを確認する

電話が自分ではなく、社内の誰かという場合もあります。誰と話したいのかを聞くフレーズも覚えておきましょう。

Who would you like to speak to?
誰にお繋ぎしましょうか。
Which section(department) would you like?
どちらの部署に御用でしょうか。
Who are you trying to reach?
誰にコンタクトをおとりになりたいですか?

用件を確認する

特定の誰か宛でない場合、誰が対応するのが適切かを判断する必要があります。その電話の目的や用件を確認しましょう。そのときに使えるフレーズは以下のようなものがあります。How may I help you?でも用件を聞く表現になります。下記の表現はWhat is ~.でも可能ですが、May I を付けるとより丁寧になります。

<どのようなご用件でしょうか>
May I ask the purpose of your call?
May I ask what this is regarding?
May I ask what your call is concerning?
May I ask what your call is in reference to?
May I ask what this is regarding?
May I know what this regards to?
※キーワードは、purpose、regard、concern、referenceなどになります。

少々お待ちくださいのフレーズ

用件を聞いた後に、担当者や該当する部署に繋ぐときは少し時間をもらうことになるので、以下のように伝えましょう。Just a moment.でも間違いではありませんが、フォーマルなフレーズを覚えておくと便利です。

Would you mind holding while I check on that?
確認しますので少々お待ちいただけますか?
I’ll transfer you to the person in charge.
担当者にお繋ぎいたします。
Hold one moment while I transfer you.
お繋ぎしますので、少々お待ちください。
I'll put you through to human resources now.
人事部にお繋ぎいたします。
Could you hold on a moment please?
少々お待ちいただけますか。
I'll connect you to the person in charge.
担当者にお繋ぎいたします。

※キーワードは、put through、transfer、hold on、person in chargeなどになるでしょう。

間違い電話だと思ったら

誰と話したいのかや用件の確認をすると、間違い電話だということが分かることもあります。その場合は、以下のように伝えてみましょう。

I think you've dialled the wrong number.
I'm afraid you have the wrong number.
What's the number that you're trying to call?

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