ビジネスマネジメント

電話が掛かってきたとき

状況によって話す内容を調節しましょう。通常で受話器を取ったときに使われる項目の候補は<挨拶><会社名><名前><用件を聞くフレーズ>です。短く行われる場合もあれば、全部を伝えることで丁寧にはなります。企業スタイルやルールに応じて、必要な項目を繋げて練習しておきましょう。

<挨拶>
Hello
Good morning
Good afternoon
<会社名>
ABC campany
Sales department
Customer support
<名前>
this is(自分の名前)
this is(自分の名前)speaking.
(自分の名前)speaking.
<用件を聞くフレーズ>
May I help you?
How may I help you?
How can I help you?
How may I assist you?

相手が誰かを確かめるとき

電話を受けたときに、相手が誰かを確かめましょう。聞かずとも名乗ってくれることも多いものですが、一回では聞き取れない場合がほとんどかもしれません。その場合も再度確認させてもらいましょう。電話のやり取りをスムーズにするための事項なのでスルーしないようにしましょう。Who’s calling please?は日常会話でも使い一般的ですが、ここでは、比較的フォーマルなフレーズをご紹介しましょう。

<どちら様ですかと聞くとき>
May I ask who’s calling please?
May I ask your name and your company name?
Where are you calling from?
May I have your name please?
Could I take your name, please?
Could I have your company name, please?

<もう一度お名前をよろしいですか>
Could you repeat your name again?
Could you say that again?
Would you mind saying your name again?

名前の聞き取りを簡単にする方法

相手の名前がよく聞く、Mike(マイク)Jhonson(ジョンソン)Nancy(ナンシー)などのことは稀です。初めての人の場合、一度では聞き取ることができないことがほとんどでしょう。世界中の人の名前を聞き取ることは実は至難の技なのです。会社名も同じことです。そんな時には、必ずスペルを聞いてみましょう。決して失礼なことではなく相手も電話のやり取りをスムーズにするために必要な情報と分かっているものなので、遠慮なく確かめてください。スペルを確かめるプロセスも練習しておくと、名前だけでなく、メールアドレスを確認するときなどにとても役に立ちます。

<スペルを聞きたいとき>
Could you spell your name for me?
How do you spell the name?
Could you spell your name and your company name?

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