ビジネスマネジメント

スピーキングが弱い日本人

ビジネス英語を習得したい、習得しなければならないとき、何を重要視しますか?TOEICやTOEFLなどの勉強をして向上させようとする人も多いのではないでしょうか。もちろん、語学では、リスニング、ライティング、リーディング、スピーキングを身に付ける必要があります。テスト形式で勉強することの多い日本人は、とても熱心に学習するので、リスニングやリーディングはできる、もしくは得意という人が多いと言われています。その代わり、スピーキングが弱いのです。

スピーキング強化がすべてを網羅する

語学力を測るとき、その人のスピーキングレベルで全体の英語力が大まか分かると言われています。これは、スピーキングには、他のたくさんの要素がしっかり反映されることになるからです。例えば、知らない単語は話せないでしょう。聞き取れない英語も話せません。文法が曖昧なら、相手に的確に思っていることや伝えなければならないことが伝わらないこともあります。話せることなら、ライティングはできます。話すようにしか書けないということもできます。このように語学の4技能は相関し合っているものですが、スピーキングを強化することで他の要素も効果的に鍛えていくことができるのです。

知識よりコミュニケーション能力

知識を増やすことには、学術的なものであれば、リーディングやリスニングは必要になるでしょう。しかし、ビジネスシーンで最も必要になるのは、実際の現場での英語コミュニケーションの手段、手法、特徴を理解して英語を使うことです。ビジネス英語を学ぶときは、そのために何が欠けているかを認識することが第一歩になります。ペーパーテストで中級レベルのスコアが出せるのであれば、スピーキングに必要な知識は備わっているはずです。しっかりとアウトプットの手法を学びましょう。

英語のための声と向き合う

スピーキングを向上させるためには、話す練習はもちろん欠かせませんが、少し視点を変えたポイントをご紹介します。自分の声を認識するということです。コミュニケーションを意識するときは、声に配慮する人は多いのではないでしょうか。もしくは、無意識に調節していることもあるでしょう。英語でもまったく同じことが必要なのです。トーン、スピード、イントネーションの調節もしますし、どんな声かによって自信や信頼性も左右します。理想的なスピードは1分間に160語前後の速さで、文の間に1秒ほどの間を入れること、最後は声のトーンを下げることなのだそうです。

英語のイントネーションを最大活用

日本語は抑揚の幅のとても狭い言語です。それに慣れている日本人が、日本語的なイントネーションから脱出することは容易でないことはよく言われることです。しかし、イントネーションを意識したスピーキング練習をすることで、ビジネス英語の要素として必要な「伝える」「表現する」ための力がグッと向上すると言われています。イントネーションは、ボキャブラリーや文法の知識とは異なる部分で、ひとつひとつの単語の発音を正確にすることよりも重要になります。英語のコミュニケーションでは大きな役割を果たしているのです。

限定詞を知る

限定詞とは英語でDeterminersです。特定する言葉と表現することができるでしょう。名詞を修飾する形容詞が並ぶときでも、この限定詞を特定して一番始めに配置します。限定詞にはいくつかの種類があります。

1.指示するもの
… this, these, that, those
2.所有関係を表すもの
… my, your, his, her, its, our, their, Tom's
3.数や量を表すもの
… one, two, three, some, any, all, half, most, no
… many, much,a lot of, plenty of
4.集団の中の物や人を特定するもの
… each, every, either, neither, both, such
5.質や品質、特質。人の品性を表すもの
… good, bad, clever, pretty, nice, easy
6.疑問を表すもの
… which, what, whose
7.定冠詞と不定冠詞
… the, a, an

主観的なものが先、客観的なものが後

主観的な形容詞とは感想や印象などを表します。
polite, fun, cute, difficult, hard-working
客観的な形容詞とは誰が見ても同じで変わらない表現になるものです。
big, square, black, Italian, metal

形容詞を修飾する順序

veryやextremelyなどで修飾できる形容詞は先のほうに置くことが多いようです。形容詞の語順は、厳密な決まりがあるわけではないようですが慣例があります。ですから、違っていると聞き手(特にネイティブ)に違和感を感じさせることになると言われています。日常の会話や文章では、多くても3つか4つの並びだと思いますが、迷ったときには、例文を思い出せるといいでしょう。

限定詞:上記に上げたもの
数量:上記に上げたもの
印象:beautiful, cute, happy, pretty, ugly, smart, cheap
サイズ :big, fat, thin, tall, large, small
形状:round, square, flat, circle, tall, short
新古:old, young 10 years, a year, a week, new etc
色 : white, red, yellow, green, pink
所属 : Japanese, American, African, European, Chinese
原料 : cotton, wood, plastic, cloth, glass, gold silk
目的 : sleeping bag, computer table, football field, wedding dress, race car

正しい形容詞の順序の例

Some of the valuable large round new brown European wooden chairs.
Some of the leading small flat new bright Asian high-tech companies.
A beautiful large square blue Turkish silk carpet was sold at the store.
She handed me a large old round wooden cutting board.
I found a lovely little fluffy white Persian cat sitting on his sofa.

 

 

 

ビジネスにおいて、メールは、「報連相」の手段としていち早く上司に知らせたいときや取引先や顧客とのやり取りなどで、添付書類などを付けて送受信します。その際、メールの一行目には、送信先である「宛名」を書きます。

一般に送信先である「宛名」は、受信メールの宛先を見ればわかりますが、ビジネスメールの場合は、メールアドレスが個人ではなく、何人かで共有している場合があります。

そうなると、宛名のないメールとなって相手に送信され、その相手に対して大変失礼なことになってしまうのです。ビジネスにおける一般的な宛名の書き方についてご紹介します。

宛名の書き方

一般的な宛名は、「○○株式会社 総務課 課長 ○○○○様」と書きます。「会社名~部署~役職~名前様」の順です。相手との関係によっては、省略する場合もありますが(総務課 ○○さん など)相手との関係の中で変えるのであって、一般的にはこの順番にきちんと書くようにします。さて、メールの宛名で留意すべきポイントにはどんなことがあるのでしょうか。

担当が誰であるかがわからない時

取引先の担当者に送りたいが、その担当者の名前がわからないという場合があります。「○○様」という名字が分かっている場合はそれでもいいのですが、できれば「担当 ○○様」でしょう。「経理担当 ○○様」という書き方ですとビジネスにおいて間違いはありません。ただ、担当者の名前が全く分からない場合には、「経理担当者様」と書きます。

絶対にあってはならない宛名の表記ミス

メールの宛名で十分注意したいのは表記ミスです。苗字と名前を間違えたり、漢字を間違って使ったりした場合、取引先の相手が、役職者ならその後の取引にまで影響しかねないミスになってしまいます。また、宛名の間違いは4月によく起こることが多い間違いです。転勤や異動に伴って役職が変更になる場合には特に注意が必要です。名前はもちろんですが、社名や役職なども変わっている場合もあるので、注意が必要です。4月に入ったら、取引先から異動の資料を取り寄せるなどして、慎重にいきましょう。

社内の上司へメールを送る場合

社内メールの場合、直属の上司か、他の部署の上司かで宛名の書き方は異なります。

・直属の上司の場合

部長様

○○部長様

・他部署の部長の場合 人事部長様という書き方が一般的です。

英語でメールを送る場合

取引先によっては英語でメールを送る場合もあります。書き方は、担当者個人名~部署、役職名~会社名という順に書いていくといいでしょう。

場合によっては部署、役職名を宛名にします。

Dear Sales Manager 営業部長様

Dear Director of HR 人事部長様

「Dear」を省略するのもビジネスマナーでは許される範囲です。

まとめ

メールの宛名は、送られてきたメールを見ると、その人の社会人としてのビジネスマナーがあるかを判断されるものです。ですから、取引先などの企業にメールを送る場合、宛名には十分注意をして贈らなければなりません。そのために、ご紹介しましたいろいろなパターンの宛名の書き方を知っておいてください。また、宛名の中に間違いがあれば、それに続く内容について、受け取った相手が悪い印象を持つことになってしまいます。そんな事態になると、ビジネスマナーを知らないという評価になるのです。

ビジネスシーンにおけるお礼は、ビジネスが成功した場合や大きな契約が成立した場合などに送るものですから、感謝の気持ちの伝え方が重要になります。相手の厚情に対しての感謝の気持ちを自分なりに表現できるようにしなければなりません。また、送るタイミングというものも大切な要素になります。

お礼のメールを送る際の留意点

取引先への訪問は、日常よくあることです。また、新たな商品のセールスの場合には、数多くの会社を訪れることになります。そんな時、会社に戻って行うのが「お礼のメール」の送信です。また、自分の仕事をサポートしてくれている上司や同僚への報告やお礼も必要なことで、大切にしたいビジネスマナーです。そこで、お礼のメールを取引先や職場の人に送る際の留意点についてご紹介します。

簡潔に書くこと

「簡潔に」という言葉は、ビジネスにおいてよく使われますが、メールの場合、内容が「お礼」であったとしても簡潔に相手にその思いを伝えなければなりません。「自己紹介」「用件」「お礼の言葉」「締めのあいさつ」というように、一読して相手にお礼の気持ちが伝わればいいのです。シンプルな文章構成で送りましょう。

要点のみ短くまとめる

メールを送る相手によっては、1日に多くのメールを受信されている場合があります。その一つがあなたのお礼メールということになります。相手は、ザーッと流し読みのような感じで読まれるかもしれません。お礼の要点のみを伝える文章にして、お礼の気持ちが伝わるようにすることが大切です。読みやすさを考えると、1文にして50文字以内にするぐらいでいいでしょう。

言葉遣いの重要性

お礼のメールを送る相手とあなたとの関係で、その言葉遣いも変えなければいけません。例えば、かなり大きい取引になった相手なら「このたびは、ありがとうございました」ではなく、「このたびは、私共との取引をご検討、ご契約いただきましてお礼申し上げます」というお礼のメールにすることを心がけます。言葉遣いに困った場合には、相手からのメールの語調に合わせることで、失礼にならないでしょう。

お礼のメールを送るタイミング

来社され、契約などに至り、多大な感謝を伝えたい場合には、お帰りと同時にお礼のメールを送信します。相手が会社に戻られたときに、「おっ、もうお礼のメールが届いている!」と思わせることができるからです。いつもそうできるように、習慣をつけておくといいでしょう。いくら他の仕事が忙しくても、即返信することが、次の取引につながると思うことが大切です。

上司へのお礼の場合

本社に赴いたときに、上司から指導を受け、それに対するメールでのお礼や感謝の言葉を送る場合もあります。指導してもらった内容について感謝と尊敬の気持ちを伝えたいときは言葉選びが必要です。

例えば、

「部長の資料のすばらしさには、感心いたしました。」という何気ない言葉ですが、間違っています。「部長の資料は素晴らしいです。大変勉強になりました。」と送るようにしましょう。「感心いたしました」は、目上の方に対して使う言葉ではありません。

まとめ

忙しいときに、ついついいい加減になってしまいがちなお礼のメールですが、ビジネスマナーとしてはたいへん重要な意味を持ちます。お礼をするという「礼儀」は人の評価を大きく左右します。ビジネスシーンだけでなく、日ごろから小さなことでもお礼のメールを送る習慣をつけておくことが大切です。

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