ビジネスマネジメント

シンプルに伝える

英語をシンプルに組み立てることは、日本語の構成や文化に沿った言葉を話している私たちにとって、実は難しいことなのかもしれません。シンプルという条件でOKが出るような言葉や文章「だけ」だと、何かがいつも不足しているような感覚を覚えることもよくあるでしょう。しかし、これを克服しない限り、伝えたいこと、伝えなければならないことをきちんと伝えることができません。不足していると思って付け加えていることが、多くの場合、英語では焦点をぼやけさせる障害になるのです。シンプルに伝えるためには、英語の単語や文法の知識を増やすことよりも、そのシンプルさの濃度を濃くし、シンプルにするためにどの言葉を抽出して使っていくかを学んでいくことのほうが大切なのかもしれません。これは学校では学べなかったことです。そのため多くの日本人がビジネスの現場で英語が使えても、英語で伝えるということに難しさを感じているのかもしれません。

要点を絞る

シンプルに伝えることを叶えるためには、要点を絞ることた大切です。絞りに絞り込んだ的を射た言葉は、相手にあっけないほどに単純に伝わることがあります。こんなに簡単でいいのだろうかと思う言葉でもそれが要点であれば、相手のアクションに繋げてもらいやすいということです。最初に結論を念頭におき、発信していくクセを付けましょう。日本人の苦手とする部分です。文章にするときにキーワードから書き出したり、箇条書きにしてみてから文章化すると漏れや重複を防ぐこともできます。そしてできるだけ単語数を少なくする努力をしてみましょう。短ければ短いほど、相手の負担を減らせるのです。逆を体験することでも身に付けることができます。多くの読み物や文書、スピーチやプレゼンテ―ションなど、多くの英語に触れてみましょう。ほとんどの場合に最初に大切なことが述べられているものです。それがあった場合と無かった場合の自分の理解度を比較してみてください。

多国籍では具体性が肝

具体的に伝えることが案外できていない人も多いものです。日本語にはあいまいな表現があるだけでなく、日本人だけの環境で通じてきた暗黙の共通理解があることがさらにこの欠点に拍車をかけるのです。要点が大切ということをお伝えしましたが、相手が理解するためにはどんな情報が必要かということを考える習慣がないのです。日本人に限ったことではなく、文化の違いがある者同士が共に働いていこうとする場合、具体的な表現は特に大切になってきます。5W1Hで伝えることを意識してみましょう。意見には必ず理由や根拠を添えましょう。そこまで詳しく言うべきだろうかと心配する必要はありません。日本人にとっての「そこまで」は日本人にしか把握できないことなのです。この点は現場に出るととてもよく分かってきます。知っておくだけでもコミュニケーションの中の特に伝えるシーンではきっと役立つと思います。逆も然りです。聞いて分かったつもりは日本人感覚で受け止めている可能性が大きいです。細かなことを確認する習慣は意思疎通の精度をグッと引き上げてくれるでしょう。業務進行もスムーズになるはずです。

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