ビジネスマネジメント

英語を使うオフィス

上司や目上の人でなければ、後輩や同僚など仲良くなればなるほど、少々砕けた表現も使うようになります。フォーマルなままでは、なかなか距離感も縮まっていかないものです。少しずつ慣れて、シチュエーションによって使い分けできるようになっておくといいでしょう。区別が難しい場合は、相手のトーンやニュアンス、言葉に合わせるといいかもしれません。

職場での英語での挨拶

ほとんどの人が、Good morning!でオフィスでの一日を始めると思います。声を掛けるときは、相手の名前を呼び、相手の顔を見て必ずアイコンタクトを取ることを心掛けましょう。

Good morning!
おはよう!
Morning all!
みんな、おはよう!
What’s up?
調子どう?
How’s it going?
調子はどう?
How are you doing?
調子はどうですか?

挨拶にプラスαの表現

挨拶の言葉だけでなく、何か一言を付け加えられるといいですね。相手がまだ仕事に取り掛かっていないようなら、少し会話を進めてみましょう。ほんの少しの雑談の蓄積が、相手との距離をグッと縮めるものになっていくでしょう。それによって、毎日の会話のネタも探すことなくコミュニケーションが取れるようになるものです。特にデスクワークの人は、集中し始めるとなかなか雑談するタイミングが掴めないこともあります。すぐにデスクについて仕事をせかせかと始めるよりも、少しの会話を入れることで自分も、周りの人も和むことができるでしょう。

挨拶にプラスαの表現例

Did you have fun last night?
昨夜は楽しかった?
How are you feeling?
気分はどう?
Did you watch the game yesterday?
昨日のゲーム見た?
Is everything going okay?
順調に進んでる?
What’s your plan today?
今日は何をするの?
Sounds like you’re going to have a busy day.
忙しい一日になりそうだね。
What are you up to this evening?
今晩の予定は?
Thanks for your help yesterday.
昨日は手伝ってくれてありがとう。
Do you want to join me for drinks or something?
帰りに飲みに行くけど付き合う?
You’re early today.
今日は早いね。
The boss is in a mood.
ボスがご機嫌ななめだよ。
Please hold all calls today.
今日は電話を取り次がないでください。
What is your schedule today?
今日の予定はどうなっていますか?
Anything before I go out on calls?
出かけるけど何か聞いておくことはある?
ランチにはなにを食べますか?
What are you going to have for lunch?
You’re looking sharp.
決まってますね!

 

 

 

 

 

「○○さんいらっしゃいますか。」「ただいま不在でございます。」こんな会話がビジネスシーンで多く聞かれます。電話の相手が指名した人が他の電話に出ている場合や不在の場合には、どのような電話対応をすればよいのでしょうか。

他の電話に出ている場合…相手の意向が第一

このような電話がかかってきたときには、相手の意向が第一であるということを心しておきましょう。例えば別の電話に出ている場合を考えて見ましょう。「ただいまたの電話で対応中でございます。」このあとの言葉をどう言えばいいのでしょうか。

(1)「お待ちいただいてよろしいでしょうか。」

電話で待つことは、いろいろな意味でしんどいことです。相手が出るまで待っていなければなりません。いらいらとしてくることもあるでしょう。そんな「お待ちいただく」ことをこちらから要求するのは失礼にあたります。

(2)「どのようなご用件でしょうか。」

相手の用件をお伺いし、もし指名した本人以外でも対応可能なら、代理の者に電話を回すことができます。相手にとっては、電話は一度で済む方がいいのですから。

(3)「いかがさせていただきましょうか。」

これが「相手の意向が第一」である応答の仕方でしょう。相手は一刻も早く話がしたいのなら「待っています。」と応えるだろうし、後でもいいのなら「かけ直します。」でしょうし、他の人でもいいのなら「○○の件について電話させてもらったのですが。」

というように答えてくださるはずです。このうち、「かけ直します。」の場合は、「こちらからお電話を差し上げてもよろしいのですが。」という一言があってもいいでしょう。

不在の場合…「お詫び」

続いて電話の相手が指名した人が不在の場合の対応です。「お詫び」ということがキーポイントになります。お詫びするといってもどう言えばいいのでしょうか。「申し訳ございませんがあいにく○○は外出しておりまして…」と、せっかくお電話をいただいたのに不在であることを十分お詫びするのです。このひと言を添えるだけで相手の印象は変わってきます。

さらに、指名の相手が戻る時間がはっきりしていれば「○時頃には戻る予定でございます。」と付け加えると、その必要がなくても相手の印象がさらによくなります。近頃携帯電話の普及で、ビジネスでも多く使用されるようになりました。「○○は不在ですが、連絡を取ってみましょうか。」という丁寧な会社もあります。

ただ、丁寧ですが、先ほども述べましたが「相手の意向が第一」という点からすると「連絡を取ってみましょうか。」というのは行き過ぎた親切になります。もし、連絡が付かない場合、また相手にかけなおすことにもなってしまいます。「戻りましたら、○○よりお電話を差し上げましょうか。」程度にしておいたほうがいいでしょう。

まとめ

一つの電話でのビジネスシーンですが、こんなにも難しいのです。また、電話で不在の場合によく起こるトラブルに「伝え忘れ」があります。「戻られましたらお電話いただけますか。」と相手が言ったのに、伝え忘れた、あるいはメモがどこかに言ったという場合です。ビジネスマナーの一つとして絶対にしてはいけないことですので、心しておいてください。

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