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メールの基本フォーマット

英文メールのビジネスマナーも日本のものとほぼ同じと考えていいと思います。相手への気遣いは必須となる点は変わりません。ただ、中身は言語や言語文化が異なる分だけ少し違いも出てくるので、恥ずかしくないようにチェックしておきましょう。

まずは、メール作成の基本の項目を見ていきましょう。

件名
件名はとても重要な事項です。件名によって相手に与える印象ががらりと変わることすらあります。効果的な件名の書き方を身に付けておくことをおすすめします。

宛名
相手の名前を「Dear」を付けて記載します。親愛なるという意味がありますが、日本語でいうところの敬称「様」に相当すると考えておくといいでしょう。相手の名前は、Mr.かMs.を付けてフルネームで書くことが基本です。会社名や役職名も含みます。

挨拶・前文
簡潔な挨拶、訪問のお礼などを書きます。相手によって使い分けたい部分です。短い文ですが変化をつける工夫も必要です。

本文
英語では、余分なものを省き、できるだけ簡潔に短くするのが重要です。

締め文
要件に関する補足や日頃のお礼を添えてメールを締めます。

結語
名前の前に必ず必要です。一般的には「Best regards」が使われますが、他にもいろいろな表現があります。

自分の名前
結語のすぐあとに自分の名前を敬称なしで書きます。姓と名の区別がつかない可能性を考えて姓をすべて大文字にすると相手に分かりやすくなります。

署名
名刺の内容にある内容を含めます。会社名、住所、電話、メールアドレス、ホームページのURLなども含めておくといいでしょう。
英語署名の場合、日本語のときの順番とは異なります。
日本語の場合は、会社名→役職名→自分の名前となることがほとんどですが、英語では、自分の名前が先で、その後が役職名、次に会社名となります。

ビジネスメールで気を付けるポイント

できるだけ本文の早い段階で重要ポイントを書き出します。内容の詳細を記載するようなメールであれば、要約した文章を冒頭に入れて全体把握を促すことが大切です。結論ファーストということも覚えておきましょう。客観的な事実でまとめ、自分の意見や感想などは最後に加えます。内容を具体的に表現することに努めましょう。具体的なことと、詳細をすべて書き込むことは同じことではありません。具体的にするための言葉選びが重要になってきます。丁寧さには、注意を払う必要があります。加減は難しいかもしれませんが、どんなに気心の知れた相手でもカジュアルになってしまうことは避けなければなりません。かといって長い付き合いになった取引先の人に対して、いつまでたっても最高レベルの丁寧さで、いつも型にはめたやり取りになってしまうと返って壁を作ってしまうこともあります。

定型文を使ってスピードUP

メールの形式は、業務によってだいたい決まってくるものです。同じような内容を送ることの多いメールについては、決まったテンプレートを活用するといいでしょう。その上で、一回一回に応じた内容と、相手に合わせた言葉を書き添えるようにすると、毎回同じことをタイピングする必要がなくなります。また、必要な項目を抜かしてしまったり、スペルミスなどを防ぐことにも繋がります。

うるさいと感じる時の表現

職場の同僚がいつもおしゃべりで自分の仕事の邪魔になっていることを言葉にしたいとき、柔らかく表現することができますか?
普通は、「He talks too much.」(彼はしゃべりすぎだ)でうるさくて困っているなどと表現したいところですよね。

婉曲の言い回しとして
「He doesn't know when to be quiet.」
(彼は静かするべき時を分かっていない)
としてみてはいかがでしょうか。

周りのおしゃべりや騒音などが気になるときもあるでしょう。真っ先に浮かんでくる単語はきっと「noisy」ではないでしょうか。「noisy」を使って「It's too noisy here」などとすると、うるさい!静かにして!という感情的ニュアンスがダイレクトに伝わってしまいがちです。

婉曲の言い回しとして
「It's rather hard to concentrate here.」
(すこし集中しにくいですね)
としてみてはいかがでしょうか。

怠惰な印象に対する表現

やる気のなさそうな同僚のことを、つい「lazy」という言葉に当てはめてしまうことはないでしょうか。だらしない、怠惰だと強い否定表現でもあります。「She is lazy.」の婉曲表現は思い浮かびますか?

婉曲の言い回しとして
「She's not very motivated.」
(彼女にはあまりやる気がないようだ)
としてみてはいかがでしょうか。

受動になっていることで、その人の人格を責めず、環境や周りの影響などを要因とする配慮も醸し出すことができるでしょう。

lazyと共にビジネスシーンで避けたいのが「hate」です。例えば、今の仕事を嫌っている同僚のことを「He hates his job.」(彼は仕事を嫌っている)と表現するのはネガティブが強すぎます。大きなお世話でもあります。ネガティブな言葉を柔らかくするためのコツとして、反対の意味の言葉を否定形にして使うのが効果的ということを覚えておくと役に立つでしょう。

婉曲の言い回しとして
「He is not happy in his job.」
(彼は仕事にあまり満足していない)
「He does not like his job veru much.」
(彼は今の仕事があまり好きではない)
としてみてはいかがでしょうか。

誰かのウソ、どう表現する?

職場で関わる人が、ごまかしたり、嘘をついたりしていることは気になるものですが、直接に「Boss is lying」などという言葉は避けるべきです。これは、同僚に対してもお客様に対しても同じことです。とてもネガティブな印象と雰囲気を漂わせてしまうことを肝に銘じておきましょう。ビジネスシーンでの偽りを示唆する言葉として、代わりにどんな言葉が使えるでしょうか。

婉曲の言い回しとして
「She is not being completely honest.」
(彼女はすべて正直に話しているわけではない)
としてみてはいかがでしょうか。

現在進行にすることで、今だけであり、いつもを含まないことを表現できます。さらにnot completelyとすることで部分否定に留めることができます。ウソつきというレッテルを貼らないためにも必要な婉曲知識かもしれません。

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