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ビジネス文書の基本

お世話になった方にお礼状を書く前に、ビジネス文書の基本を確認しておきましょう。まず、用件は1通につき、1つだけにするということです。今回はお礼状ですので、お礼の言葉だけにしましょう。読みやすいように簡潔にまとめ、礼儀正しく書くのが基本です。作り終わったら見直しをし、誤字脱字がないか、相手の会社名、氏名、商品名などを間違えていないか確認しましょう。

お礼状の構成

お礼状のおおまかな構成です。覚えておきましょう。

1:頭語

2:時候の挨拶

3:繁栄をたたえる言葉

4:感謝の言葉

5:お礼の文章

6:今後について

7:略儀のことわり

8:結語

頭語・結語

頭語・結語というのは、「拝啓」「敬具」のように、手紙の最初と最後に記載する言葉です。一般的によく用いられる「拝啓」「敬具」を使ったので問題ありませんが、さらに丁寧にしたい場合などは「謹啓」「謹言」という書き方もあります。

時候の挨拶

お礼状を書く日が何月なのか、上旬、中旬、下旬などにわかれて時候の挨拶というのが決まっています。手紙の書き出しに使う挨拶です。例えば、寒暖差が激しい1月には「三寒四温の候」などが使われます。その時々に合わせて今の季節が感じられるように工夫して書くことができるとなおよいでしょう。

繁栄をたたえる言いまわし

時候の挨拶の次は、繁栄をたたえる言葉です。「貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。」というようなものです。定型のものなので、言いまわしを覚えて使いこなせるようにしておきましょう。いくつかの中から選び、組み合わせて使います。例えば「貴社」と書いたところは、相手の方がお店であれば「貴店」なんらかの会であれば「貴会」となります。他にも「御院」「貴誌」「貴紙」などの書き方があります。「ご繁栄」という言葉も「ご発展」「ご清栄」などと変えることができます。

感謝の言いまわし

繁栄をたたえる言葉の次は、感謝の言葉です。「平素より格別のご厚情をたまわり厚く御礼申し上げます。」というようなものです。こちらも、いくつかの中から選び、組み合わせて使います。「平素より」は「平素は」「日頃は」と変えることができます。また「ご厚情をたまわり」は「ご高配をたまわり」「ご愛顧をたまわり」「お引き立てにあずかり」などと変えることもできます。「厚く御礼申し上げます」は「心より御礼申し上げます」「誠にありがとうございます」「心から感謝しております」などの言いまわしがあります。

お礼の文章

感謝の言葉を述べたら、段落を変えてお礼の文章を書きましょう。ポイントとしては、お礼の内容を具体的に書くということです。してもらったこと、それに対してどんな感想を持ったか、感謝の言葉、そしてそれを今後の仕事にどのように活かしていくかなどについても記載しましょう。

今後についてと略儀の断り

「今後ともご指導のほどよろしくお願いいたします。」のように、これからも関係についても一言添えましょう。最後に、「まずは書面にて御礼申し上げます」など略儀の断りを書きます。これは、「本来は会って挨拶すべきですが、手紙で失礼します」ということを伝えています。

お礼状の例文

以上をまとめると、次のようになります。

拝啓、秋晴の侯、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。平素より格別のご厚情をたまわり心から感謝しております。

先日は〇〇をしていただき、誠にありがとうございました。〇〇や〇〇など、これまで知らずにいたことを多く学ぶことができ、たいへん勉強になりました。ひとえに鈴木様のご尽力のおかげと感謝しております。心より御礼申し上げます。

御社との〇〇についてはこれからが正念場です。今回学んだことを活かしながら、気持ちを新たにして取り組んで参ります。

今後ともご指導のほど、よろしくお願いいたします。

まずは書面にて御礼申し上げます。    敬具

まとめ

ビジネス文書では、決まったパターンがありますので、まとめてフォーマットにして置くといいでしょう。お礼の文章など一番重要な部分は、その時々できちんと書きます。お礼状で一番大切なのは感謝の気持ちを丁寧に伝えることです。あなたの言葉でしっかりと書きましょう。

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