ビジネスマネジメント

アポイントとは

アポイントとは、アポイントメントを省略したもので、面会の約束のことをいいます。アポと省略されることもあり、約束をすることを、「アポイントを取る」または「アポを取る」と言います。アポイントを取るための方法は電話でもメールでもかまいませんが、相手の貴重な時間をいただくことになりますので、不快な思いをさせないように、マナーには十分気をつけましょう。

アポイントを取る前に準備をする

アポイントを取る際には、いきなり電話やメールをするのではなく、事前に伝えることをまとめておくことが大切です。伝えるべきことは3つです。1つ目はなぜ会いに行くのかという訪問の目的、つまり用件です。長くなって相手の時間を無駄に奪うことのないように、簡潔にまとめておきましょう。2つ目は何人で訪問するのかという人数です。1人で訪問する場合には特に必要ありませんが、同行する人がいる場合には伝えておきましょう。最後に所要時間です。相手の方が予定を立てやすいように事前に伝えておきます。部屋やお茶などの準備もしやすくなります。

アポイントでは伝えるより質問する

アポイントでは相手を優先することが原則です。「何月何日に行きますのでよろしくお願いいたします。」とこちらが断言して伝えるのではなく、「いつがよろしいでしょうか?」「来週のご都合はいかがでしょうか?」など質問をします。相手の答えた日が、こちらの都合の悪い日だった場合には謝罪をした上で「ほかにご都合のよろしい日はございませんか?」と質問しましょう。相手の方が曖昧な返答のみで日付を言ってくれない場合でも、こちらが断言してはいけません。「何月何日はいかがでしょうか?」など、ここでも質問をしましょう。

配慮したいポイント

アポイントを取る際の候補日時は幅広く提案しましょう。特にメールでアポイントを取るときには、やりとりの回数はできるだけ少ない方がスムーズです。候補日時をいくつか記載し、相手が選びやすくできるようにしておきましょう。また、相手の忙しい時期がわかるのであれば、極力避けるべきです。一般的には、月末、年末、年度末などは忙しい時期ですので配慮しましょう。

アポイントがとれたら確認

日時が決まったら、電話の場合は復唱して確認し、メールの場合はまとめて書いて下さい。その際には日付と時間の他に、曜日や場所も伝えることで間違いがなくなります。例えば「それでは、7月7日水曜日の13時に御社へ伺わせていただきます。よろしくお願いいたします。」となります。

アポイントがいらない場合もある

基本的にはアポイントを取るべきではありますが、必要のない場合もあります。例えば年末年始の挨拶など、短時間で済む場合にはアポイントは必要ありません。他にも飛び込み営業はアポイントを取っていませんが、マナー違反とは言われません。とはいえ不快に思う方がいるのも事実ですので、時間を取ってくれたらお礼を言い、不快に思われたら謝罪するのを忘れないようにしましょう。

まとめ

アポイントを取る際には、「相手の時間をいただく」という気持ちを忘れずに、相手優先で会話をしましょう。面会したときに気持ちよく会話ができるように、そして少しでも有利に話を進められるように、相手に好印象を持ってもらうことは大切です。マナーを守ってアポイントを取りましょう。

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