ビジネスマネジメント

報連相とは

ビジネスにおいて一番重要とも言えるのが報連相です。報連相とは、報告、連絡、相談の頭文字をとったもので、スムーズに仕事を進める上で、最低限とっておくべきコミュニケーションです。必ずしも、報告、連絡、相談の順に物事が起きるわけではなく、それぞれしっかりやることが必要です。

報連相の重要性

報連相をしないでいると、間違いや無駄が増えることにつながります。例えば、本当はやらなくていい仕事をしていた、勘違いして間違ったものを作成してしまったなど、報告、連絡、相談をしていれば、やらずに済んだ仕事をすることがあります。

また、急なトラブルへの対応も報連相によって大きく異なってきます。こまめに報告、連絡、相談をしていれば、上司や周りの人もすぐに対応することができ、被害を最小限に抑えることができます。しかし、何も知らずにトラブルが発生すると、トラブル発生後に、まず報告、連絡、相談をし、それから対応策を考えるということになり、お客様の印象は最悪となってしまいます。報連相はこまめにしっかりすることが大切です。

報告の注意点

まずは報告をするときの注意点です。報告は、仕事を頼まれた人が、仕事を頼んだ人に対してします。部下が上司へ報告する場合や、後輩が先輩に報告する場合が一般的です。相手に聞かれてから答えるのではなく、こちらから報告をしに行くことが一番大切です。報告するために声をかけるときには、「今お時間よろしいですか」と最初に一言つけるのを忘れないようにしてください。

伝える時のポイントは、結論から簡潔に話すことです。「もうすぐ終わりそうです。」という漠然として報告ではなく、「〇〇の部分まで出来たので、後〇時間で完成予定です。」など事実を具体的に伝えましょう。結果だけを報告するのではなく、現状がどうなっているのかについても報告する必要があります。こまめな報告を心がけましょう。

連絡の注意点

連絡とは、事実や情報を関係者に伝えることをいいます。誰から誰にと決まっているものではありません。お客様に迷惑をかけることのないように、情報は関係者全員で共有しましょう。連絡をする際には確実に伝えることが大切です。本人がその場にいないときは、机にメモを残す、社内メールを送信する、さらに声をかけるなど、きちんと伝わるように配慮しましょう。

相談の注意点

わからないことや困ったことがあったときは、すぐに相談しましょう。問題が起きたときだけでなく、問題が起こりそうだと思ったときにも相談してください。自分で勝手に判断してトラブルになることのないようにしましょう。こまめに相談することは大切ですが、些細なことまですべて上司に相談して決めてもらっていては仕事がスムーズに進みません。自分でもどうするべきかの意見や対応策をもって相談をしてください。相談された側も、意見や対応策を聞いてからの方が答えやすくなります。

わからないときは先に聞いておく

はじめのうちは、どのタイミングで報告、連絡、相談をするべきかわからないこともあると思います。また、しようと思っていたのに、ついつい後回しになる方もいらっしゃいます。そうならないために、仕事を依頼されたときに報告などのタイミングを聞いておくと安心です。「この部分までできたら報告に行きます。」「ここまでやってみて、一度相談しますので、お時間とっていただけますか?」など事前に伝えておきましょう。

まとめ

報連相で大切なポイントは3つ、聞かれる前に自分から報告すること、連絡事項は確実に伝えること、何かあったら自己判断で進めずに相談することです。スムーズに仕事を進め、周りから信頼されるためには不可欠なコミュニケーションですので、しっかりと身に着けましょう。

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