プレゼン

実は奥が深い箇条書き

ビジネスシーンでも、資料作成、メール、プレゼンテ―ションのスライドなどの中では、箇条書きは頻繁に使われています。なぜ箇条書きにするのかというと、その理由のほとんどが、見やすく、分かりやすくするためと言えるでしょう。作成する側にとっても、文字数が少なくなり、手間を省くことができ、重要部分が漏れなく盛り込んだことを確認できる効果的な記載方法です。でも、実は箇条書きにはもっと深い要素があるようです。きちんと把握して箇条書きしないと本当の分かりやすさには到達できず、最終目標の「伝える」ことが難しくなるのだそうです。そのポイントを見ていきましょう。

羅列ではなく並びが重要

箇条書きの並びに意識を向ける人がどれくらいいるでしょうか。実は単に言葉を短くして羅列することが許されるのは、並列的な要素の時だけかもしれません。例えば、材料の列挙するような時です。厳密に言うと、材料の列挙の場合でもカテゴリ分けする、カテゴリ順に並べる、似たものがあれば省ける要素が見つかるということもあり得るので、常に単純に並べているだけでは、良質な箇条書きには仕上がらないのです。

構造とストーリーとメッセージ

箇条書きにも流れを意識することが大切です。まずは構造化します。本でいうところの最初にある目次の役目です。パッと見てすぐに理解してもらうためのものです。そしてストーリーの導入です。箇条書きのレベルでもスト―リーが見えることが大切なのです。そして最後に相手に全体のまとめを訴えかけて行動を促していく項目をつくります。この3つの視点を箇条書きに含めることで箇条書きの言葉自体が変わってい来るのではないでしょうか。

相手視点を徹底視する

相手がどんなことを知りたいか、どんなことに興味を惹かれるのか、内容に引き込んで理解に導くまでの道筋はとことん相手視点を考えながら作成することが必要です。どの言葉が響くのか、どんなことに繋がりを感じるのかという情報を意識して、相手に合わせた言葉を箇条書きに盛り込んでいくことが大切なのです。

固有名詞と一般名詞

固有名詞と一般名詞の違いをご存知でしょうか。一般名詞は普通名詞とも呼ばれ、あるモノの名前のことを言います。例えば、ペン、電卓、ドア、自動車、手帳、犬などです。世の中にペンはたくさんありますが、電卓を見てペンと答えることはないでしょう。犬もたくさんいますが、その姿を牛という人もいません。そういう名称のことを一般名詞と言います。固有名詞は、世の中にひとつしか存在しないものです。例えば人の名前、富士山、アマゾン川、地中海、パリ、京都などです。同じ名称があったとしても、そのものは2つと存在していません。それを固有名詞と言います。

不特定多数の人たちに見られる箇条書きであれば一般名詞の方があたりの確率は高くなるでしょう。しかし特定の人に見られる箇条書きの言葉としては、その相手に響く固有名詞を使うことが有効になります。何故なら馴染み度が深い言葉に絞られているとイメージがしやすくなるからです。さらによりイメージを広げてもらいやすくし、より自分ごととして受け止めてもらえる効果があるのです。

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