ビジネスマネジメント

日報を書く理由

会社によっては日報や週報、月報の提出が義務付けられていることがあります。
特に新入社員はそれを逐一報告することが義務付けられているケースが多いです。
それはなぜでしょうか。
まず一つ目の理由としては、管理している上司が行動を把握するためにあります。
今日の目標に対して何をしたのか、何ができなかったのか、明日はどうするのかがわかれば、
上司もそれに対してもっとこうしたらいいなどのアドバイスを送ることができるからです。
では、実際にどのように記載したらいいのでしょうか。

日報の記載方法例

こちらに一例をあげます。会社によっては必ずしもこれではありませんので、上司の指示に従い臨機応変に対応しましょう。

【今日の目標】
必ず1日に目標を決めてそれに取り組みます。
・例えば、来週のアポイントを5件とるために電話をする。
・広告目標の達成率を75%から80%まで上げる。
など具体的な数字も併せて書くとよいでしょう。
これは前日に立てておきます。

【今日の1日の流れ】
9:00  出社 掃除(15分)
9:30  社内ミーティング 次回のイベントの件(30分)
10:00 アポどりのため架電(2時間)
12:00 昼休憩
13:00 A社へ訪問 「〇〇」企画についての報告(1時間+移動)
15:00 B社へ訪問 新規広告の提案(1時間+移動)
17:00 帰社 報告書を作成
18:00 退社

上記のようにタイムテーブルごとで書き出します。
この際は簡単に業務の内容が分かれば問題はありません。
そこに所要時間も書いておくようにしましょう。

【業務内容】
1) 社内ミーティング 次回イベントの件
2) A社訪問 「〇〇」企画についての報告
3) B社訪問 新規広告の提案

ここではタイムテーブル上に書いた業務内容で具体的な報告が必要なものを記載します。
内容→目的・目標→結果→結果に対する考察
の順で記載するとよいでしょう。
目標に対してどうだったか、それはどうしてか、どうしていくべきと考えるかなども記載しましょう。

例えば…
3) B社訪問 新規広告の提案
求人広告を出したいとのことで、お伺いしサンプルCを3か月掲載することをご提案した。
結果、掲載いただけるとのこと。必要性と効果をしっかりと説明できたためと考える。
など、第三者から見てわかるように記載をしましょう。

また、なにか問題があった場合や困っている場合もここに記載しましょう。

【所感】
最後に一日を通して、こんなことに気づいた、こんなことがあった、こういうことを学んだということを記載します。
また、疑問に思っている点などを書いておけば、上司が見たときにそれをアドバイスしてくれるでしょう。

【明日の目標】
必ず明日の目標を前日に設定します。

まとめ

最初は日報自体を書くことに時間がかかり大変かと思います。
しかし、それらは仕事を進めていくうえで頭に入れそれを軸に仕事をすることで、
計画的に仕事をすることができます。ビジネスマンに必要なホウレンソウもこれで報告をなすことができます。
しかし、大切な内容である場合には必ず口頭でも報告はしなくてはなりません。
また後輩ができたときに、指導するうえでも役立つことでしょう。

日本語学習者にとって、難しいと言われる敬語ですが、実のところ、日本語が母語である人たちでも、度々間違って使いその間違いが話題となるのも敬語です。ここでは、間違いやすい敬語の例を紹介します。

敬語の種類

まずは、敬語のおさらいです。敬語には「丁寧語」「尊敬語」「謙譲語」の3種類があり、それらを組み合わせることにより、相手に敬意を払います。これらが正しく組み合わさっていないと、逆に相手は馬鹿にされていると感じる危険性さえあります。

「丁寧語」…一番簡単に、よく使われる敬語
1)敬体
2)もともとの語句に「お」や「ご」をつけたもの
3)2の表現の進化系(御御御付け、ご子息など)

「尊敬語」…主に相手の行動や身内などについて使う敬語
4)言葉が変わるもの(おっしゃるなど)
5)「お(ご)~になる」をつけたもの
6)語尾に「れる」「られる」をつけたもの

「謙譲語」…自分の動作や身内などを下げることにより、対照的に相手を立てる敬語
7)言葉が変わるもの(まいるなど)

勘違いの敬語

上記のうち、1は最も簡単に使える敬語であり、特に間違いやすい点はないと思われます。ただ、「です」「ます」を語尾につけていても、他の言葉の選択を間違えてしまうと、相手に「敬語を話していない」という印象を与えてしまうこともあります。「です」「ます」だけでは敬意を表現しきれないところが、敬語の難しいところです。以下の点に注意して、相手に失礼のない敬語表現を身につけましょう。

敬語の間違いやすい事例1(注意が必要な「お」「ご」)

・外来語やカタカナの言葉にはつけない
×おビール、おパソコン、おパスタ、など
○ビール、パソコン、パスタ、など

・慣用的につけない言葉もある
携帯電話、備品、資料、など
※これらは「お手元の資料」など装飾する別の言葉に「お」「ご」をつけることによって、全体で敬意を示すことが多い。

・一つの文章の中で多用しない
△「御」社の「ご」連絡先を「お」知らせください。
○「御」社の連絡先を「お」知らせください。
※どこに「お」「ご」をつけるか迷ったときは、相手の行動自体やより身近なものにつける。

・自分や身内の持ち物や行動には、「お」「ご」を使用しない
×私のおばあちゃんは、北海道に住んでおります。
○私の祖母は、北海道に住んでおります。

敬語の間違いやすい事例2(尊敬語と謙譲語を混同しない)

・相手の行動に謙譲語を使用しない (相手の行動に対して)×謙譲語+丁寧語、×謙譲語+尊敬語
×先日はおうかがいくださり、ありがとうございました。
○先日はお越しくださり、ありがとうございました。

敬語の間違いやすい事例3(二重敬語禁止)

・すでに尊敬語となっている言葉に、「れる」「られる」をつけない
×先生は、絵画をご覧になられた。
○先生は、絵画をご覧になった。

敬語の間違いやすい事例4(丁寧さの度合いに注意する)

・一つの文章の中における丁寧さの度合いを合わせる
×大丈夫でございます。
○問題がないようでございます。

まとめ

ここで挙げている敬語表現の数々は間違いやすいとはいうものの、正しく使用できないと社会人としての「最低限のビジネスマナーを備えていない」とみなされてしまいかねません。特に、お詫びしなければいけない場面などの慎重を期す必要がある際に誤って使用することのないよう、普段から正しい敬語表現を心がけましょう。

 

 

 

ビジネス文書のマナーを見直そう

ビジネス文書には、報告書のように社内の人に見せる社内文書と、案内状や督促状など社外の人に向けて書く社外文書があります。特に社外文書では、失礼なことのないように気を配ると同時に、相手の人が読みやすいように配慮することが大切です。出来上がったビジネス文書は読みやすい文章になっているか、ミスはないか、しっかりと見直しましょう。

ビジネス文書の基本

社外文書には書き方が決まっています。宛名、日時、発信者名をきちんと書きましょう。宛名には「御中」や「様」をつけます。日時は原則として文書を発送する日を「平成〇〇年○月○日」と略さずに書きます。発信者名は、会社名と氏名を書きましょう。役職のある人は役職名も書きます。文書の枚数が複数枚になるときにはページ番号を忘れずにつけてください。また文の最後には「敬具」のような結語か、「以上」などを記載しておきましょう。

簡潔にまとまっているか

ビジネス文書を見直すときには、タイトルも本文も簡潔にまとまっているかを意識してください。タイトルは本文の内容がひと目でわかるようになっているでしょうか。本文は結論から書かれていますか。本文の構成は結論、理由、参考、追記の順番で書くと読みやすくなります。状況によって、見出しや要約、箇条書きなどをうまく利用して、見た目としても読みやすいものにしましょう。

主語と述語ははっきりとしているか

読みにくい文章に多く見られるのが、主語が何かわからない、主語と述語が一致していないというものです。文章の内容は書いた本人が理解していることですので、読み返しても気づかないことがあります。この文章の主語は何なのか、述語と一致しているのか、しっかり伝わるのかを意識し、相手の立場になって読み直すといいでしょう。

短い文章で書いているか

文章は短く書くのが基本です。長い文章は読みにくいだけでなく、内容もわかりにくいものになります。長くなるときには分解して箇条書きにするなど工夫しましょう。長くてわかりにくい文章があった場合には、主語と述語以外の「修飾語」を減らすことができないか考えてみて下さい。修飾語は必要最低限におさえた方が読みやすい文章になります。

具体的に書けているか

抽象的な表現を多用していないかも見直すときの大切なポイントです。抽象的な言葉は紛らわしく、お互いの意志にズレが生じる原因になります。できるだけ数字などを使い、具体的に書きましょう。また、「事実」と「主観」を意識して分けてみると、具体的な表現になります。例えば「たくさんのお客様が来場されました」と書いた場合の「たくさん」というのは、個人の主観です。10人で「たくさん」だと思う人もいるし、1000人で初めて「たくさん」と思う人もいます。自分と感覚のまったく異なる人が見ても、同じように通じるかどうかを意識して見直してみましょう。

ケアレスミスをしていないか

文章の内容が伝わりやすいかどうかだけでなく、細かなミスがないことも大切です。見直せばすぐに見つかるような誤字脱字があれば、相手の方は軽く扱われているように感じてしまいます。宛名や日付が間違っていないか、誤字脱字はないか、フォントが揃っているかなどを再度確認しましょう。

まとめ

ビジネス文書で大切なのは、相手がわかりやすいように配慮することです。誰が見てもわかりやすい文章にすることはもちろんですが、相手の視点でどうみえるのかも意識しながら見直してみましょう。

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