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ビジネスメールの基本

時代の流れが早い今の時代には、素早く連絡を取り合うことのできるメールはとても便利なツールです。相手の方が、都合のよいときに読むことができるのも魅力の1つです。自由自在に使えるように、書き方やマナーをしっかり覚えておきましょう。

メールを書く前に、メールでよいやりとりなのかについても考えておくべきです。例えば、トラブルが発生したときなど緊急時にメールは適していません。便利ではありますが、使うタイミングを間違うと大変失礼な行いになってしまいますので気をつけましょう。

ビジネスメールは正確な情報を簡潔に伝えるのがポイントです。ビジネスでは、顔文字や機種依存文字は使いません。最後に誤字脱字のチェックと、送信先が間違っていないかを再度確認してから送りましょう。

ビジネスメールの流れ

ビジネスメールでは最初に件名をかきます。件名を見ただけで何についての連絡なのかがわかるように簡潔にまとめましょう。本文の一番上には、相手の名前を書きます。「株式会社〇〇 営業部 鈴木様」など、わかりやすいように記載します。次に「いつもお世話になっております。株式会社△△の佐藤でございます」と挨拶と自分の名前を名乗ります。電話と同じく「いつもお世話になっております」は決まり文句ですので、すぐに入力できるようにしておきましょう。

ビジネスメールでは、頭語・結語・時候の挨拶などは不要です。挨拶の次に用件を簡潔に書きましょう。1メールに1案件が基本です。最後に自分の名前を書き、署名を載せます。会社名や連絡先などを記載した署名は、事前に作成しておきましょう。

返信メールのポイント

いただいたメールに返信するときには、3つのポイントがあります。まず件名の「RE:」は消さずに残しておきましょう。次にお礼の言葉を忘れずに記載します。最後に元の文章は会話の流れがわかるように、引用しておきましょう。会話の流れを把握しやすくするためのマナーです。一般的なメールのシステムであれば、件名の「RE:」は自動でつきますし、引用も自動でできるようになっています。そのまま利用してください。

読んだらすぐに返信

届いたメールは読んだらすぐに返信しましょう。営業日内であれば、24時間以内には返信がくるのが一般的です。もしすぐに返信できないときは、いつごろ詳細のご連絡ができるかなどを記載してメールをしてください。相手の方が届いていないのではないかと感じてしまいます。

こまめに改行する

メールは読みやすいように、こまめに改行するのがマナーです。1行の文字数は20~30文字以内にすると読みやすくなります。相手の方がスマートフォンで読む可能性があるのであれば、20文字程度が読みやすいでしょう。会話の流れや文章ごとに1行開けると、さらに読みやすくなります。

箇条書きを上手に使おう

簡潔でわかりやすい文章にするために、箇条書きを上手に使えるようにしておくことをおすすめします。例示をいくつか出す場合は、文章の中で書くよりも箇条書きにした方が読みやすくなります。メールの内容の要点を箇条書きにして最初に記載するのもわかりやすくなります。メールを受け取る方が読みやすくなるように工夫しましょう。

まとめ

ビジネスメールでは最初の挨拶などは決まっています。素早く書けるようにパソコンに登録しておくなど工夫しましょう。相手の方への素早い対応につながります。

ビジネスメールは、同じ文章を送信しても、受け取る相手の使っているメーラーによって見え方が変わります。どんな場合でも読みやすくなるように配慮して送りましょう。相手からみて読みやすく、わかりやすいメールになるように常に心がけることが大切です。

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