ビジネスマネジメント

会社等のビジネス会話では「ことばづかい」への注意も大切となりますが、「ことばづかい」だけではなく、社会人としての会話のルールも存在しています。本稿では社会人としての会話のルール、すなわちビジネス会話のルールについて解説いたします。

「ことばづかい」と同時に学ぶべき「ビジネス会話のルール」

社会人となると学生時代のような「ことばづかい」は通用しません。新入社員は最初に「ことばづかい」を学ぶ必要がありますが、実は「ことばづかい」と同時に学ぶべきことがあります。それが、社会人としての会話のルール=ビジネス会話のルールとなります。

ビジネスでの会話は、仕事をスムーズに進めることが目的です。プライベートで目的なく話をしているのと、全く違います。よって暗黙の内に守るべきルールが存在していますが、そのビジネス会話の主なルールを下記に3つピックアップしてみました。

①結論を先に示し、ポイントを明確にすること
②相手の都合を考えること
③すぐに否定しないこと

①結論を先に示し、ポイントを明確にすること

新入社員が誰しも上司に言われる、それで結論は?、というところに通じます。ビジネス上の会話は、何か目的があって行っている場合が殆どとなります(最初の季節の挨拶等を除く)。そんなビジネス会話、要は自分が何を言いたいのか、を相手に明確に伝えることができなければ意味がないですし、時間の無駄にもなります。また国語の文章では、結論は最後に、ということになりますが、ビジネス会話、ビジネス文章ともに結論を先に述べて、その後にその理由を述べるのがルールとなっています。

②相手の都合を考えること

②については、特に上司に声がけする際に気をつけたい点となります。上席者となれば、忙しくなるのが常です。上司が忙しくしている時に、重要な相談はなるべく避けたいところ。またいきなり声を掛けるのではなく、少々よろしいですか・・・、と一言断ってから声をかけるのもマナーとなります。ただし、どうしても急ぎで相談事等ある際は、素直に、急ぎの要件でご相談があります、と声をかければ、すぐに手を開ける等で対応していただけるケースが殆ど。話かける内容に応じて、声掛けの方法を変えるという一工夫も大切となります。

③すぐに否定しないこと

誰しもいきなり自分の意見を否定されれば嫌な気分になります。まず最初に相手の意見を聞く、ということが大切。その上で、自らの意見が異なるようなら、「ご意見はごもっともですが・・・」とその理由を明確にした上で、自分の意見を述べる必要があります。

まとめ

「ことばづかい」は慣れでマスターできる部分が大半ですが、ビジネス会話のルールは慣れも大切ですが、その場その場に応じ機転を利かせた使い分けも必要となります。よってマスターするには「ことばづかい」よりも更にスキルが必要とされます。

ただしビジネス会話のルールも、徐々に慣れていきます。要は様々なケースを経ていくと、この場合はこう、という形が自分の中で作られていきます。そこまで行けばしめたものです。

ビジネスの場では、相手の感情に配慮しつつも、自分の意見をしっかり伝える必要があるケースは頻繁に発生します。そんな時に威力を発揮するのがビジネス会話のルールとも言えます。ビジネス会話のルールをマスターして、どんな場合でも社内及び社外のコミュニケーションを円滑に進めたいものですね。

 

 

 

イメージするには訓練が必要

色々なことを思い浮かべることは誰にでも可能ですよね。心理トレーニングとしてもイメージトレーニングは取り入れられています。心理トレーニングでもものごとをイメージしていくものですが、単に思い浮かべることとは雲泥の差があります。だからこそトレーニングと称されているのです。

イメージトレーニングは、スポーツをするアスリートやビジネスシーンのプロフェッショナル達も積極的に活用しています。実際にどんなトレーニングをしているのか、どんなことに役立っているのかをご紹介しましょう。具体的なイメージトレーニングの方法も参考にしてください。

アスリートのイメトレ

スポーツ選手がイメージトレーニングをする目的は、2つの場面に対応する能力を向上させるためです。そのひとつが、そのスポーツ独自の動きを体により定着させるため、もうひとつが、試合や練習時の反応や対策を予行練習するためと言われています。

動きを習得するには、身体を動かして身体に染み込ませるだけでなく、頭の中で映像化してイメージすることでも動きの質の向上に役立つのだそうです。上手な人のビデオ映像を何度も何度も見て研究することも自分のイメージトレーニングの助けになります。

また、怒りえる場面をイメージして、その時にどのような動きで対応するのか、どのような反応をするのかというのを、冷静な時にイメージで何度も繰り返しておくことで実際の場面で動きがスムーズになっていくのだそうです。

動いているイメージをすることで身体にも生理的な反応が起こります。イメージでも筋肉や神経に刺激が伝わり、きちんと動くように体に学習させ、その働きを強化することができるのです。

ビジネスパーソンのイメトレ

ビジネスパーソンはプレッシャーや緊張がある時のために心の強化法としてイメージトレーニングを取り入れています。どんなにストレスが掛かっても、どんな状況にあったとしてもビジネスの場面で冷静さを欠くと、うまくいかなかったり、失敗に繋がってしまいます。

イメージトレーニングで理想の状態を何度も何度も繰り返し疑似体験することで心に慣れを生み出すことができるのです。想像と現実を脳自身は区別できません。身体に起きる反応は想像の時も現実に対しての時もほとんど変わらないといわれています。実際の体験をする経験値が乏しかったとしてもある一定の慣れと自信は、実践の際に大きなパワーを生み出してくれます。

大きな商談を控えている時や、プレゼンテーション等にも有効的に使われています。またストレス対策としても効果が認められるようになってきています。

継続したいイメトレの方法

状況設定
何をイメージするかを決めます。もちろん自分に定着させたいものごとの流れや心境、自分の反応についてです。イメージするべき理想の状態をしっかりと把握してイメージを繰り返す軸を設定するのです。試合や面接、交渉の前など、目の前の差し迫った内容であれば状況設定をより明確に具体的にしましょう。

リラクゼーション
イメージトレーニングの際にはリラックス状態にあることが必須です。緊張感があるとその緊張感も一緒に定着させてしまいます。最高のパフォーマンスにはリラックスしていることも不可欠なのです。静かな環境で意識的に深い呼吸を行います。深い呼吸に慣れることもリラックス状態を作り出すトレーニングの一環です。

五感を使って想像
設定した状況が、どんなものごとであってもイメージ力を最大限に広げるために五感を使って想像します。話したり、聴いたりするだけでなく、触った感触、香り、そしてうまくいっている、うまくいった時に感じる自分の感情も思い浮かべてみます。

質問は関心の証

質問をするということは、相手への関心を示すことになります。質問するということは相手を喜ばせる行為であり、好意を引き出すものです。ただどんな質問でもいいかというとそうではなく、質問の言葉、質問の仕方にもいくつかの好ましいマナーやテクニックがあります。

立て続けの質問はタブー

質問を立て続けにしてしまう人は、帰来のおしゃべりであることが多いと言われます。捲くし立てるような質問は、聞く気はないと捉えられてしまいます。単に質問することで自分が話そうとしているだけなのです。聞かなければならないことが多いことが分かっているなら、必ず予め承諾を得てから質問に移るようにしましょう。また数が決まっているなら、3つ質問があること、10項目ほど聞きたいことなどを伝えるのも得策です。

間を恐れず、大切にする

質問をして、相手がその質問に対して何らかの返答をしてくれても、3秒ほどは間を取るようにします。お互いに話を落ち着いて進められます。間髪なしの質問攻めのやり取りでは、どこか焦燥感や圧迫感を感じるものです。考える余裕はありませんし、その疲労感によってどうでもよい答えが返ってくることもあります。相手に話す気を失せさせてしまうのです。

間のあいだに相手に考える時間を与えることになります。さらに言葉を続けてもらえる確率をグッと高めます。この続きの部分に本音とか隠れた感情が含まれやすいと言われています。ヒアリングを行うなら、実はそのような言葉が重要になってくるのではないでしょうか。営業でもマーケティングでも使えるひとつのテクニックでもあります。

具体的に本質に迫る

ひとつの質問にしても、具体的に深く掘って質問することが大切です。ただ、その具体的にした質問が、相手に沿っていなければなりません。そうでないと、ただの表面的な質問となり相手にとって聞かれて嬉しいものではなくなるのです。相手に沿うとは、相手の専門領域や立場に合わせるということです。また、深堀りの際には漠然とした質問にならないようにすることも大切です。相手がどの解釈で答えればいいのかな?と考えさせてしまうことになるからです。「いったい何を聞きたいのだろう」と考えさせてしまうのは相手に一種の負担をもたらしてしまうのです。

メリットになることを聞く

質問とは、自分の疑問を解決することを一番に考えることが多いのではないでしょうか。少し、周りの人たちのことを考えた質問という点に配慮してみましょう。例えば講演会や会議での質疑応答のようなシーンでは、自分だけでなく周りの人たちも聞きたいだろうと思う質問をしてみるといいでしょう。また、その場にいない人にとっての有効な情報になるようなことを聞いておくようにするのも大切な心遣いになります。

相手が話したいことを聞く

事前に相手がどんな話をしたがっているだろうと考えてみましょう。その話に繋がるような質問をすれば、返答する人は喜んで詳しい話をしてくれます。会話では、相手を気持ちよくさせること、喜ばせることを配慮して、その手段として質問を使っていくことで、相手の話を引き出すことができるのです。その後のコミュニケーションもスムーズになるでしょう。

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