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ビジネス文書のマナーを見直そう

ビジネス文書には、報告書のように社内の人に見せる社内文書と、案内状や督促状など社外の人に向けて書く社外文書があります。特に社外文書では、失礼なことのないように気を配ると同時に、相手の人が読みやすいように配慮することが大切です。出来上がったビジネス文書は読みやすい文章になっているか、ミスはないか、しっかりと見直しましょう。

ビジネス文書の基本

社外文書には書き方が決まっています。宛名、日時、発信者名をきちんと書きましょう。宛名には「御中」や「様」をつけます。日時は原則として文書を発送する日を「平成〇〇年○月○日」と略さずに書きます。発信者名は、会社名と氏名を書きましょう。役職のある人は役職名も書きます。文書の枚数が複数枚になるときにはページ番号を忘れずにつけてください。また文の最後には「敬具」のような結語か、「以上」などを記載しておきましょう。

簡潔にまとまっているか

ビジネス文書を見直すときには、タイトルも本文も簡潔にまとまっているかを意識してください。タイトルは本文の内容がひと目でわかるようになっているでしょうか。本文は結論から書かれていますか。本文の構成は結論、理由、参考、追記の順番で書くと読みやすくなります。状況によって、見出しや要約、箇条書きなどをうまく利用して、見た目としても読みやすいものにしましょう。

主語と述語ははっきりとしているか

読みにくい文章に多く見られるのが、主語が何かわからない、主語と述語が一致していないというものです。文章の内容は書いた本人が理解していることですので、読み返しても気づかないことがあります。この文章の主語は何なのか、述語と一致しているのか、しっかり伝わるのかを意識し、相手の立場になって読み直すといいでしょう。

短い文章で書いているか

文章は短く書くのが基本です。長い文章は読みにくいだけでなく、内容もわかりにくいものになります。長くなるときには分解して箇条書きにするなど工夫しましょう。長くてわかりにくい文章があった場合には、主語と述語以外の「修飾語」を減らすことができないか考えてみて下さい。修飾語は必要最低限におさえた方が読みやすい文章になります。

具体的に書けているか

抽象的な表現を多用していないかも見直すときの大切なポイントです。抽象的な言葉は紛らわしく、お互いの意志にズレが生じる原因になります。できるだけ数字などを使い、具体的に書きましょう。また、「事実」と「主観」を意識して分けてみると、具体的な表現になります。例えば「たくさんのお客様が来場されました」と書いた場合の「たくさん」というのは、個人の主観です。10人で「たくさん」だと思う人もいるし、1000人で初めて「たくさん」と思う人もいます。自分と感覚のまったく異なる人が見ても、同じように通じるかどうかを意識して見直してみましょう。

ケアレスミスをしていないか

文章の内容が伝わりやすいかどうかだけでなく、細かなミスがないことも大切です。見直せばすぐに見つかるような誤字脱字があれば、相手の方は軽く扱われているように感じてしまいます。宛名や日付が間違っていないか、誤字脱字はないか、フォントが揃っているかなどを再度確認しましょう。

まとめ

ビジネス文書で大切なのは、相手がわかりやすいように配慮することです。誰が見てもわかりやすい文章にすることはもちろんですが、相手の視点でどうみえるのかも意識しながら見直してみましょう。

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