ビジネスマネジメント

日頃の業務での実践が不可欠

ビジネスシーンでは、ものごとを端的に分かりやすく伝えることが重要視されます。上司と部下との報告、連絡、相談、フィードバックから、お客様に対するプレゼンテ―ションに至るまで、様々な場面で論理的なコミュニケーションをすることが求められます。多くの企業や組織が人材育成の一環としてロジカルコミュニケーションを社員に習得させることに注力しています。ロジカルに考えることというのは、知ったからと言ってすぐにアウトプットに反映させられるものではありません。毎日の実践が重要になります。日頃の業務の中で、社員に心掛けてもらうことでロジカルに考えて発信するきっかけを与えていくことができます。研修で学習させるだけでなく、実践の場を提供することも組織の役割と言えるでしょう。

結論から話させる

何事にも、最重要点、結論から話をしたり、書いたりすることを意識させるようにしましょう。この点が明確になっていることで得るメリットも十分に伝えるとさらに習得度を上げます。相手が全体を掴みやすくなること、相手の思考負担を減らせること、総じて分かりやすくなるなどが聞く側、読む側のメリットです。さらに、発信者側のメリットとして余計なことが入りにくい、論点がずれにくい、伝えたい重要点が抜けない、必要なことが考えやすいなどがあるでしょう。有効性の実感度も高くなるので、部下自身が自発的に活用していけるようになることも見込めます。

短く話をさせる

時間を掛けないこともロジカルコミュニケーションの必須要素ではあるのですが、時間が限られていることを意識してしまうと焦りだけが募ります。短く話すことのメリットは、明確になり誤解が生じにくくなるという点です。そのためのステップやコツにフォーカスして伝えると抵抗感や焦りも少なくなるのではないでしょうか。人間の思考の特徴から、2つの点、3つのポイントなど始めに項目の数が分かっていると分かりやすくなることなどが有効です。結論→根拠→具体例など、順番に配慮すれば短くても分かりやすいが叶うこと、一文を短くすることなどを伝えます。これは世界共通していえることで、習得すれば伝達力が格段に変化するはずです。

要点をまとめさせる

短く話すことを意識していくうちに、要点の掴みどころを把握することができるようになります。自分が発信する時に要点をまとめて伝えることを意識するようになると、自分が受け手になったときも相手の話や書かれていることの要点を見抜く力が養われます。ビジネスシーンの様々な面にこのスキルはとても役に立っていきます。この力は一朝一夕には身に付きませんが、まずはコミュニケーションをする相手に興味を持つようにすることが大切です。
相手への興味によって、相手の意向を懸命に汲み取り、相手の欲しいもの、相手の理解できるものを要約に盛り込む工夫が可能になるのです。逆もしかりです。受け手になった場合も相手の本当の意図のある部分を、きちんと受け止めた上での言葉の構築ができるようになるのです。要点をまとめることが最終目的なのではなく、まとめることでその先のコミュニケーションが円滑になるということを伝えておくことが必要です。

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