ビジネスマネジメント

脳の情報処理量を上げる

洞察力を発揮するために必要になるのは、脳の処理能力を上げることです。処理能力を上げるために必要になるのが、気持ちを落ち着かせることです。つまり冷静にものごとをみる力が必要になります。深くゆっくりとした呼吸を習慣にしましょう。ものごとや情報は視覚や聴覚から入ってくることがほとんどですが、それらが意味する心(感情)を見ようとすることが洞察です。さらに人からの情報であれ、データや事実などの情報であれ、自分の思考は止めてみましょう。まっさらな状態で情報を受け容れようとすることが結果的に良い洞察に繋がっていくのです。できるだけポジティブな感覚で受け取ることが大切です。ポジティブであるほど広い視野で考えることが可能になります。これによって論理を超えた判断ができるようになっていきます。洞察とは見えていないものを見ようとすることです。ロジカルさだけでは、洞察の域に達することが難しいのです。

洞察力を働かせるメリット

新しい視点を得る
表面的な要素は似たり寄ったりであっても、その奥深くを見ていくことで新しい視点や発想を知ることになります。それは自分視点で見る時には絶対に見えてこなかった部分かもしれません。洞察は深い気づきを与えてくれるものなのです。そしてその気づきは洞察力を兼ねた人間力をも引き上げるものとなるのです。

本質が分かる
本質を見抜けるようになることの恩恵には計り知れないものがあります。ビジネスでは問題や課題の重要事項が分かるようになるのでより要領よく進めていくことができるでしょう。人間関係においても相手のニーズを的確に捉えることで、気配りや行動も的を得たものとなり、相手を喜ばせたり、満足してもらったりということが容易になっていくのです。

洞察力を鍛える条件

洞察力とは知識ではないので、洞察力を得ようとする時は知ることよりも、答えを導き出すことよりも、深く見て考える、もしくは感じることに注力することが大切です。鋭い洞察力のためには思考を整理し、冷静な心で見ていきます。そこに憶測、推測、偏見や先入観があるとすれば、本物の洞察は難しくなるでしょう。また既に知っていることであっても、既知のことと捉えてしまったとたんに新しいものを見ようとする知覚を失うということを知っておきましょう。

洞察力トレーニングには芸術が効く

洞察力を鍛えようと思う時、アートに触れてみると良いそうです。同じ作品を見ても、人によって受け取り方や感覚が違って見えることを知れるからです。1つの解がないというのがアートを観賞する時の条件ではないでしょうか。他人の視点と自分の視点が違うことを知って、相手の視点をトコトン観察する力を、アートを本気で観察することで養っていけるのだそうです。意識の目の位置を変えることが大切です。事実も現象もある一点を見るのではなく、俯瞰して全体像の見える位置から観察し、そして思考を巡らせていく必要があるでしょう。また、全く同じものを見ているのなら同じ情報が言葉としては出てくるはずです。そこに主観や推測が入ると違う言葉に早変わりするのです。洞察とは真の事実から生み出されるもので無くてはならないと言えるでしょう。

財務三表とは

企業で作成される財務諸表には、貸借対照表、損益計算書、キャッシュフロー計算書の3つがあります。この3つの表を読み解いていくことで自社や取引先、競合会社の経営状況が分かります。経営戦略を練る際にも役立つでしょう。ここでは、それぞれの表を個別に読む際の分析ポイントについてご説明していきます。

貸借対照表のポイント

貸借対照表は、企業の財政状態を表すものです。負債の部、純資産の部を見ると資金調達の手段とその調達額が分かります。さらに、資産の部を見ることでその資金が何に使われたかという使い道が分かります。経営者が自社の表をチェックする場合は、現金や預金残高や純資産の増減(当月残高-前月残高)をしっかり把握しておくことが大切になります。

短期的な安定性を見る
自己資本比率(%)= 自己資本(純資産) ÷ 総資産(資産の総合計) × 100
支払い能力を見る
流動比率(%)= 流動資産 ÷ 流動負債 × 100
当座比率(%)= 当座資産 ÷ 流動負債 × 100
長期的な安定性を見る
固定比率 = 固定資産/自己資本 × 100

損益計算書のポイント

損益計算書は、会社の収益と損益を明らかにするものなので、まずは儲けがどれくらいあるかを見ます。最下部にある当期純利益を見ることで分かります。過去の当期純利益との比較をして収益が伸びているかどうかも確認します。利益が出ていたとしても、その利益の発生源が本業であることが望まれます。売上高の大きさよりも利益の動きの方が重要です。

以下の指標計算によって収益性を見ることができます。
売上高売上総利益率(粗利率)=売上総利益/売上高×100(%)
売上高営業利益率=営業利益/売上高×100(%)
これらの比率が高いほど収益性が高いといえます。

キャッシュフロー計算書のポイント

キャッシュフロー計算書は、貸借対照表や損益計算書では見にくい企業の現場でのお金の流れ見ることができます。経営状態と経営戦略、経営者の意志が見える表とも言うことができます。最終的には「営業活動」「投資活動」「財務活動」のバランスを見ていくことがポイントになります。また、分析の際には、一期分では見えてこない部分も多く、複数年分を比較することが必要になります。

期首残高と期末残高を比べて増えているのか、減っているのかを見ます。増減の理由もこのキャッシュフロー計算書で確認できます。営業活動キャッシュフローがプラスになっているかを確認します。ここが継続的な赤字になっている場合は危機的な状況ということです。キャッシュフロー計算書は単純にプラスかマイナスかでの判断ではなく、3つの活動キャッシュフローのバランスを見ることで分析できるものです。長期的に見た場合は、営業キャッシュフローがプラス、投資キャッシュフローがマイナス、財務キャッシュフローがマイナスになっていることが理想的ではあります。逆に、営業キャッシュフローがマイナス、投資キャッシュフローがプラス、財務キャッシュフローがプラスになっているときは、思わしくない状況があると考えられます。しかし、あくまで流れや方向性を見るものという点に変わりはありません。

受付でのマナー

自分が相手の会社へ訪問するときでも、自分の会社へお客様が来られるときでも、受付での対応は大切です。担当の方と会うわけではないので、ずさんな態度を取る方もいらっしゃいますが、受付で、その方や会社の最初の印象が決まりますので、お互いに丁寧な対応を心がけましょう。

訪問するときのマナー

相手の会社へ訪問するときには、会社へ入る前に自分の身だしなみをチェックしておきましょう。コートやマフラーなどは、脱いでから建物へ入るのがマナーです。その他にも名刺や資料は忘れていないか、相手の方の情報は覚えているかなど、早目に到着して確認しておきましょう。

受付についたら挨拶を忘れずに

受付についたら、まずは挨拶をします。受付で伝えることは5つです。自分の会社名、名前、訪問の目的、訪問する相手、約束の有無です。「〇〇会社の鈴木と申します。3時に〇〇部の佐藤さんとお約束しています。」などしっかりと伝えましょう。

受付担当の心構え

「受付は企業の顔」と言われるように、受付担当というのはその企業の第一印象となります。お客様が来られたときに、ただ担当者へ取り次げばいいというわけではなく、お客様が「歓迎されている」と感じられるような対応を心がけましょう。そのためにも、普段から姿勢良く過ごすことを心がけ、笑顔で対応しましょう。たいていの場合、お客様は少なからず緊張していますので、緊張を和らげるように配慮できるといいでしょう。

身だしなみから気をつけよう

受付は第一印象といいましたが、第一印象をよくするためには、清潔感のある身だしなみが不可欠です。髪の毛は毎日洗い清潔にしておきます。長い髪は顔にかからないようにすると明るい印象になります。服装も普段から手入れを欠かさないようにしましょう。汚れ、シワ、ほつれなどのないようにします。女性の場合はメイクをしましょう。濃いメイクは逆効果なので、ナチュラルメイクにします。派手なアクセサリーは避け、ネイルも自然な色にしましょう。

挨拶は気づいたらすぐに

受付でお客様に気づいたらすぐに挨拶をします。受付の担当者でなくても、お客様に気づいたら挨拶するのがマナーです。「いらっしゃいませ」と声をかけ、お客様が名乗るのを待ちましょう。お客様が名乗らない場合は「恐れ入りますが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか」と声をかけます。その他にも用件や担当者の名前、約束の有無を言わない場合は「恐れ入ります、お約束はございますか」など、こちらから伺います。

名刺交換はしないのがマナー

お客様から名刺を渡される場合もあります。お客様の名前がどうしても聞き取れない場合に、名刺を見せてもらうこともあります。しかしお客様は、受付の方と話をするために来ているわけではありません。受付担当者は名刺を渡さないのがマナーです。いただいた名刺はお客様に返しましょう。もし直接担当者へ取り次ぐ場合には、担当者へ名刺をお渡ししてください。その際には名刺を腰より下に下げないように気をつけましょう。

まとめ

会社へ訪問する際の最初の対応が受付です。受付のマナーのポイントは、スムーズに担当者へ取り次げるように、しっかりとコミュニケーションをとることと、お互いの第一印象をよくすることです。確かに社内の担当者は見ていませんが、意外と伝わってしまうものです。丁寧な対応を心がけましょう。

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