マナー

考えずともできることを増やす

目新しいことに取り掛かり、完了するまでに時間が掛かることは万人共通です。仕事をサクサクとさばいていくために必要なのは「慣れ」かもしれません。慣れが出てくると、気のゆるみなどにも配慮が必要になりますが、この慣れがもたらす時短の効果は絶大です。慣れてくると考える必要が無くなります。無意識にできるようになっておくと便利なスキルはたくさんあります。あなたの仕事の中で慣れで行っていることもたくさんあると思いますがさらに短い時間でこなせることが見つかれば幸いです。

いつものフレーズはテンプレート

顧客対応、クライアント対応、問い合わせ対応など、仕事をしていると同じ文章をタイピングすることは多いものです。

報告(日報、進捗報告)
お礼
スケジュール調整
ミーティングのまとめ
問い合わせへの対応

中身だけを入れ替え、添える言葉を忘れないようにすれば、テンプレートを作ったり、定型文を用意しておくことをおすすめします。中身はそれぞれに合わせたいというこだわりを持っていたとしてもテンプレートという型の存在は頼りになるものです。また「お世話になっております。」「よろしくお願い申し上げます。」「ありがとうございます。」などのフレーズは、とにかく頻発するので単語として登録しておくのが賢明です。

業務フローも型に沿う

例えば、営業やカスタマーサービス、販売での接客などは、その都度対応が異なると考えがちです。でも基本的な型は存在させていいのです。何をするか、何が必要かを分かってそれを経験に落とし込んで慣れておくと、たとえ1回1回が違っても、スムーズな展開に結び付けることができるようになってきます。いちいち考えるのはとても非効率です。業務にお客様との接点が欠かせない場合は、ありとあらゆるものに関しての型を準備することが可能になります。一辺倒な接客をしないためにも基本的なことはルーチン化することをおすすめします。

初対面での話のネタ(複数)
雑談でのトークスクリプト
ヒアリング必須項目
提案資料の構成
提案の種類やパターン
自社のアピール項目
質問のトークスクリプト
スケジュールの基本設定
成約時の確認事項
交渉時のポイント
要望と提供の摺り合わせ
追加商品の可能性の候補
クレーム対応時の確認事項

エクセル関数を覚える

エクセルでできることは無限に存在します。使わない手はありません。こういうことができるとこの作業の手間が減るんだけど…という時の「こういうこと」のほとんどをエクセルが叶えてくれると言っても言い過ぎではないと思います。省けた作業の分だけ時間を生み出すことができます。その生み出された時間と便利なエクセルに触れる経験値が上がっていくことで新たに便利なデータを加えることができたり、より高度な考えに辿り着く可能性を高くすることもできるでしょう。手打ちの数式以外にも、役立ちそうな関数の使い方と数式は暗記してしまいましょう。関数もひとつの型と考えて慣れていきましょう。頻度の高い関数はそんなに多くないはずです。他のツールを使うことが多い場合は、コラボさせる方法を覚えたりしておくと、活用頻度をさらに広げることができるでしょう。

自分の机周りを見てみてください。きちんと整理整頓されていますか。
デスクは個人にひとつ割り当てられ、その範囲はその人の裁量で利用していいことになっています。
しかし、そのデスクが目も当てられない状態では困ります。
なぜデスクを綺麗におくべきなのか、綺麗にするためにはどうしたらいいかを、
以下にまとめましたのでぜひ参考にしてみてください。

なぜ机は綺麗にしておくべきなのか

見た目として綺麗にこしたことはありませんが、そうしなければならないのには理由があります。

①時間短縮と保管のため
書類が山積みの机の中から、必要な書類をどうやって探しますか?
上司に「〇〇に関する資料をすぐに確認したいんだけど」と言われてすぐに見せることができますか?
整理整頓ができていないとまず難しいでしょう。
人によっては、どこにあるかを把握しているから大丈夫、と言い訳をする人もいるかもしれませんが、きれいな状態で出てくるでしょうか。
整理整頓をするということは、「探す」無駄な時間を省き、綺麗な状態で保管することを言います。
そうすることで業務効率を上げることができるのです。

②人からの評価ため
たとえ自分のデスクとはいえ、そこはオフィス内で会社のものです。
その机がぐちゃぐちゃで汚い状況だったら周りの人はその人をどうみるでしょうか。
そのオフィスを偶然社外のお客様が見ることがあったらどうみるでしょうか。
仕事は常にパブリックです。人の目周りの目を気にする行動をとらなくてはなりません。

③自身のため
整理整頓のされていない環境をすれば、探したり、荷物を邪魔だと思ったり、気持ちが苛立つことも多いはずです。
また、その空間には埃もたまりやすく、掃除もしにくいでしょう。
衛生的にもよくない環境でいい仕事ができるわけがありません。

机まわりを綺麗にするコツ

①ごみはゴミ箱に!
意外とできていない点です。ガムの包装紙やカラのペットボトルなど要らないものはすぐに捨てるようにしましょう。

②無駄に印刷をしない
紙媒体での保管が必要、誰かに紙で渡さなくてはならないもの以外は出力しないように心がけましょう。

③保管するものと使用するものに書類を分ける
保管する書類はファイリングをします、使用する書類はクリアファイルなどに入れて「処理待ち」などのボックスの中に入れておきます。
ファイルは内容が分かるように背表紙をつけておくとよいでしょう。

④道具は机の中に
すぐ使うからと言って出しっぱなしにせず、毎回しまう習慣をつけましょう。ペンや電卓などは特にそうです。

⑤要らないものはすぐに捨てる
すぐに使うもの、使わないもの、いつか使うものに分け、使わないものはすぐに捨てます。いつか使うものは、保管の期限を設けます。
その保管期間を過ぎたものに関しては、定期的に処分します。

まとめ

机の綺麗な人は仕事ができる人、汚い人は仕事ができない人というのは世間でよく言われています。
美映えや仕事の処理効率、そして自身のことも考えて机はきれいな状態を保つべきでしょう。
仕事終わり、一度席を振り返ってキレイにした後帰るようにすれば、
次の日の仕事がきっとしやすいに違いありません。
ぜひ自身の机の状況を確認してみてはいかがでしょうか。

  • 電話
    ビジネスマナーと基礎知識!電話応対を覚えよう
  • 来客者を応接室へ案内するときのマナー
  • 挨拶
    受け取りから整理整頓まで丁寧に!名刺の取り扱い方マナー
  • 身だしなみ
    名刺交換の手順を覚えよう
  • 会議
    女性のマナー!身だしなみをチェックしよう
  • スーツ
    身だしなみチェックで見るポイント5つ
おすすめの記事
business
ビジネス人気
 職場ではダラダラせずにキビキビと行動したいもの。キビキビした行動は頼もしい印象を与えますし、逆にダラダラした行動はやる気がない印象を与えて...
business
ビジネス人気
学生が就職活動を始めるとき、卒業後入社したあとなど、多くの人が社会人とな最初に覚えるのがビジネスマナーです。そして、最初に戸惑うのもビジネス...
business
ビジネス人気
 人間ツイツイ、日ごろの癖がビジネスシーンで出てしまうものです。クセはそう簡単に治りませんが、少なくとも意識をしておけば、ビシネスの場でクセ...