アポイントをとる前の準備

取引先など会社を訪問する際には、事前にアポイントをとるのがマナーです。面談だけでなく、アポイントの電話も相手の時間をいただく行為になります。電話をかける前にスムーズに用件を伝えられるように準備をしておきましょう。訪問の用件は一言でわかりやすく伝わるようにまとめておき、予定している時間や訪問人数など伝えるべきことも決めておきます。電話をかけるときは自分の手帳などスケジュールのわかるものを手元に置いておき、すぐに確認できるようにしておくのも大切です。

アポイントをとる時のマナー

アポイントをとるときに最初に伝えることは訪問の用件です。内容を聞いた上で会ってもよいと相手の方が思ってくれたら、都合のよい日時を聞きます。用件を伝えるときに所要時間も伝えると、相手の方も予定が立てやすくなります。例えば「〇〇の件で30分程お時間をいただけませんか?」というように尋ねます。アポイントがとれたら、日時を復唱して確認するのを忘れずにしましょう。念のため、確認のメールを送るのもよい方法です。

訪問前に準備する

取引先など会社に訪問する前に、準備をしておきましょう。面談に関係のある資料をきちんと読み込み、準備します。相手の情報や以前の会話などもおさえておくとスムーズです。当日、遅刻をせずにきちんと行けるように交通機関の情報も忘れずに確認しましょう。出かける前には持ち物チェックと身だしなみチェックも必要です。資料、名刺、筆記用具などを持っているか、髪型や服装はきちんとしているか、再度確認しておきましょう。

受付の前に確認する

訪問先には10分前に到着しましょう。受付に行く前に、再度トイレなどで身だしなみをチェックしておくと安心です。コートやマフラーなどは建物に入る前に脱いでおきます。携帯電話をマナーモードにするのも忘れずにしてください。受付には約束の時間5分前に行きます。

受付での挨拶は丁寧に

受付の人に対しても、きちんと自分の会社名や名前から名乗りましょう。面談相手の名前だけを言うのは失礼にあたります。例えば「私は〇〇会社の佐藤と申します。鈴木様と2時に面談のお約束をいただいております。恐れ入りますが、お取り次ぎいただけますでしょうか?」と伝えます。受付がない場合は近くにいる社員に「恐れ入りますが」と声をかけ、同じように伝えましょう。

訪問先では相手に勧められてから行動する

応接室に入室するときにも、案内の方に「どうぞお入りください」と言われてから入室します。席も「こちらにお座りください」と案内されてから座ります。お茶が出されたときも勧められてから飲むのがマナーです。もし面談の相手がくる前に出された場合は飲まずに待ちましょう。相手が入室し、面談の相手にもお茶が出された場合には相手が口をつけてから飲みます。

面談の相手が入室したときは立ちあがる

応接室に案内されて待つときは、椅子に浅く腰掛けておきましょう。面談の相手が入室したときに、すぐ立ち上がり、挨拶をするためです。初対面の場合はここで名刺交換になります。挨拶や名刺交換が終わった後、相手に「どうぞお座りください」と席を勧められてから座ってください。相手とタイミングをあわせて同時に座れるようにしましょう。

訪問した側が話を切りあげる

面談が終わったら、訪問した側から話を切りあげるのがマナーです。「本日はお時間をいただきまして、どうもありがとうございました」というのは代表的なフレーズですので覚えておきましょう。もし次回の約束があるのであれば、「それでは、来週○日にお伺いいたします」というのも、よく使われる表現です。どちらにしても、時間を頂いたことへの感謝の気持ちはしっかり伝えるようにしましょう。

まとめ

取引先などの会社に訪問するときには、事前の準備が大切です。せっかく頂いた相手の時間を無駄にすることのないように気をつけてください。また、訪問先では勧められてから行動するのがポイントです。勝手な行動をとることのないように、例えばお手洗いなども事前に許可をとってから利用してください。会社訪問をする際には、時間や場所などを提供してもらったことへの、感謝の気持ちを忘れないようにしましょう。

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