プレゼン

ファシリテーションとは

ファシリテーションとは、ものごとをスムーズに進めることを意味します。例えば会社で会議が行われれば、その会議を的確に設定し、的確な内容での進行を促して、会議の目的を達成することに導くことがファシリテーションです。会議やミーティングに限らず、複数の人たちが集まって何かを成し遂げようとする時、様々な個性を持つ人たちが違った意見を持ち寄ることになります。たくさん発言する人、発言を控える人がいると偏った結論になってしまい勝ちです。公平に皆が納得できる理想的な結論を見出すためにファシリテーションは必要で、その役割を果たす人のことをファシリテーターと言います。ファシリテーターは会議や会合、ミーティングなどで重要な役割を持ちますが、リーダーや司会者とは異なります。もう一歩突っ込むと、会社で会議が行われるような場合でも、いち社員としての意見や判断はいれないのがファシリテーターの特徴であり、ルールでもあります。

会議の環境づくり

会議の議題や目的に対して、参加者として必要な人、適切な人を選抜することもファシリテーターとしての最初の課題になります。それぞれにコンタクトを取り、参加者の都合を加味しながら、支障のない場所と時間を設定します。会議が始まれば、その時間管理も環境づくりの一環です。限られた時間の中でも的確な結論に辿り着くための時間設定をし、進行時間の進捗を見て、話の軌道を管理する必要があります。そして、すべての人が話をしやすいと感じる場を提供することが大切になります。

意見を引き出す

会議のような場所では、いつも意見を言う人、いつも意見を控える人、話が長い人、聞き手に回る人など様々なタイプの人が集まります。会議では参加している人全員が、想いや考え、意見を自由に気兼ねなく発言してもらえるような雰囲気が欠かせません。ファシリテーターは聞き役、受け止め役、掘り下げ役を務めることでどの人からも貴重な意見を出してもらい、会議の参加者と共有していきます。中立的に聴く、的確な質問ができる、場を読むなどのコミュニケーションスキルがとても大切になります。

意見を整理して絞り込む

ファシリテーターは常に中立の立場を取ります。意見が偏ることを防ぐためです。このためいち社員としての主観的な意見は一切、その会議の中に関与させません。内容ではなく、進行に集中するのです。例えば、誰にでも分かりやすい話ができる人ばかりが集まるとは限りません。分かりにくい話や言葉の足りない話でもロジカルな視点で的確にフォローを加えることで参加者全員の理解を促し、会議の流れを整理していきます。この整理のための手法としては図にしてまとめていくこともあります。整理して絞り込むまでのプロセスはファシリテーターの存在によってより効率的、効果的なものにしていきます。

結論に導く

会議を行ったけれども結論に至れないというお粗末な結果になることがよくあります。ファシリテーターはこれを防ぐことに全力を注ぎます。どんなに短い時間でも、参加者全員の納得感と、場の充実感を引き出しながら、結論を導き出すことが必要です。結論が出たら、それをまとめて、参加者の認識を強固にします。

傾聴スキル

参加者ひとりひとりの意見を傾聴します。傾聴するとは興味を持って聞く、そしてその聞いていることと興味を持っているという姿勢を話している人に対して感じさせることです。肯定をしない代わりに否定もしません。参加者の話を受け止め、まずは安心して話せる場という意識を全員に持たせる必要があります。ミーティングなどの場面では、意見や考えを持っていても、聞いてくれない、バカにされるのではないかと発言を躊躇する人は多いものです。このように遠慮の意識がある時に良いアイデアは出せないものです。聞いてくれる人がいるというだけでも意見を出すために「考える」ことを促すことができるのです。

質問スキル

話し合いが深まるように、出てきた意見に対して適切な質問によって、アイデアの喚起をしていきます。様々な角度からの質問で多くの視点から参加者に思考を巡らせてもらうことを促します。質問によって考えるポイントを提示していくのです。具体的に深く掘り込む質問をしていくことで、参加者一人の意見について全員が理解することを助けたり、思わぬ気付きの喚起にもなります。どんな質問をするかで出てくる答えは大きく異なってくるので、戦略的にも、コミュニケーションとしても大切なスキルとなります。

主張スキル

自分の意見は主張しなくても信仰のかじ取りをしていかなければなりません。聞いているだけでは話の方向がずれることもあります。強く指示や命令をすることなく、論点集中への意識を促すための主張、横道に逸れた軌道を修正するための主張などを角の立たない言い回しで行うスキルが必要です。

図化スキル

多種多様に出てくる意見を即座に図式化できるスキルも必要になってきます。例えば、会議中のホワイトボードに会話の状況を的確に図で表現していくことは参加者理解や思考を促すための大切な要素になります。

論点を理解するスキル

参加者の意見の筋道を整えるスキルも必要です。ファシリテーター自身が論点を正確に把握して、参加者から出るそれぞれの意見の論点を一致させる必要があります。認識が曖昧だと、話がかみ合わないままの時間が過ぎるだけになってしまいます。論点理解の補佐役とならなければなりません。指摘になってしまうと発話者の気分を損ねてしまうので質問によって、修正を図っていく必要があります。自然に参加者自身が論点のズレに気付けることが大切です。

図活用のスキル

フローチャート,業務フロー図、マトリクス、実体関連図、チャート、グラフ、マインドマップに至るまで様々な図があります。それらを適切に使いこなせることもファシリテーションの役に立ちます。アイデアを出す時、整理する時、絞り込む時など多くの場面で活用することで進行をスムーズにすることができます。

合意形成スキル

偏らない結論になるよう努め、参加者全員が納得するものに到達しなければなりません。結論を実行していくための具体的な行動を確認し、より確実な成果に近づけてこそ、会議開催の意義が成り立つのです。その後に全員が協力し合うチームワーク力を作り出しておく必要があります。すべての人が望む結果になるような終結に導くことが大切です。

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