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個人情報責任者を決める

個人情報に関する責任者を決めることにはいくつかの目的がありますが、責任者に一切の責任を負わせる目的ではないことを認識しておきます。個人情報の保護は特定の1人で処理し立ち向かうものではありませんし、それは不可能なことです。経営トップが責任者を任命することで、組織として徹底して取り組んでいくことを全社員、さらにすべてのステークホルダーに対して意思表示を示すことになります。
通常は、人事教育担当、総務担当が適任となるでしょう。システム上の知識が豊富な人であると尚良いでしょう。

個人情報の特定・認識共有

まず社内で個人情報として保護するべき情報がどれにあたるのかを特定します。その特定事項は、文書などにまとめ、社員全員が正確に把握できるようにしなければなりません。経済産業省のサイトでは個人情報に当てはまる項目が公表されているので参考にしてみるといいでしょう。この特定作業の際に、自社にとって不要な個人情報があるなら破棄することも同時に行い、管理するファイルやデータを簡素化しておくようにします。法律上の内容については随時変更される可能性があるので定期的なチェックを行い、特定、策定に反映させていく必要があります。

ルールを策定・認識共有

特定された個人情報に対して、社内でどのように取り扱っていくのかのルールを決めていきます。この内容は、公にしていくことも重要な企業の役割です。すべてのステークホルダーがいつでも見て確認できるようにする必要があります。現在は、報告事項に常に追記したり、自社ホームページでの開示などを行っている企業が多いです。保護対策を実施している企業であることを外部に知らせる手段にもなります。

規定マニュアルの作成

組織の中では、個人情報となるデータにアクセスできる人が誰で、その管理は誰が行うのかを明確に示していきます。漏れる項目がないようにすべての種類の個人データに関して文書化しておく必要があります。全ての内容についてすべての社員が把握し、そのルールを順守すると共に、自分の個人データも守られることを認識することになります。派遣社員、アルバイト、パート、嘱託社員などに対しても、内容の共有や研修への参加は求めるべきものとなります。

社外ルール策定・覚書き

自社の個人情報を取り扱う取引先との個人情報の取り扱いについての契約や覚書を交わしておく必要があります。特に下請け依頼をする業者などの業務で個人情報が必要になる機会がある場合も管理を徹底してもらうよう伝える必要があります。これも企業の大きな義務のひとつです。

具体的な措置を取る

情報漏えいの阻止については、パソコン機器、サーバー管理、情報へのアクセス制限、ルーターの設置、ファイアウォールネットワークの強化など設備的なものが必要になってきます。経済産業省も企業に対して、これらの厳格な措置を取っていくことを推奨しています。どんなに社内で情報漏えいの防止策を徹底しても、現代は見えない侵入やハッカーなどからの攻撃が容易にできてしまう技術が発達しています。そのリスクを最小限に留めるためにも経費を投下しての対策は必須となるでしょう。

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