ビジネスマネジメント

ビジネスシーンにおいて取引先や顧客との打ち合わせというものはつきものです。打ち合わせを行う時には、こちらから出向いて、喫茶店やカフェのお店での打ち合わせが多くなります。ここでは、この喫茶店などでの打ち合わせマナーについてご紹介します。

喫茶店での打ち合わせ、どの席で待つ?

街の喫茶店やカフェでの待ち合わせです。プライベートではなく、ビジネスですから、あなた自身が10分から15分前には到着して相手を待たなければなりません。また、その席についても、喫茶店等の座席の配置にもよりますが、できるだけ打ち合わせが静かにできる席を選んで待つことが必要です。できれば入り口から遠い方で、入り口が見える場所が理想です。見えない場所は打ち合わせ相手が来られてもわからないことがあります。また、相手が来られたら、手を挙げて起立してお迎えし、ご案内しましょう。

席の選び方

上述しましたが、先に喫茶店に入って相手を待ちますが、どの席に座って待つのがいいのでしょうか。「下座に座る」が基本です。上座と下座の決め方は、入り口より遠い席が上座と覚えておくことです。窓側と通路側という位置関係になっている場合には窓側を上座と考えるといいでしょう。

喫煙席?非喫煙席?

さて、ビジネスマナーとして、喫煙についての考え方です。打ち合わせ相手が喫煙者とわかっている場合は、あなたが非喫煙者であっても喫煙席で待つようにします。相手が喫煙者かどうかわからない場合かどうか分からない場合、非喫煙席で待つのがビジネスマナーです。喫煙席が空いたら移動するぐらいの気配りは、相手を喜ばせます。

注文の方法

また、ビジネスマナーとして大切なことは、飲み物の注文です。基本は「何になさいますか。」と声をかけ「アイスコーヒー」なら、店員さんに「アイスコーヒー2つお願いします。」ということです。打ち合わせをする相手と注文を揃えるのがマナーなのです。あくまでも仕事の打ち合わせをするためのビジネスシーンにおける注文ですからお腹がすいているからといって食事をするためのものではありません。

また、「任せるわ。」と相手が言われたとしたら「では、ホットコーヒーでよろしいでしょうか。」と一応訪ねてから注文するようにします。要するに、打ち合わせが主ですから、一般的に時間がかからず、打ち合わせがスムーズに進むようにコーヒー類がいいですね。

打ち合わせで上司が一緒の場合があります。「上司が一緒なら同じものを」が基本です。まして、上司より高いものを注文するのはマナー違反です。ビジネスマナーとして迷わず上司と同じものにします。上司が先に注文するのを待って「同じものを」と頼むか、上司に何を頼むか聞き「私も同じものを」と店員さんに伝えるようにします。

まとめ

喫茶店などに出向いての打ち合わせは、社内で誰かが接待してくれるわけではありませんので、このようなビジネスマナーを知っておくといいでしょう。普段とは少し違うビジネスマナーが求められるのですね。打ち合わせをする相手ももちろん、こんなマナーは知っている方でしょう。きちんとすることで、あなたの印象も変わります。打ち合わせもスムーズに進むことでしょう。

移転祝いなどで花をもらったら、お返しのことはもちろん、花の取り扱いにも気を配る必要があります。本稿では、花をもらった後のマナーについて紹介します。

花の扱い方

花はラッピングされて贈られてきます。花を受け取ったらすぐにラッピングを外し、花に呼吸をさせましょう。きれいな包装だからと言ってそのまま飾ってしまうと、花がすぐに傷んでしまいます。ラッピングを外したら、受付やオフィスの入り口(室内)など、来客の目に入る場所に並べましょう。通行の邪魔にならないよう壁沿いに並べるといいでしょう。縦に細長い台がついたスタンド花は、3日くらい後に業者が台を回収に来ます。このときに木札も片付けられるので、このタイミングで、すべての花の木札を外すといいでしょう。スタンド花がない場合は、花が少ししおれてきたら札を外します。贈り主が近々訪問する予定であれば、そのときまでは木札を取らずにおきますが、しおれた花を剪定するなどして見栄えの良さを保っておきましょう。
胡蝶蘭は頻繁な水やりが必要ありません。7日から10日に1回、根元に向けて水やりをします。枯れた花をそのままにしておくと、他の花もすぐ枯れてしまうため定期的に剪定を行います。他の種類の花は、土の表面が乾燥してきたら水やりをします。ずっと室内においておくと乾燥しやすいため、植物の状態によく気をつけておきましょう。
花を剪定していくと、だんだん鉢が寂しくなってきます。見栄えが悪くなってきたら元気な花をまとめて花瓶に生けてもいいでしょう。いただいた花をなるべく長く楽しめるように工夫しましょう。

お返しは必要か

お祝いで花をもらったときのお返しは、基本的には不要です。取引先との関係などからお返しが必要と判断されたら、花の値段の半分くらいの品物を贈ります。お返しは、個包装になったお菓子や、会社で使う文房具などの事務用品が最適です。カタログギフトを贈ってもいいでしょう。ハンカチは「手切れ」という意味をもつので、避けたほうが無難です。
お返しの品にはお礼状を添えます。お礼状には、花を贈っていただいたことへの感謝と、お世話になったことへお礼、今後の抱負などを書きます。「栄転」や「昇進」は、自分自身には使えない言葉なのでそれぞれ「転任」「着任」と言い換えましょう。
品物は、いただいた日から1週間以内には贈るようにします。品物を贈らない場合でも、お礼状だけは必ず送るようにしましょう。

まとめ

花をもらった後のポイントは以下の通りです。
-花の世話は率先して行う
-お礼は迅速に行う
花は生きています。手間がかからない植物でも、長期間水やりをしないともちろん枯れてしまいます。贈ってくれた人の気持ちを考えれば、もらったまま放っておくことはできないはずです。花の世話はそこまで時間がかかるものではありません。他人任せにするのではなく、時間を決めて率先して行いたいものです。しっかり世話を行い、贈り主が訪問したときに美しい姿を見せられるようにしておきましょう。
移転や支社設立などは、会社が大きく変化する機会です。社内がバタバタしているときにお祝いをもらうと、お礼を後回しにしてしまいがちです。しかし、迅速な対応はビジネスの基本。どうしても忙しいときは、電話でもいいので贈り主に連絡し、お礼の言葉を述べましょう。
贈り物と贈り主、どちらにも思いやりを込めて接しましょう。

 

 

 

応接室などと同じように、乗り物にも席次があります。乗り物の席次はそこまで厳密なものではありませんが、基本を知っておくことは大切です。本稿では、車をはじめ様々な乗り物の席次を紹介します。

車の席次

外出先や出張先で、お客様や上司と車に乗るときには、上座をすすめなければいけません。タクシーの場合と、お客様や上司がドライバーである場合とで席次が変わってくるので注意が必要です。
タクシーの場合、運転席の後ろの席が上座です。この席は最も安全性が高く、窓側で景色が見られるためです。次が、こちらも景色が見られる後部座席の左側の席、その次が後部座席の真ん中の席です。最も目下の者は助手席に座ります。助手席に座って運転手に行き先を告げたり、料金を支払ったりするのは目下の者の役割です。お客様や上司と二人だけで乗る場合は、助手席に座る必要はありません。まず相手に上座である運転席の後ろに座ってもらってから、自分は後部座席の左に乗ります。ドアが開いたら相手を先に通し、自分が後に乗ることで自然と席次を守った位置に座ることができます。ただし、社長など、地位がかけ離れた人の場合は助手席に座った方がいいでしょう。
上司やお客様がドライバーの場合、助手席が上座に変わります。次いで運転席の後ろ、後部座席の左側、後部座席の真ん中の順です。助手席に地位の高い人を乗せることで、運転手への敬意を表すことができます。二人だけで乗る場合は、後部座席には座らずに助手席に座りましょう。

その他の乗り物の席次

電車・新幹線と飛行機の席次は同じです。景色が見える窓側が最も上座、人通りが多くあまり落ち着けない通路側が次、真ん中の席が最も下座です。向かい合わせの席の場合は進行方向の窓側が最も上座、次いで進行方向と反対側の窓側、進行方向の通路側、反対側の通路側、進行方向の真ん中、と続き、反対方向の真ん中が最も下座です。
離れて座る場合は、電車では車両の真ん中付近が上座です。飛行機ではコックピットに近い席が上座、バスは車と同じで、運転席に近い席が上座です。バスや電車移動で席があまり空いていない場合、近距離の場合は立っていてもいいですが、距離がある場合は上司やお客様に席に座ってもらいましょう。立つ場合でもドア付近ではなく、つり革につかまれる車両の中の方に移動し、乗り降りの邪魔にならないようにします。相手だけでなく、他の乗客への配慮も忘れないようにしましょう。

まとめ

乗り物の席次のポイントは以下の通りです。
-安全で快適な席が上座
-応接室の席次以上に柔軟に対応する
安全性が高く、景色が見やすい席は上座、乗務員と話す必要があったり人通りが多かったりする席や、落ち着かない席は下座と覚えておくといいでしょう。飛行機や電車の席次はあまり知られていませんが、気にする方もいるので、覚えておくと安心です。とはいえ、お客様や上司によっては、落ち着ける場所が変わる場合もあるので、そこまでこだわらずに相手の好みに合わせた席に座ってもらうようにしましょう。相手を先に通すこと、荷物を上げるのを手伝うこと、タクシーは自動で開くとはいえ扉を押さえることなどの気配りを忘れずに行います。自分が上座に案内された場合も、適度な遠慮を見せることが大切です。

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