ビジネスマナー

ビジネスの必須事項

報告、連絡、相談はビジネスシーンでは必須事項と言われますが、上手にこなせているでしょうか。報告する側、される側のどちらの立場であっても、基本とコツをしっかり押さえて毎日の業務に活かしていくことが求められます。

報連相がうまくない人、報連相が欠けている組織は何が原因となっているのでしょうか。報連相の目的や報連相をすることのメリットをよく理解していなかったり、そもそもそのやり方がよく分からないというのは新人や若い社員の人たちにとっての理由になっていることは多いようです。報連相の目的は、ただ自分の業務の良い悪いを知らせるものではないことを認識するだけでも変化が期待できるものかもしれません。ひとつひとつの報告によって組織を活性化させられるということを知っておくと頻度は上がっていくのではないでしょうか。

報告はタイミングが要

報告はそのタイミングをルール化することも可能です。報告するタイミングの察知が難しいようであれば、一旦は時間を決めたり、方法を決めたりするのもひとつの徹底化の手段でしょう。本来であれば、下記の時点で随時報告することが理想的です。

報告が必要な主な項目とタイミング

仕事を開始する時とその内容
仕事が完了した時
仕事の進行中の進捗報告
何らかの変更が起きた時
新しい情報が入った時
改善が行われた時
問題やミスが発生した時

報告する時の心掛け

相手都合を考えることが大切です。上司、同僚に対しての報告は相手に時間を割かせることになります。口頭での即座の報告が必要なこと、文書やメールでの報告が効率的な場合と色々なケースが出てきます。報告の内容や重要度、そして相手の状況に合わせて行いましょう。報告する相手をしっかり把握します。指示した人、責任者に直接の報告をします。

結論を先に、記述であればその後に求められそうな内容、詳細となる事実や経緯を書きます。直接言葉で報告する場合も、結論が先、そして求められる質問に応えられるだけの準備をしておきましょう。基本的に自分の感情や言い訳のようなものは必要ないと弁えておきます。相手の理解の混乱を防ぐために事実と意見や憶測はしっかり区別して伝えることが大切です。言葉での報告する時には、報告の内容をピンポイントにまとめてメモし、報告時に持参します。報告時に得られた指示や指摘も、その時点でメモしておきましょう。

進捗報告もこまめに行います。自分だけが把握していることをできるだけ少なくするように進捗に関する情報を共有しておくのです。

ミスやトラブルの報告

発生からの時間差をできるだけ少なくすることを徹底します。上司、または社内への情報共有を迅速に行わなければなりません。これによって損失や問題の肥大化を最小限に抑えることに繋げることができます。自分のミスは自分での対処しなければならないと思われるかもしれませんが、本人よりも周りの方がより冷静で、解決への思考もより働くことも覚えておきましょう。また自分のひとつのミスが実は大きく派生する可能性を秘めていることも認識しておく必要があるでしょう。ミスやトラブルに関しては、冷静さが解決のための重要ポイントになるのです。

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