ビジネスマネジメント

ビジネスでは、上下関係によって座る場所が決まっており、これを席次といいます。目上が座る席を上座、目下が座る席を下座といいます。座る席を間違えることは役職を無視することを意味し、失礼にあたります。本稿では室内の席次について紹介します。

応接室・応接コーナーでの席次

応接室や会議室では、出入り口から遠い方が上座です。ドアが遠いと冷暖房の効きも良く、人の出入りがないため落ちつくことができるからです。3人がけのソファの来客は上座に座ります。受付の人が来客を上座に案内してくれることもありますが、部屋に入ったとき来客が下座の方にいる場合は、上座をすすめてください。ドアの開け閉めやお茶出しは迎える側が行う関係上、迎える側も出入り口が近い方が動きやすいため、双方に都合のいいルールといえます。自分が訪問する側になった場合は、すぐに上座に座ることはせず、受付の人などにすすめられてから座りましょう。
会社によっては、執務室の一角にパーテーションで区切った応接コーナーを設け、応接室の代わりとしているところもあります。この場合は、出入り口の位置にかかわらず、執務室から遠い方が上座になります。執務室が近い側は他の社員が立てる音が聞こえやすくなるためです。パーテーションがなく執務室が見える場合は、執務室に背を向けた側が上座になります。来客に雑然とした風景を見せないための配慮です。

 例外

上記原則には例外があります。まず、椅子の種類です。椅子にも格があるため、気をつけなければいけません。背もたれと肘掛けがついた椅子が最も格上、次いで背もたれがついた椅子、背もたれなしの椅子と続きます。来客を迎える場合には応接室や会議室を確認し、上座に格上の椅子を置いておく必要がありますが、時間がなくて確認できない場合には最も快適な椅子を来客にすすめます。
ソファは、一人用ソファより長ソファが格上です。上座に長ソファが置かれている場合が普通ですが、そうではない場合は出入り口の位置にかかわらず長ソファをすすめます。
絵や置物があったり、窓からきれいな景色が眺められたりする場合は、それらを目にできる側が上座になります。しかし、天気が悪いときや、廊下に人通りが多く騒がしい場合には柔軟に対応しましょう。

まとめ

室内の席次のルールは以下の通りです。
-出入り口から遠い方が上座
-自分が上座になるときも遠慮を忘れずに
原則を覚えることはもちろん大切ですが、原則にこだわらず、状況に応じた対応をする必要があります。
来客に上座をすすめたとき遠慮されることがありますが、失礼にならない程度にさらにすすめましょう。反対に、上座をすすめられた場合に遠慮する姿勢を見せることはいいことですが、固辞することはかえって失礼です。上座の人が座ってから下座の人が座るルールがあるので、訪問時はすすめられたらすぐに腰かけること、来客を迎えるときには相手が座ってから座ることを心がけましょう。
席次は上下関係を表すものなので、来客のときだけでなく、社内でも気をつけるべきことです。会議や上司との面談のときなど、普段から意識しましょう。

室内での席次については知識のある方が多いですが、
移動の際も席次が問われ重要であるということをご存知でしょうか。
社内社外を問わない席次についてご説明いたしますので、
ぜひ参考にし自身のふるまいを振り返ってみてください。

歩行中の場合

上座、下座というわけではありませんが、
歩いて移動をしている最中は、
目上の方が先を歩き、そのあとを目下の方が歩くようになります。
後ろを歩く人が二人になる場合は、
並んで歩く右側が上座となります。
車道を歩く場合には、
車道側を目下の方が歩くのが礼儀です。

エレベーターに乗った場合

エレベーターに乗る際に目下の方が心がけることは、
率先して操作を行うという点です。
目上の方が操作をしなくても済むような配慮をします。
まずはエレベーターを呼ぶために目下の方がボタンを押します。
エレベーターが到着したら、
目下の方はドアを押さえ、目上の方に先に乗っていただくようにします。
全員乗ったことを確認して自分も乗り、操作盤の前の一番下座に立ちます。
エレベーターでも、扉から一番遠い位置が上座となり、
最も目上の方が立つ場所は操作盤の奥となります。
次はその隣、そして操作盤に遠い手前、最後に操作盤の前が下座となります。
降りる際は開くボタンを押した状態で全員が下りるのを待ちます。
それを確認して自分もおります。
自分しか下りない場合には、
「失礼します」と一声かけ、閉じるボタンを押して降りるとスマートでしょう。
目上の肩を安全に乗り降りさせる気配りが大切です。

車で移動をする場合

移動をする際にタクシーや社用車を利用する可能性があります。
そこにも席次がありますので注意しましょう。
・タクシーや運転手付き社用車で移動する場合
この際の上座は運転席の後ろとなります。次にその隣、そして助手席が下座となります。
また、後部座席に4人座らなくてはならない場合には、その真ん中が上座となります。
・同行者の中に運転手がいる場合
この際の上座は助手席となります。その次に運転手の後ろ、その隣が下座となります。
ただし、後ろのほうがゆったりできる場合や、日差しの関係で助手席でないほうがいい場合には
「後ろでよろしいですか?」と一声かけ確認するとよいでしょう。
乗車する際も、扉を開けて周囲が安全かどうか確認する、
頭のぶつかりやすい箇所を手で押さえる、
目上の方が着席したことを確認してから自分も車に乗るなどの気配りも必要です。

新幹線の場合

新幹線で移動する際にも席次があります。
細かい配慮も必要となりますので注意が必要です。
新幹線の場合は二人掛けの席では窓側が上座となり、通路側が下座となります。
三人掛けの席では、最も通路に出にくい窓側の席が下座となり、出やすい席が上座となります。
ただし、トイレに出ることがあるので通路側に座りたいという方もいらっしゃいます。
他にも、三人掛けの席でも窓側のほうが景色がいいのでそっちに座りたいという方もいらっしゃいます。
席に着く際に「窓側でよろしいですか?」と一声かけ、相手の意向を聞くことも大切です。
相手を敬い尊重する気持ちを忘れないように接しましょう。

飛行機の移動の場合

飛行機で移動する際にも席次があります。
二人掛けの席では窓側が上座となり、通路側が下座となります。
三人掛けの席では最も通路にでにくい席が下座となり、出やすい席が上座となります。
ただし、景色を見たいので窓側がいい、トイレに行きたいので通路側がいいなど、希望がある場合があります。
「こちらの席でよろしいですか?」とまず上座を勧め、意向を聞くようにしましょう。

まとめ

移動時に大切な心構えは、
目上の方をご意向に沿って安全にお連れするというという気持ちです。
この席次を踏まえ、相手に敬意を払った振る舞いをしましょう。

 

 

 

ビジネス文書の基本

お世話になった方にお礼状を書く前に、ビジネス文書の基本を確認しておきましょう。まず、用件は1通につき、1つだけにするということです。今回はお礼状ですので、お礼の言葉だけにしましょう。読みやすいように簡潔にまとめ、礼儀正しく書くのが基本です。作り終わったら見直しをし、誤字脱字がないか、相手の会社名、氏名、商品名などを間違えていないか確認しましょう。

お礼状の構成

お礼状のおおまかな構成です。覚えておきましょう。

1:頭語

2:時候の挨拶

3:繁栄をたたえる言葉

4:感謝の言葉

5:お礼の文章

6:今後について

7:略儀のことわり

8:結語

頭語・結語

頭語・結語というのは、「拝啓」「敬具」のように、手紙の最初と最後に記載する言葉です。一般的によく用いられる「拝啓」「敬具」を使ったので問題ありませんが、さらに丁寧にしたい場合などは「謹啓」「謹言」という書き方もあります。

時候の挨拶

お礼状を書く日が何月なのか、上旬、中旬、下旬などにわかれて時候の挨拶というのが決まっています。手紙の書き出しに使う挨拶です。例えば、寒暖差が激しい1月には「三寒四温の候」などが使われます。その時々に合わせて今の季節が感じられるように工夫して書くことができるとなおよいでしょう。

繁栄をたたえる言いまわし

時候の挨拶の次は、繁栄をたたえる言葉です。「貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。」というようなものです。定型のものなので、言いまわしを覚えて使いこなせるようにしておきましょう。いくつかの中から選び、組み合わせて使います。例えば「貴社」と書いたところは、相手の方がお店であれば「貴店」なんらかの会であれば「貴会」となります。他にも「御院」「貴誌」「貴紙」などの書き方があります。「ご繁栄」という言葉も「ご発展」「ご清栄」などと変えることができます。

感謝の言いまわし

繁栄をたたえる言葉の次は、感謝の言葉です。「平素より格別のご厚情をたまわり厚く御礼申し上げます。」というようなものです。こちらも、いくつかの中から選び、組み合わせて使います。「平素より」は「平素は」「日頃は」と変えることができます。また「ご厚情をたまわり」は「ご高配をたまわり」「ご愛顧をたまわり」「お引き立てにあずかり」などと変えることもできます。「厚く御礼申し上げます」は「心より御礼申し上げます」「誠にありがとうございます」「心から感謝しております」などの言いまわしがあります。

お礼の文章

感謝の言葉を述べたら、段落を変えてお礼の文章を書きましょう。ポイントとしては、お礼の内容を具体的に書くということです。してもらったこと、それに対してどんな感想を持ったか、感謝の言葉、そしてそれを今後の仕事にどのように活かしていくかなどについても記載しましょう。

今後についてと略儀の断り

「今後ともご指導のほどよろしくお願いいたします。」のように、これからも関係についても一言添えましょう。最後に、「まずは書面にて御礼申し上げます」など略儀の断りを書きます。これは、「本来は会って挨拶すべきですが、手紙で失礼します」ということを伝えています。

お礼状の例文

以上をまとめると、次のようになります。

拝啓、秋晴の侯、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。平素より格別のご厚情をたまわり心から感謝しております。

先日は〇〇をしていただき、誠にありがとうございました。〇〇や〇〇など、これまで知らずにいたことを多く学ぶことができ、たいへん勉強になりました。ひとえに鈴木様のご尽力のおかげと感謝しております。心より御礼申し上げます。

御社との〇〇についてはこれからが正念場です。今回学んだことを活かしながら、気持ちを新たにして取り組んで参ります。

今後ともご指導のほど、よろしくお願いいたします。

まずは書面にて御礼申し上げます。    敬具

まとめ

ビジネス文書では、決まったパターンがありますので、まとめてフォーマットにして置くといいでしょう。お礼の文章など一番重要な部分は、その時々できちんと書きます。お礼状で一番大切なのは感謝の気持ちを丁寧に伝えることです。あなたの言葉でしっかりと書きましょう。

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