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就業規則の作成時のポイント

必要事項をきちんと満たしていることが前提条件となります。ただ、組織が実行できないような理想論を記載してしまってはいけません。のちのトラブルの基になります。他の事業所や厚生労働省のテンプレートの活用も参考にはなるものの、すべての項目が当てはまる訳ではないはずです。個々の事業所の実態に即した内容で作成することが前提になります。内容は分かりやすく明確に記載します。解釈が複数になるような書き方をしているとのちにトラブルの基になってしまいます。法律に反する内容はすべて無効となることを認識しておきましょう。ひとつひとつ法律と照らし合わせながらチェックして埋めていく必要があります。変更がある場合は勝手に行うことはできません。変更の際には、労働組合、就業規則作成時に決定した労働者代表などに意見を聞き、所定の手続きを取ったあと労働基準監督署への届け出が必要になります。

就業規則の作成手順

組織の現状を把握する
社内の労務管理についての資料、労務に関わる伝票を集め、労働環境の実態、勤務状態などの情報収集を行い、的確に分析をし、現状を認識します。

内容の検討・分析
社員の働き方別(正社員、パート、派遣社員、アルバイトなど)に区分して、それぞれの問題点、改善したい点、問題が発生しそうな点について考えられることをすべて洗い出します。

法律との摺り合わせ
就業規則項目に、内容を当てはめていきます。法律に則っているかを確認することが必要です。労働基準局などのホームページで最新のものと照らし合わせてチェックします。

就業規則を文書化
上記の内容を基に、就業規則の原案を作成します。誰にでも分かりやすい内容になっており、誤解や誤認の可能性のある表現が無いか、会社の理念や価値観に沿っているかを確認します。項目のチェックリストなどを作成して、最終的に記載漏れがないかを確認できるといいでしょう。必要に応じて、社労士や税理士などの専門家にチェックを依頼すると確実な内容にできるでしょう。また就業規則の作成自体を依頼することも可能です。

意見書の作成・確認依頼
就業規則の有効化のためには、労働者の中から代表を決定しなければなりません。労働組合がある場合は組合が該当します。その代表者に就業規則の原案を確認してもらいます。確認してもらい承認を得たことの証拠として、意見書を作成し労働者代表の意見と署名をしてもらいます。

就業規則届
就業規則と意見書に加えて就業規則届の作成が必要です。これら3点を2セット揃えて管轄の労働基準監督署に提出します。監督署の受付印が押された1セットが控え、保管用として返却されます。

届け出が済んだら

変更時の届け出
就業規則の内容について変更をすることになった場合は、上記の同じ手順で変更作成を行い、労働者代表の意見書の署名を得て、同様の提出物を揃え、労働基準監督署への届け出が必要になります。

届け出完了後
届け出が完了したら、社員全員に周知することが必要になります。社員がいつでも確認できる状態での周知が義務付けられています。就業規則を1部ずつ配布したり、社内のシステムやサイトなどで常時閲覧を可能にしておくという方法があるでしょう。

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