ビジネスマネジメント

飲み会の企画や会場の手配などを行う役割を幹事と言います。幹事は目下の者が行うことが多い仕事です。業務を任せられる布石にもなるため、失敗せずに行いたいものです。本稿では幹事の仕事について紹介します。

飲み会の準備

飲み会の幹事を頼まれたら、以下の仕事を行います。
1.参加者リストの作成
どんな飲み会かによって参加人数が大きく異なってきます。どの範囲まで呼べばいいのか上司に確認し、参加者リストを作りましょう。参加者リストは会社の共有フォルダにテンプレートがあることが多いので、それを利用しましょう。ない場合は自分で作ります。エクセルファイルに名前と部署名をリストアップし、その横に○か×か△を選べるドロップボックスをつけます。
2.候補日の決定
飲み会は金曜日に行うことが多いですが、会社でノー残業デーがある場合はその日にしてもいいでしょう。みんなが参加しやすい日を選びます。候補日を3つくらい挙げ、参加者リストのドロップボックスを候補日の数だけ作ります。
3.会場選び
参加者の範囲が決まったら、人数がだいたい決まってきます。人数に合った会場を選びます。人数が多い場合は、半個室やワンフロア借りられる場所がいいでしょう。
4.日程を決めるためのメールを送信
会場が決まったら参加者リストを共有フォルダに入れてメールで送信し、期限を決め、各自にドロップボックスで参加可否を選んでもらいます。○が最も多い日か、主役の人が来られる日程でセッティングします。
5.会場予約
人数がだいたい確定したら、会場に予約の電話を入れます。その際には人数変更がいつまで可能か確認しておくといいでしょう。
6.周知メール
最後に、参加予定者にメールを送ります。メールには飲み会の種類(歓迎会、忘年会など)と日時、会場の名前、会費、地図のリンク、幹事の連絡先を記載します。
参加者リストに記入していない社員や、△になっている社員にはこの時点で予定を口頭で聞いておきましょう。
7.会費集め
会費は飲み会の前に集めておきましょう。会社の金庫などに保管しておき、飲み会当日に会場に持って行きます。誰が払ったか分かるように、参加者リストを印刷してマークをつけておくといいでしょう。

飲み会当日

会場には誰よりも早く行きます。全員が集まるまでは席に着かず、案内役に徹しましょう。社員から場所が分からないなどと連絡が入ることがあるので、携帯電話は肌身離さず持っておきます。
開始の挨拶や締めの挨拶を頼まれる場合があるので、短いスピーチを考えておきましょう。
飲み会中は席に着くより立っている時間の方が多いかもしれません。店員を呼んだり、空いたお皿を片付けたり、酔っ払った人を介抱することは幹事の仕事です。常に全体に気を配り、みんなが楽しめているか確認します。

まとめ

幹事の仕事のポイントは以下の通りです。
-計画を立てて行う
-広く気を配る
幹事の仕事はたくさんありますが、しっかり計画を立てて行えばそこまで難しいものではありません。計画を立て、その通りに行動することは仕事にも求められる能力です。幹事はあまり目立たない仕事ですが、手際よくこなせば仕事を任せてもらえるきっかけにもなります。
飲み会が楽しいものになるかどうかは幹事の腕にかかっていると言っても過言ではありません。会場選びなどの準備のほか、飲み会中も全体をよく見回し、空のグラスやお皿が積み上がっていないか、飲み物がない人がいないかなどを確認します。たくさん飲んで楽しむことは別の機会にゆずって、最後まで気を抜かずに幹事業を行えるようにしましょう。

 

 

 

ネットの普及により、仕事のコミュニケーションの大部分を担うようになったメール。
文面でのやりとりによって、言った言わないなどのトラブルが回避でき、
履歴が残るので後で見返す際もとても便利です。
しかし、その便利なツールにもビジネスの上ではマナーが大切です。
会ったことのない人に向けて送ることもありますので、
フォーマットや言葉遣い、送り先などに細心の注意を払わなくてはなりません。
であるにもかかわらず、ビジネスメールの書き方について教育がされないことがしばしばあります。
今回はビジネスメールをスタンダードな書き方について記載いたしますので、
今一度自身のメール内容を確認してみてください。

宛名の書き方

メールの文面の一番最初に宛名を記載します。
例えば…

(個人宛)
●●株式会社
営業部
▲▲様
(複数宛)
●●株式会社
営業部各位
(団体宛)
●●株式会社
営業部御中

基本的には、社名⇒部署名⇒(役職)名前 様という順番です。
各位とは、皆様方という意味なので様は必要ありません。

挨拶と名乗りの書き方

宛名の後すぐに内容に入るのではなく、必ずあいさつ文を挟みます。
シチュエーションによって異なりますが、
いつもお付き合いのある方にこちらからメールを送る場合には、
「日ごろ大変お世話になっております。○○株式会社の△△です。」
初めてメールを送る方には、
「初めてご連絡いたします。○○株式会社の△△です。」
などワンクッションと名乗りを入れるようにしましょう。

要旨の書き方

名乗りの後に、まず要旨を簡潔に説明します。
文面になるとどうしても相手に内容を伝えることが難しくなります。
どういう用件でメールをしたのかをまず記載しましょう。
例えば、
「次回の打ち合わせの日時についてご連絡いたしました。」
「いただいていたご質問に対して返答させていただきます。」
など、忙しい相手にも趣旨が伝わるように記載しましょう。

詳細の書き方

要旨でもでも説明しましたが、メールの文面はわかりやすく書くことが大事です。
詳細についても例外ではありません。
「6W3H」を意識することで、シンプルかつ正確に伝えることができます。
What(何を)When(いつ)Where(どこで)Why(なぜ) Who(誰が)
Whom(誰に)How to(どのように) How many(どれだけ)How much(いくらで)
また、この内容を箇条書きにすると効果的です。
長文になる場合には、
「長文となり申し訳ございませんが、ご一読くださいませ。」
と一文添えるとより丁寧でしょう。

結びの挨拶の書き方

挨拶で始まり挨拶で終わるのは、
会って話をしている時も電話で話をしているときもメールでも同じです。
内容に合わせてになりますが、
「今後ともよろしくお願いいたします。」
「ご確認よろしくお願いいたします。」
など、すっきりと文章をを締めくくりましょう。

署名の書き方

普段のメールでほとんど使用することはないですが、
ビジネスメールでは名刺代わりとなる大切な部分です。
フォーマットを作成し、あらかじめメーラー内に保存しておくとよいでしょう。
内容としては、
会社名、部署名
名前
住所
電話番号
ファクス番号
メールアドレス
は、最低限記載しましょう。
読みにくい場合にはフリガナを入れておくとより丁寧です。

まとめ

以上が、ビジネスメールの基礎中の基礎となりますが、いかがでしたでしょうか。
ありがちなミスとしては、
内容がまとまっておらず、何を伝えたいのかわからない。
やりとりに慣れていて、挨拶文を割愛している。
などがあります。
相手がどう印象を受けるかわからない文章でのやり取りであるからこそ、
基本マナーを忠実に守りたいですね。

メールはビジネスにおいて、今やなくてはならない存在です。
GmailやOutlook、フリーメールなど様々なメーラーが利用できます。
機能も日に日に進化し、いろいろなことができるようになりました。
その中でもよく使う機能で、TO、CC、BCC、転送がありますが、
どのように利用するのが正しいか理解しているでしょうか。
間違えて使用するとトラブルに繋がる可能性がありますのでご説明いたします。

メール送信時に使用する、TOの使い方

TOには、送りたい相手・確認してほしい相手のアドレスを入力します。
それが複数いる場合には複数入れることができます。
受け取った方は、自分以外に誰に同じ内容のメールが送られているかを
そこから確認することができます。

メール送信時に使用する、CCの使い方

CCとは、Carbon Copy(カーボン・コピー)の略で、複写という意味です。
TOがメイン送信だとすると、CCは複写を送りたい相手を選択することとなります。
TOに送ったものと同じ内容が、CCにも送られます。
ですから、上司やほかの人にも送った内容を知らせたい場合に使用します。
もし、CCで自分のもとにメールが届いた場合は、返信する必要はありませんが、
確認はしておかなくてはなりません。
また、メール本文の宛先の最後に「CC:〇〇様」と入れるとより親切です。
△△株式会社
〇〇様
CC:◎◎様
こうすることで、TOで受け取った人が返信をする際、
CCに入っていた人を入れ忘れることのないようにします。

メール送信時に使用する、BCCの使い方

CCとは、Blind Carbon Copy(ブラインド・カーボン・コピー)の略で、複写を隠す意味があります。
ですから、TOやCCや他のBCCはほかの人に宛先が表示されません。
複数の人に一斉に送信したいがお互いのアドレスを知らせたくない時に利用されます。
一斉送信を行う場合は、宛先を特定しないので、
「宛先多数につき、BCCにて失礼いたします」と添えるのがビジネスマナーです。

使い間違いに注意、CCとBCC

便利な機能である反面、使い方を間違えると大きなトラブルになることもあります。
ありがちなミスとして
BCCで送るべきメールをCCで送ってしまうというケースがあります。
CCのメールアドレスは、TO・CC・BCCの受信者であれば見ることができます。
メールアドレスは個人情報です。
お互いにメールアドレスを知っている、
名刺交換をしていることを確認した上でメールを送りましょう。

メール送信時に使用する、転送の使い方

受け取ったメールの内容を別の人にも知らせたいときに使用するのが転送です。
転送をすると件名に「FW(forward)」(フォワード)が付きます。
件名を見ただけでそれが転送だとわかるので、FWは削除しないのがマナーです。
また、基本的には加工はNGでそのまま送ることが求められますが、
本文に転送の経緯を書くようにするとより伝わりやすいです。
そのほかの部分は触らずに送りましょう。

まとめ

メールの宛先間違いは大きな問題になります。
資料を送る相手を間違えて情報漏洩になってしまったり、
内容によっては相手を不快感を与えてしまったりします。
便利だからこそ注意して送る必要があります。
送信ボタンを押す前に、メールの宛先はあっているか、
しっかり確認をするようにしましょう。

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