事務

取引ルール確認の必要性

取引には信用性が第一ですが、その信用だけに双方が頼ってしまうとあとあと揉めてしまうことがあります。その揉め事でお互いの信頼関係にひびが入ることもあるので重要視しなければなりません。ルールの設定はお互いのリスク回避でもあります。面倒と思えたり、言いにくい部分も出てくることがありますが、ルールを確認するプロセスの中でどちらかが見逃している部分に気付く機会でもあり得ることを覚えておきましょう。

見積書のあとの流れ

見積書は、まだ契約に至っていない段階でやり取りするものです。見積もりの時に、その後の発注、契約への流れをお互いが確認し合うようにします。流れに相違があれば、摺り合わせていく必要があります。

支払いに関して

こちらが支払う側であれば、支払い手段、支払先、支払い条件などは契約書や請求書の取り交わしの前に確認しましょう。入金を待つ側であれば、入金時期、入金条件など各社でルールが異なるのでしっかりと聞いておきます。直後なのか、1カ月以内、翌月や3カ月後になることもあります。自社の資金サイクル、会計管理にも大きく関わってくるものです。

取引先との契約に至るには、自社で仕入れや調達など支払いが発生するものに関してはすべて調べて支払いの経緯を明らかにしておく必要があります。つまり、それらの下請け先との見積もり交渉は済ませておくべきです。この内容の全てを、取引先に公表する必要はありませんが、取引を支障なく進めるための前提条件になります。

契約に関して

契約の締結時期を確認します。取引先との関係性や少額の場合、省略させることもよくあるようですが、契約の中には重要な役割を果たす最低条件を盛り込みます。どの取引にも徹底して契約書の取り交わしを行うようにします。
業務内容、取扱商品、金額、支払日、支払い方法、その他の条件などは細かいほど後の揉め事の解決に役立ちます。利益の見込める取引であっても、契約書の取り交わしを回避する相手とは取引を取りやめる覚悟も必要かもしれません。

担当者と連絡先

その取引の責任者同士、関わる担当者などをお互いに明確にする必要があります。業務の進行中のやり取りの連絡手段やルールまで徹底できるよう事前に確認しておきます。

納期について

単純に期日を決めるだけでは足りないことがあります。もちろん必ず守らなければならないものですが、取引先には、その期日に間に合わせる理由があるはずです。その背景を知ることで自社サイドの仕入れや調達をコントロールすることもできるようになります。

担当者の仕事スタイル

直接に聞くことは難しいかもしれませんが、相手の仕事のスタイルを把握しておくことは大変重要なことになります。商談時のヒアリングなどで聞き出しておいてもいいでしょう。例えば、1日の中の忙しい時間、残業や休日出勤はしがちなのか、全くしないのかといったことです。業務中に連絡、相談などが発生した時に、その時間を調整することで相手にも負担のない効率的な進行を図ることができます。問題や相談というのは常に発生するものなので、相手都合を理解しておくとのちに揉めることを減らすことができます。

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