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ミーティングを厳選する

ミーティングを行おうとする時、そもそもそのミーティングが必要なものか、有益になるかを考えて施行を決定することが大切です。組織や社員にとってミーティングは有益なものという認識があれば、毎回のミーティングの質や効率も上げることにも繋がるでしょう。参加者の意識改革のためにも無駄になるミーティングは行わないとするのが鉄則です。回数が減れば、社員の仕事の効率も上がるはずです。

内容を事前に配布する

ミーティングを行う事前に内容を参加者に知らせることが重要になります。伝え方はミーティングの内容によって異なってくると思います。メールで話し合いの内容知らせたり、テーマに関する資料を配布したりすることで参加者に事前に目を通してもらったり、検討してもらうなどの準備が可能になります。これはミーティングの時間を短縮する大きなポイントになります。準備の段階で、報告事項をまとめたり、質問やアイデアを喚起することができるのです。

参加者は適任かつ最小限にする

ミーティングの内容と目的を共有し、話し合うために最適な人を選んで招集しましょう。全てのミーティングに全員の参加が必要なものはそう多くはないはずです。部署内でのミーティングでも同じことが言えます。関連性の薄いミーティングに参加することほど社員にとって無駄と感じる時間はありません。また人数が多くなると意見交換の活発さが失われることも多くなります。

最低ルールの徹底

開始時間、終了時間を参加者全員に徹底させることが原則となります。それぞれに仕事を抱えているわけですから、1人の遅れに合わせて進行していくわけにはいきません。また終わりの時間が徹底されないと、ミーティングのある日の社員のスケジュール設定を難しくしてしまいます。またミーティング時の飲食もおすすめできません。話し合いの集中力をかな削ぐことになってしまいます。長時間の会議になりそうなのであれば、時間を区切って休憩時間を設けるのが得策です。また電話やスマートフォンの持ち込みも禁止するのがベターでしょう。

メモは控えさせる

ミーティングの参加者がいちいちメモを取るようになると、進行をそのメモする状況に合わせることになりがちです。重要なことについては、係を決めて議事を取らせるか、進行役が後でまとめて配布するようにしましょう。参加者の役割は、報告や意見交換、質問や疑問の解決、そして結論に至るまでの認識や結論を考えてもらうことです。自分の意見やアイデアについてのメモを取ることは構わないが、進行の記録はする必要はないなどのルールを伝えておくといいでしょう。

結論をその後に反映させる

結論や結果についての、参加者それぞれのその後の行動や施策について具体的に把握できるような終盤にすることが重要になります。全員がしっかり意見を出し、的確に取り上げられてくミーティングにできると、参加者に大きな当事者意識を生み出します。その際に、その先具体的にどんな行動が必要になるのかを明確に確認しておく必要があります。そして成果が出せた時に、そのミーティングの価値が見えて、本来の目的が達成されることになるのです。

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