来客者に気づいたら挨拶

来客された方を応接室へご案内する際にも、様々なマナーがあります。せっかくこられた方に気持ちよく過ごして帰ってもらうためにも、来客案内のマナーを覚えておきましょう。最初に、お客様が来られたことに気づいたら、自分が担当者ではなくても、必ず声をかけましょう。「いらっしゃいませ」というのが通常です。もし約束などを知っていた場合には「お待ちしておりました」と声をかけ、担当者に取り次ぎます。

用件を伺う

声をかけたら、通常はお客様が会社名と名前、用件を伝えてくれます。もし伝えてくれない場合には「恐れ入りますが、お約束はいただいているでしょうか」「恐れ入ります、お名前を伺ってもよろしいでしょうか」など、こちらから聞いてください。

担当者へ取り次ぎ

お客様から用件を伺ったら担当者へ取り次ぎ、指示を仰ぎましょう。もし担当者が電話をしている場合には電話が優先です。メモを書いて担当者へ見せておきます。担当者が面会を断ったときには、「外出しておりまして」「ただいま取込み中で」など、それとなく断りましょう。

応接室へ案内する

担当者へ取り次いだら、応接室へご案内します。担当者が直接案内することもあります。最初に「それでは応接室にご案内いたします」と行き先を伝えましょう。こちらへどうぞと歩く方向を示します。この時の姿勢は、腕はベルトよりやや高い位置にし、手のひらを上に向けて、肘から指先までで方向を示すときれいに見えます。

廊下を歩くときはお客様が廊下の真ん中を歩くようにしてください。案内人はその斜め前を歩きます。曲がり角では一度立ち止まり、「こちらでございます」「こちらを右に曲がります」など声をかけてください。歩いているときにはお客様の緊張を和らげるために軽く雑談をしましょう。

階段やエレベーターの注意

案内の途中で階段を利用するときや、エレベーターを利用するときもあると思います。その際には、「応接室は3階になります」など、行き先階を伝えましょう。階段を昇るときは、基本的には案内人が先に昇りますが、案内人が女性でスカートを着ており、お客様が男性の時には、お客様に先に昇ってもらいましょう。

応接室に入る順番は2種類

応接室の前についたら「こちらでございます」と声をかけます。ドアをノックして応接室の中に人がいないか確認しましょう。応接室に入る順番はドアの形によって異なります。ドアが部屋の中に開く内開きの時には「お先に失礼します」と声をかけて、お客様より先に中に入り、ドアをおさえます。ドアが廊下側に開く外開きの時にはそのままドアを開けておさえます。ドアをおさえたら「どうぞお入りください」と声をかけます。

座席を指定する

応接室に入ったら、「こちらにおかけください」とお客様に声をかけます。このときにどの座席を示しているかがわかるように気をつけてください。基本的には上座を示します。お客様が座ったら「まもなく〇〇が参りますので、少々お待ち下さい」と声をかけ、ドアの前で「失礼いたします」と会釈をして退出しましょう。

お見送りのマナー

面談が終わり、お客様が帰るときにも案内をします。エレベーターの前までお見送りすることが多いです。お見送りの際の廊下でも、行きと同じく雑談をしながら、真ん中を歩いてもらうように気をつけて案内します。「本日はわざわざご足労いただきまして、ありがとうございました」「またご連絡いたします」などの会話がいいでしょう。最後に「本日はありがとうございました。お気をつけてお帰りくださいませ」と声をかけ、お客様の姿がみえなくなるまで、エレベーターの場合はドアが閉まるまでお辞儀をするのがマナーです。

まとめ

来客案内では、お客様が気持ちよく過ごされるように配慮をしましょう。他人の会社に来ているわけですから、お客様は少なからず緊張しています。到着したとき、歩くとき、椅子に座るときなど、困っていることはないかよく見て、声をかけるようにしましょう。きちんとした対応は、お客様の会社の印象があがりますよ。

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    ビジネスマナーと基礎知識!電話応対を覚えよう
  • 来客者を応接室へ案内するときのマナー
  • 挨拶
    受け取りから整理整頓まで丁寧に!名刺の取り扱い方マナー
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