会議

仕事を進めるために必要なこと

仕事を進めていくには、組織のメンバーそれぞれが目標値や到達地点を理解しておくことが大前提となります。その目標値や到達地点の存在があってこそ、そのために必要なものが見えてきます。ただそこに一定の基準やルールがないと、人によって必要とすることに差が出てきてしまいます。手段や方法がそれぞれに違ってくると、目標値達成や到達までの時間にバラつきが出ることになります。人によって能力もスキルも異なるので、成果物の質もバラバラになってしまうことも否めません。どちらも良い結果であれば問題はないのですが、ある時は良くて、ある時は悪い、ある人が行うと良い結果になって、他の人が行うとミスや欠陥が多いとなると企業の商品やサービスが安定しないことになります。軸が出来上がらないのです。

目標地点への到達のために、仕事を進めていくには、以下のことを組織の中の全員が把握しておく必要があります。
★目標値、到達地点が分かっている
A. 何をするか分かっている
B. Aの順序や流れが分かっている
C. Bのために必要なスキルが分かっている
D. 流れの中での自分の役割が分かっている

仕事を効率化するために必要なこと

仕事を効率化することは多くの企業が目指す課題ですが、その前にその組織に完全にフィットするスタンダードな流れを考え、全員がマスターすることが先決です。スタンダードな流れの中の個々の項目についての平均的な所要時間を設定で切れば、誰もがそれに近づくように動けます。特定のシステムやツールを使うのであれば、皆がその使い方を分かっておくべきということが分かります。本当の効率化のための考えや手法を見極めていくのは、基本として必要なことを把握することが不可欠なのです。必ず行う重要部分を理解し、省ける工程の判断、統合できるものの判断は、まずは仕事を進めるということを抜きにしては考えられないからです。

スタンダードを明確にするマニュアル

そこで一定基準を明確にするマニュアルが役に立つことになります。マニュアルを活用することで、ひとりひとりの仕事の量や質がスタンダード以下になることを防いでいくことが第一のステップです。未経験者や初心者といったレベルでは、まずこのスタンダードレベルに到達することから始めなければならないことがほとんどです。

また、マニュアルを作っておくことで、業務内容の属人化を防ぐことができます。マニュアルがあれば、多少の時間差はあったとしても社内の誰もがマニュアル化された業務に対応することができるのです。組織にはこの人にしかない個性や強みは必要だったとしても、この人にしかできない仕事の存在はリスクになることが多いです。これは組織運営の様々な側面から見てもメリットは大きな要素となるでしょう。属人化しないことで社員のワークライフバランス対策にもなります。新人教育でも何を伝えるべきか、何を学ぶべきかが企業と社員の双方で明らかなので、人材育成の面でも役に立つことになります。その業務の意義や役割を明らかにし、業務フローとして文書化し、それを社員に徹底させていくことはとても重要なことなのです。

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