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効率化を考える

労働者の過剰労働によって起こるメンタルヘルスへの影響や過労死問題に対処するために、残業時間を制限する法律も制定されています。それに応じるべく社員の働く時間を短くする体制を整えることに力を注ぐ企業も増えてきました。働く時間が短くなった社員は、仕事の効率化を迫られることになります。効率化とは、一定の時間内でこなせる仕事量を増やすことと捉えている人が多いと思います。無駄なものを省き、少ない労力で最大の成果や利益を得ることが理想となります。

効率化の2つの種類

早く終わらせる方法を考える
この方法は誰でもどこでも取り入れていると思います。何かを待っている間の5分を他のことに使ったり、作業工数の中で削れるものは徹底的に削って作業自体をシンプルにすることもスピードアップの秘訣となります。仕事の種類によって、捗る時間が異なるため一番捗る時間帯に取り組めるようなスケジュール調整をすることも効率化と言えます。自分のパフォーマンスが上がる時間帯にどの仕事に手を付けるべきかを決めていくことも当てはまるでしょう。無駄なことを見極めるには、業務プロセスを細分化することが役に立ちます。できればフロー図などに書き出して、分析をすることをおすすめします。

レバレッジワークを取り入れる
日常生活の中で言うと、夕食の支度をする時に、少し多めに作っておいて次の日の朝食やお弁当のおかずに加えたりというようなことです。1から開始する必要が無くなります。または、1件のアポイント先に訪問する際に、その周辺の取引先や新規企業に顔を出すことを決め、そこで相手に渡す資料やパンフレットも鞄の中に入れて出発するなどです。ひとつレバレッジが効くことを思いつくと、そこに必要なことを芋づる式に考えることができます。毎月の購入が必要になる備品があるなら、3か月分まとめたり、他の文房具も一緒に購入しておくことも当てはまるでしょう。この効率化視点は使えば使うほど鍛えられていきます。ひとつひとつのプロセスを俯瞰して見ることができないとなかなか難しいものでもあります。「ついで」と考えてしまうと重要度が低いものとも取れますが、業務の中には合わせて行えることは山ほど隠れているものなのです。

ビジネスで忘れてはならない視点

経営者でも社員でも効率化を追う時に忘れてはならない視点として上げられるのがその効率化の目的です。その効率化の目的が早く帰ること、休むことであれば、今の生産性は維持できたとしても、その先の事業の成長や向上は得られにくいのではないでしょうか。もちろん、長い目で見ると効率化を実現することがタイムマネジメントスキルを上げ、そのスキル向上によって、より多くの仕事をこなせるようになるでしょう。しかし、時短することの目的として考慮したいのは、時間の余裕を作り出すことでさらに「考える」ことが容易になり、考えることの習慣が「さらに深く考える」「上質の思考を巡らす」ことを体験できることも重要なポイントとするべきではないでしょうか。そこからは新しい発想や大きな学びが発生すると思います。このことを自覚して活用できるようになる時、社員も企業も共に繁栄を分かち合っていくことができるのだと思います。

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