全体像を捉えてから学ぶ

俯瞰してものごとを捉えることは、学校ではなかなか学びにくい概念です。何らかの習慣で身に付けている人もいますが、多くの人はこの概念の存在に社会に出てから出会うことになります。ものごとを絞り込んで集中して取り組む機会というのは多いのですが、ものごとの全体像から捉えることはビジネスパーソンに欠かせない視点になります。そしてこの視点を持ってものごとを見ると、違う感覚や結論を見出すことができます。気持ちに余裕も出てきます。細部をひとつひとつ潰すように学んでいると、深く掘り下げるごとに膨大な時間を要することになります。
実はこれは脳の本来の機能に沿った学び方でもあります。ものごとを覚える時にも、まずは、全体像を図表やメモして、部分部分を学習するごとに加えていくのが効果的です。そして既にある知識との関連性を認識していくことで理解度をさらに深めていくことができます。

脳の休息を意識する

覚えることが膨大であればあるほど、必死に詰め込もうとしてしまいがちですが、必ずコンスタントに脳を休めることを心に留めておきましょう。結果的に学習効率をグッと引き上げることになります。脳を休めるには十分な睡眠時間を確保すること、1日の中でもこまめに休息を取ることが挙げられます。また新しい内容を学習する時は、夜寝る前や昼寝の前などが記憶力を高めると言われています。特に学習後30分の眠りの質はその記憶を左右すると言われています。睡眠不足になると新しいことを覚える脳の機能が40%近く下がってしまうと言う研究結果もあります。しっかりと脳の疲労を回復させ、すっきりした脳にインプットしていくことが大切なのです。

アウトプットが効果的

学習したことの理解をより確実にするためには、誰かに教えることが、教える本人の学習効果を高めることはmよく知られています。理解が浅いと十分な説明ができません。誰かに教えようというする時、自分の理解の不足の部分に気付くこともできるようになることもメリットです。これも学びの重要ポイントです。教えるたびに、その内容についての確認を繰り返すことになるのでさらに記憶の定着を助けることにも繋がります。学習の時点でも、誰かに教えることを目的にして学ぶと、そうでない時よりも学習効果が上がることも実証されています。直接でなくても、資料を作成したり、ブログなどで発信していくこともアウトプットのひとつの手段になるでしょう。

並行学習が効果的

多くの人が何かを学ぶときにひとつのことに集中して学習に取り組みますし、それが習得や上達のためには一番いい方法だと考えていると言われています。ある心理学の研究では、複数のことを同時に学習することが学習の効率を上げることが分かっています。ひとつのことを学ぶとき、一定のパターンを覚えていきます。複数のものごとを学習する場合、それぞれにパターンが存在するので頻繁にその違いに出会い、考える機会を得るようになる脳の本能なのです。例えば、英語学習であれば、リスニング、スピーキング、ライティング、リスニングとありますが、それらを個別に学習するよりも、同時進行で進めるのがよいということです。

マニュアル作成するメリット

業務の効率化
マニュアルを作成することは組織の中でその業務量と質を保つことに役立ちます。また業務フローが確定していて見える状態になっていることで随時、改善点も見えやすくなるというメリットがあります。

財務上の効果
組織のメンバーが抱える悩みとして多いのが、業務進捗の停滞です。これを防ぐのが業務のステップを明確に把握しておくことなのです。進めるためのステップが明確になっていれば、悩むことなく行動していくことができます。行動の質については各メンバーの工夫や改善が必要になるでしょう。しかし、ステップ自体が分かっていないことが大きな悩みの種となり、業務に対する理解が遅くなり、早期の退職に至ってしまうケースも少なくないようです。改善によるコスト削減だけでなく、人材の定着率を上げ採用コストの削減にも役立つことになります。

リスク回避効果
マニュアルを徹底させていくことで、メンバーの不正を防いだり、不意の間違いが発生してしまう確率を下げることができます。一定基準やルールをマニュアルの中にきちんと含めることでリスクを回避する一策となるのです。

マニュアル対策のステップ

マニュアル化する業務の選定
組織業務の中で、どの業務をマニュアル化するのかをまず決めます。もちろん、すべての業務に関するマニュアルは必要になりますが、それぞれが相互に関わりを持つ業務が多いので、そのひとつひとつを作成する際には「タイトル」を設定
するのが得策です。これが無いと、切り離す部分が曖昧になり、どの業務のマニュアルなのかが曖昧になってしまうことが多いです。

マニュアルの種類を選定
マニュアルには、実は色々な種類があります。一般的には、フローチャートなどで業務ステップを表し、その流れを記載していく方法が多いでしょう。他の種類としては、必要なことを満たしているかをチェックするチェックシート型、教育される側と教育する側の視点を分け、それぞれに異なるポイントを示したマニュアルもあります。

スタンダードの特定
業務フローの各ステップの中で、どの地点、どの数値、どの品質などのクリア基準を決めていきます。これによって次のステップに移れるかが分かったり、不足しているものは何かが分かることになります。組織が重要視するポイントによってスタンダードは異なってくるでしょう。

徹底した運用
マニュアルの作成を完了してからが本番です。徹底してマニュアルに沿った業務進行が必要になります。マネージャー層の管理基準にもなります。メンバーからの報告と、管理者からの適切なフィードバックを繰り返しながら、まずはスタンダードを満たすことを目指します。そして報告と分析によって本来の改善が可能になっていくのです。

マニュアル作成のコツ

HOWの明確化
まずは、何をするかに対してどうやって行うのかを明確にしましょう。

WHYの明確化
その手段や方法について、なぜそれが必要なのか、なぜその方法や手段がいいのかを伝えましょう。逆にある方法でダメな理由も付け加えます。これによってそれぞれが脇道に逸れずに工夫を凝らしやすくなります。

運用・改善には5W1H
業務内容も改善も5W1Hを使うとより明確になります。「誰が、いつ、どこで、何を、なぜ、どのように」という点を意識したマニュアルで具体的になっていることで責任の所在も明らかにしておきます。

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