ビジネスマネジメント

連絡と報告の違い

連絡と報告の違いを知っていますか?報告は、依頼されたり、指示されたことなど既に繋がりがある内容に対して行うものです。自分がその受け手になっている場合に必要になるものです。発信者の内容に対する心配や不安を軽減するために行うものと言い換えることもできるでしょう。

連絡は自分が連絡する側であれば、自分がその内容のスタート地点にいることになります。受ける側であれば、発信、発話した人がスタート地点になるということです。会議の設定、時間や場所の周知など情報を関連する人たちに知らせることを言います。スケジュールの変更なども当てはまるでしょう。方針や制度の周知、文書やミーティング時の議事録などを連絡することもあるでしょう。

連絡時のポイント

連絡の内容は簡潔であることが大切です。曖昧な言葉や表現を使わないようにします。連絡する内容の構成や順序も、受け手目線をしっかり考えながら分かりやすいものに仕上げることを心掛けます。また数字、方針など口で伝えると誤解や間違いが生じやすいものやしっかり理解が必要なものを伝達することもあるので、発信者として、言い間違いや誤字や脱字などには細心の注意を払いましょう。

段取り等が関連してくることも多いので、関係者に伝える順番についても的確な判断が必要です。例えば、まず上司に連絡し、内容を把握してもらって必要な判断をしてもらい、その判断に伴う指示を仰いでから、他のメンバーに伝えるなど手順が前後してしまわないように考える必要があります。

できるだけ迅速に行うことは必須ですが、その重要度や緊急度に応じて連絡手段を変える必要がでてきます。メール、電話、ファックス、チャットツールなどその状況に適したものを活用します。また即時の連絡の場合は、その後にメールやメモ、文書でフォローしておくことが望まれます。

また複数になる場合は、伝えるべき人に漏れがないように気を付けます。後で聞いていませんでした、知りませんでしたという人が出てこないようにしましょう。

連絡のタイミング、スピード、伝達手段、伝え方はビジネスマナーに沿う必要があります。一回一回が同じではなくなるので迷いや戸惑いも生じるかもしれませんが、その連絡を受け取る人のことを考えることが第一ステップとなるでしょう。

メール連絡の注意点

メールを連絡の手段として使うことは多いと思います。注意するべきなのは、メールを送信した時点で連絡が完了したと思ってはいけないということです。相手がメールを読んで、そのことを確実に理解してしまうまでは伝えたことにはならないのです。メール送信の後は、メールを送ったことを一言伝える習慣を身に付けましょう。忙しい上司や外回りの多い営業職などはメールを確認できる時間が限られていることが多いものです。加えて大量のメールを処理していることも考えられるので、受信ボックスの中で埋もれてしまうことがあったり、メールを開く時間がかなり後になることも予想されるのです。

このことから、自分が連絡を受け取った側になった時は、連絡者に受け取った、内容を理解したことを一言でもいいので返信をすることが大切ということが分かるでしょう。

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