上司

目的が果たせないのは何故?

部下に何らかの指示を出すとき、上司には目的があります。実際のプロセスの中には小さな完了地点がありますが、その目的を突き詰めると、指示を部下に実行してもらって企業の利益に繋げていくということです。企業の利益とは、売上などの金銭的なものに限ったことではありません。業務の中でハード面、ソフト面の様々なことについて改善したり、人との関わりを構築したり、顧客や社会、組織に貢献したりというのも利益となるでしょう。視点を変えると、上司は企業にとって何らかの利益に繋がらない指示を出してはいけないということにもなります。

では、利益を上げるという目的を果たすために必要なことを、部下に指示したとして、その指示とその指示の意図通りに実行できる部下がどれくらいいるでしょうか。残念なことに、とても少ないと言われています。部下を抱える多くのビジネスパーソンが頭を抱える課題となっているようです。

理解できるが実行できない訳

実行されない指示を部下の怠慢、能力の低さで片づけてしまうわけにはいきません。指示を聞くことができれば、理解することができます。指示を与える時に、ここで安心して自分からの働きかけを止めてしまってはいつまでたっても指示を実行してもらうことに至ることができません。指示をする者の目標は、部下の指示実行の習慣化です。怠慢ならなおさら改善が必要ですし、指示に対する理解や実行能力が低いのであれ向上させることを考えなければなりません。理解していても実行しないというのは、モチベーションなどの問題ではなく、やるかやらないかの習慣であるということに目を向けてみましょう。

具体的な指示が鉄則

しっかり報告するでは、何を報告するのか分かりません。迅速に行うでは、いつなのか、どれくらいの時間を示すのかが曖昧です。コスト削減に努めるでは、何にいくら使っていいのか、何をコストカットの対象にできるのかが見えてきません。部下は、それが必要なことというのは分かっているけれど、実行として何をすればいいのかが分からないという疑問を持ちます。具体的な行動を伝えないと、こちらの意図とは違う方法で実行が行われることもあります。こちらの見えない視点が浮かび上がるという点ではメリットになるということもあり得ますが、こちらの指示が最重要なものである場合のそのズレは、部下と会社の時間と労力と経費の損失になりかねないのです。

根気で勝負

実行していないのなら、実行するまで働きかけを続けていくことが大切です。その際に伝えたことが具体的になっていたか、部下本人にとっての実行に移すことへの障害や難しさは何なのかを知っていくようにします。指示が実行されたかどうかの確認を根気よく続けていくと、部下が指示からは逃れられないということを悟ります。このことで毎回の指示を実行してくれるようになるのです。部下自身の習慣化は、スキルアップにもなるでしょう。もちろん、必要な仕事は進んでいくわけですから、企業の利益にも繋がっていくものだと思います。そして部下が自分の指示を実行してくれないことのストレスからも解放されることになるのです。

社員のモチベーションマネジメント

社員自身がモチベーションを保つスキルを持っておくことも大切です。上司や同僚などといった周りの人、職場環境の整備に頼ることなく、どんな状況にあっても自分のパフォーマンスを下げないことは社会人として必要な能力です。そのために集中力や記憶力の向上に努めたり、新しい知識やスキルを身に付けようとすることでもモチベーションを生み出していけます。また、モチベーションを下げないためのタイムマネジメント、メンタルヘルスマネジメントといった自己マネジメント力を身に付けていくと効果は一層高まります。また、関わる人たちの存在もモチベーションを大きく左右するものです。上司、同僚、取引先や顧客とのコミュニケーションスキルを磨くことでスムーズに進むことは格段に増え、遂行のモチベーションになっていきます。気持ちが下がる時の自分の心の状態をよく観察し、うまく転換、変換できるようになるとさらにプラスのモチベーションに繋がるでしょう。

管理職が働きかけるモチベーション

社員のモチベーションを高めるために上司やマネージャーができることはたくさんあります。業務の中のコミュニケーションの場面のひとつひとつを有効活用する意識が大切になるでしょう。褒められたり、高い評価を得ることがモチベーションになるとは限りません。細かいことを注意したり、厳しく接することがモチベーションを下げると考えるのも早計です。励ますことも大切ですが、頑張れ!と誰にでも言えるようなことを言うよりも、その社員の「今」に必要な具体的なサポートをする方が何倍も有効です。社員自身が職場で充実感を得たり、自己の成長を実感するために必要なことを理解しそれを提供し続ける存在になることも社員のモチベーションになり得ます。行動に反映しやすいフィードバック、強みに合わせた職務の割り当て、少し背伸びが必要なチャレンジ業務を与えていく中で、そのプロセスを管理職が社員と共有していきます。信頼されていること、見守られていること、必要とされていることを感じることが社員に良いモチベーションを湧かせることとなるでしょう。

組織が働きかけるモチベーション

研修などでの啓発教育が社員自身のモチベーションコントロールに大きく役立ちます。特に新人や自己評価の低い社員は、不安やストレスを感じることが多くなるものです。研修の中で、周りの人も同じように感じることがあることを知ったり、周りと共に働いているという認識を高めてもらうことが大切です。仕事をする時に不安やストレスに心を覆われてしまっていると、どんなに頑張ろうと思っていても成長度は低いものになります。不安やストレスに耐え、克服することがモチベーションになってしまうこともあります。悪いことではないかもしれませんが、期待される成長や成果には繋がりにくい段階と言えます。企業は社員がさらに上のレベルのモチベーションを持てるように環境を整えたり、指導をすることが求められます。仕事に対して「しなければならない」という義務感を超えて「~したい」「やってみたい」と感じられるような意識を芽生えさせていきたいものです。社員の成長度もグンと上がるでしょう。

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