ビジネスマネジメント

受付でのマナー

自分が相手の会社へ訪問するときでも、自分の会社へお客様が来られるときでも、受付での対応は大切です。担当の方と会うわけではないので、ずさんな態度を取る方もいらっしゃいますが、受付で、その方や会社の最初の印象が決まりますので、お互いに丁寧な対応を心がけましょう。

訪問するときのマナー

相手の会社へ訪問するときには、会社へ入る前に自分の身だしなみをチェックしておきましょう。コートやマフラーなどは、脱いでから建物へ入るのがマナーです。その他にも名刺や資料は忘れていないか、相手の方の情報は覚えているかなど、早目に到着して確認しておきましょう。

受付についたら挨拶を忘れずに

受付についたら、まずは挨拶をします。受付で伝えることは5つです。自分の会社名、名前、訪問の目的、訪問する相手、約束の有無です。「〇〇会社の鈴木と申します。3時に〇〇部の佐藤さんとお約束しています。」などしっかりと伝えましょう。

受付担当の心構え

「受付は企業の顔」と言われるように、受付担当というのはその企業の第一印象となります。お客様が来られたときに、ただ担当者へ取り次げばいいというわけではなく、お客様が「歓迎されている」と感じられるような対応を心がけましょう。そのためにも、普段から姿勢良く過ごすことを心がけ、笑顔で対応しましょう。たいていの場合、お客様は少なからず緊張していますので、緊張を和らげるように配慮できるといいでしょう。

身だしなみから気をつけよう

受付は第一印象といいましたが、第一印象をよくするためには、清潔感のある身だしなみが不可欠です。髪の毛は毎日洗い清潔にしておきます。長い髪は顔にかからないようにすると明るい印象になります。服装も普段から手入れを欠かさないようにしましょう。汚れ、シワ、ほつれなどのないようにします。女性の場合はメイクをしましょう。濃いメイクは逆効果なので、ナチュラルメイクにします。派手なアクセサリーは避け、ネイルも自然な色にしましょう。

挨拶は気づいたらすぐに

受付でお客様に気づいたらすぐに挨拶をします。受付の担当者でなくても、お客様に気づいたら挨拶するのがマナーです。「いらっしゃいませ」と声をかけ、お客様が名乗るのを待ちましょう。お客様が名乗らない場合は「恐れ入りますが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか」と声をかけます。その他にも用件や担当者の名前、約束の有無を言わない場合は「恐れ入ります、お約束はございますか」など、こちらから伺います。

名刺交換はしないのがマナー

お客様から名刺を渡される場合もあります。お客様の名前がどうしても聞き取れない場合に、名刺を見せてもらうこともあります。しかしお客様は、受付の方と話をするために来ているわけではありません。受付担当者は名刺を渡さないのがマナーです。いただいた名刺はお客様に返しましょう。もし直接担当者へ取り次ぐ場合には、担当者へ名刺をお渡ししてください。その際には名刺を腰より下に下げないように気をつけましょう。

まとめ

会社へ訪問する際の最初の対応が受付です。受付のマナーのポイントは、スムーズに担当者へ取り次げるように、しっかりとコミュニケーションをとることと、お互いの第一印象をよくすることです。確かに社内の担当者は見ていませんが、意外と伝わってしまうものです。丁寧な対応を心がけましょう。

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