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資料は目的で読了させる

ビジネスシーンでは、よく結論を先に述べたり提示したりすることが重要視されます。膨大な資料に目を通してもらおうとする時は例外と考える方が効果的です。結論ファーストでは、読み手の読む意欲が資料の量に負けてしまうことがあるからです。結論が分かっていれば、読む必要はないと思われるかもしれません。これを防ぐには、目的をしっかりと伝えることが有効になるようです。

ほとんどの場合、枚数が多い場合は、最初のページに概要を表示します。これはサマリーとも呼ばれマストの作業といえます。本でいう目次のページのようなものです。これにより全体の概要を一旦把握してもらい相手が資料を理解することを助けるのです。しかし、目次だけでは目的を伝えることはできません。

例えば決算報告、提案書や企画書、果たしてどれくらいの作成者が本当の目的を踏まえて中身を吟味しているでしょうか。その目次の前、つまり確実に読まれる冒頭で目的を提示し、相手が自分にとってのその資料の価値を感じ取ってもらうことで最後まで読み進めてもらうことができるのです。

プレゼンは理解準備を提供する

資料は目に見えるものに起こして行きますが、プレゼンやスピーチ、講義のような聴覚に発信していく場合にも資料でいうサマリーを伝えることが役に立ちます。その先の話の理解を助けるものとして内容を簡潔に知らせておくのです。これをガバナンスと呼びます。

これによってお互いに進捗を共有することができるのです。いつ終わるのか分からない話は、集中力を削ぐ思考が相手に巡りやすくなるのです。どれくらいの量か、どれくらいの長さか、今どのあたりのなのかが分かれば安心感となり、理解することに集中してもらうことができるのです。「これから3つのことをお話します。Aと、Bと、Cについてです。」と前もって伝えることで最後まで聞いてもらうことが実現するのです。

思慮深さの見せ所

内容は考え込まれたものである必要があります。例えば、資料やプレゼンのスライドでは箇条書きもよく使用されます。箇条書きの言葉の中に、読む相手にとって当たり前のことや無難なことは入れないように心掛けてみましょう。当たり前のことでは、惹き付けることができないからです。

「 ~を改善する」「 ~を見直す」「 ~を促進する」などが当たり前の言葉ということに気付かれるでしょうか。多くの人が多用しているものと思われます。書くべき、伝えるべきはその先です。さらに言えば「 ~を改善する」「 ~を見直す」「 ~を促進する」という言葉は含める必要のない言葉でもあるのです。他によく使われるのが「 ~のバランスをとる」「 ~を徹底する」「 ~を強化する」「 ~を実行する」などもあります。

本当によく見かけるフレーズですし、ドキリとする人も多いのではないでしょうか。求められているものは、その先の行動や対策、しかも至極具体的なものとなります。重要項目として挙げるのであれば、その策を提示するべきなのです。先に説明したサマリーの項目やスピーチの際のガバナンスの内容もこのことを強く意識することで、きゅっと引き締まった伝え方をすることができるでしょう。

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