ビジネスマナー

業務プロセスを知ることの重要性

企業がどのように展開し、毎日の業務が繋がって成り立っているのかを正確に把握している人がどれくらいいるでしょうか。売上や契約数を常に把握しそこに意識を向けるだけでなく、それを生み出している毎日の蓄積についての詳細をマネジメントしていくことが管理職や経営者には求められます。目標やビジョン、それに伴う計画だけを社員に伝えるだけでは、その結果や成果を向上させていくことは難しくなるでしょう。企業を運営するために存在しているひとつひとつの歯車である職種の業務プロセスを緻密に分析し、改善を図っていく役割を担うのがマネージャーと言えるでしょう。業務の部分部分をこなしている社員だけでは、俯瞰が難しいからです。毎日の業務は目標達成、業績向上までの重要なプロセスです。むしろ、売上や業績よりも意識を向けるべきポイントと言えます。

プロセスマネジメントの基本

プロセスマネジメントとは、業務のプロセスを管理することです。基本の流れだけでなく、いつもと異なることが発生した場合にもそのプロセスが把握できることが理想です。ひとつひとつの業務は言葉では簡単に結論に飛び越えられても、完了までには必要な細かなステップがいくつも存在するはずです。社内でそのステップを可視化しておくことでたとえ初めての対応をするという慣れない社員でも完了することができるようになるのです。

プロセスマネジメントの役割

業務フローの細分化と可視化をすることで、それらを分析し常に改善をしていくことに役立てていきます。ひとつの業務に対して、無駄な工程はないか、必要なステップが欠けていないかを分析し、最大限の効率化を図ることで成果の質を向上させていきます。その業務フローを共有することのメリットは前にも記していますが、その一つのステップに掛かる工程時間を把握することで、一日の可能行程、そのために必要な人員数なども見えてきます。プロセスの完了を目標値として、それに必要なリソースを換算できるということになります。そうなるとそのステップを短時間に質高く完了できる人員を確保することが効率化を助けることになることが分かります。そのステップの特徴や適性を正確に把握して公表していれば、人材と仕事のミスマッチも防ぐことができるのです。これがプロセスマネジメントを行う目的でありマネージャーの役割となります。

プロセス細分化は不可欠

どんなに大仕事であっても細分化して具体的な行動に落とし込んで、それに沿って行動することを行えば、一つ一つは難しいものではなくなります。プロセスマネジメントの基本原理です。また常にその行動のひとつひとつをモニタリングしていき、記録をすることで、行動するだけでは解決できない、難しくなっている部分というのも見えやすくなります。そこを絞り込んで改善策を考えることもプロセスマネジメントの重要な工程です。的確な改善のためには細分化し、可視化し、滞っている部分を見極めることが何より大切なことになるのです。ビジネスシーンでは、常にPDCAサイクルの考え方が取り入れられています。プロセスマネジメントでもこの流れに沿うことが一般的のようです。

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