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ビジネスマネジメント

報連相の役割

部下と上司の間での、報告、連絡、相談は、業務進行だけでなく、コミュニケーションや人材を育成する上でも大変重要なものです。そのことを上司だけが理解していてもうまくいかないケースが多くなります。部下から報連相が上がってこない理由には様々なものが考えられます。報連相のコミュニケーション的な役割、自己成長に結びつくことを知れば、報連相不足や内容の質の低さを改善していけるかもしれません。

報連相ができない理由

叱られたくない
これは日頃の部下への対応が巻き起こす障害のひとつです。ミスや問題に対して、咎めることだけを行う上司に報告や連絡をするのを躊躇する部下がいても不思議ではありません。日頃から一緒に取り組む、一緒に問題解決を図るという姿勢を見せておくことが大切です。

責任回避
ミスや問題によって自分への責任が問われることを怖がったり嫌がる部下の回避方法となります。問題が大きくなる前に解決に導くためにも、最終的な責任は自分にあるのだという姿勢を見せ、伝えておくことが重要です。

評価を下げたくない
目先の問題だけを見る視野の狭い部下にありがちなのが自分の評価を下げないために報連相をしないということです。失敗は誰にでもあるもので、それを最小限に抑え、成功に結び付けていくことがのちの高評価に繋がることを認識させることが必要になるでしょう。

報連相の目的が分からない
実は多くの部下が報連相の目的を十分に理解していません。何のためかが分からない内容を書いたり、話したりするのは本人にも難しいことになります。仕事の連携を図るため、迅速な問題解決、情報の共有、コミュニケーションの活性化などの目的があります。それらがどれだけの効果をもたらすかということも伝えておく必要があるでしょう。

自己完結させたい
自分で解決できると思っている、もしくは自己完結したいと思う部下は報連相を怠ります。責任感が強いか自意識過剰というタイプに多いようです。仕事は周りとの連携が必要なこと、自分だけで抱え込む必要のないことを伝えると安心して報連相に繋げてくれるようになるでしょう。

問題視していない
どの程度のことが起きたら連絡や相談が必要なのかのレベル認識が欠けていてタイミングを逃す部下も多いものです。このタイプでは、自分の仕事よりも相手の時間を気にして遠慮が先行していることがあります。必要か必要でないかは上司が決めることと伝え、理解を促すようにしましょう。

報連相の仕方が分からない
そもそも報連相の仕方が分からない部下は、報連相はできないでしょう。これを責めるのは上司としては責任転嫁になってしまいます。普段のコミュニケーションの中で希望やルールを伝えたり、チームの中で報連相の体制を確立することでスムーズになっていくでしょう。

報連相指導の注意点

部下が報連相があたかも上司からの宿題であるかのように認識してしまうと、効率的なコミュニケーションに結び付けることが難しくなります。叱ることで報連相を促すことは長期的にみて得策ではありません。本当に必要な報連相から遠ざかることになってしまうでしょう。気持ちよく報連相を行える環境を上司が提供する必要があります。報連相に対しては即座に対応や返答をすること、そして報連相をすることでメリットを部下自身が実感できるようにすることが大切です。

報連相は大切なコミュニケーション

社員も報連相をしなければならないことは分かっています。でもそこに高いハードルがあれば、社員が快く報告、連絡、相談を行う意欲を削いでしまいます。報連相をする中で円滑にコミュニケーションを取っていくことを心掛けていないと、マネジメントに必要な情報も得にくくなってしまうのです。対応の如何で報連相の頻度も質も変わっていくるのです。

報連相する意欲を萎えさせる対応

報連相しないことを咎める
報連相はコミュニケーションでもあり、それがスムーズでないのはしない部下だけの責任ではないことを認識しなければなりません。目的を伝えたり、ルールを設けたり、報連相が容易になるようにできるだけ具体的な行動や方法についての指導を行うことも大切になってきます。ただ「報告しなさい」「相談しなさい」では意図が届かないことが多いものです。

報連相した内容のダメ出し
せっかくの報告、相談に対して、その方法や書き方、言い方を常にダメ出ししていると頻度を下げてしまうことになります。報告や相談の中身ではないことに部下が意識を注ぐことになってしまうのです。これはマネジメントの必要な真の情報を逃すことにもなりかねません。指摘の部分があるなら、自分の依頼の言葉に変えてお願いするようにします。

報連相の反応がない
報連相を受けて不機嫌になったり、面倒なそぶりを見せれば、その後は部下は報連相することを遠慮するでしょう。また、報告しても反応が無かったり、何の状況の変化もフォローもない一方通行のものと部下が感じれば、
報連相することの意義を感じられず、無駄な時間と捉えてしまうことも考えられます。即座の対応、的確なフィードバックは欠かさずに行う必要があります。

上司の報連相がない
上司の報連相がないことで困っている部下は意外に多いものです。自分のスケジュールや業務の進行状況について自分だけで把握し、進めていいものとするなら、その姿を部下は「良し」と捉えてしまい、自分も同じことを行うようになってしまうでしょう。報告、相談の仕方の見本を見せていく機会にもなりえます。自分側の報告や相談もコミュニケーションの一環に積極的に加えていくことが大切になります。

報連相を円滑にするアイデア

迷った時のルール
相談するかしないかで迷った時は、30分迷って自分では判断ができない、分からないと思ったら相談するというリミットを提示するのもタイミングを促すことができます。

タスク分割ルール
進捗状況を報告する場合は、半分進んだ時点でとか、ちょうど中間の期日になったらとか、3分割してそれぞれの時点でなどと区切りを設定しておき、その設定時点で状況や進捗度を報告させるようにします。これによって人によって日に何度もメールするような多すぎる報告、最後になってしか報告をしてこない不足の報告の両方を防ぐことができるでしょう。

分割したタスクに対して、完了時間を設定させてそれが終わりそうにない場合は相談するというルールを設定も有効です。コミュニケーションを活発にし、部下の時間管理、業務把握の能力を上げることにも役立ちます。相談する事にも慣れるので、対応が可能なら試してみることをおすすめします。

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