会議

社内では、何かを多数の人間で決めるときに会議という場を設けます。
それは、デスクでやり取りをするのと異なり、社内でも特にフォーマルな場です。
そこでは気を付けるべき様々なマナーがあることをご存知でしょうか。
以下に会議の際のビジネスマナーをまとめましたので、ぜひ参考にしてみてください。

会議の種類

会議には様々なものがあります。

・朝礼/終礼
・営業会議などの部署会議
・役職会議
・連絡会議
・プロジェクト会議
・企画会議
・ミーティング/打ち合わせ

規模によって異なりますが、会議には事前準備、当日、会議終了後でやるべきことがあります。

会議の事前準備をしておく

あなたが上司に、
「会議の準備をするように」と言われたら何をしなければならないと思いますか。
1. 会議の内容を理解する
その会議が何のために行われるかを事前に把握しておきます。
2. 参加者を明確にする
上司に、誰が参加すべきなのかをもれなくリストアップします。
3. 会場を押さえる
ほぼ決まった参加人数をもとに会議室を予約します。
会社によって会議室の予約の仕方は異なりますので、先輩に聞くなどしましょう。
4. 周知する
日程を上司に確認し、許可が下りた段階で出欠の連絡をします。
メールに、会議の趣旨と開催日、時間場所、持ち物があればそれを記載して送ります。
5. 座席表
作成席の配置を決める必要があれば座席表も作っておきましょう。
6. 資料の準備
上司に準備しておく資料はないか確認しておきましょう。
量がある場合にはホッチキスで止めるなどしてまとめておきましょう。
資料はあらかじめ渡しておくケースと当日配るケースがあるので確認しましょう。
事前に配られるのであれば必ず目を通しましょう。

会議当日

会議当日は、前に利用している人が入れはそうではありませんが、早めに会議室に入ります。
そして準備をした資料は机の上に並べる、座席表は入り口付近に掲示するなど準備を行います。
そして、人が入り始めたら席誘導などを行いましょう。

会議が始まったら、議事録を率先してとるようにしましょう。
しかし、下を向いてばかりいては会議に参加しているとは言えませんので、
なるべく顔を上げて話を聞くようにします。
そして話の聞き方についてですが、
相手のほうを向き、話に頷きながら聞くと会議がスムーズに進行します。

会議終了後

会議終了後は、全員の退室を確認して片づけをします。
ホワイトボードなどを利用していればきれいにしておく必要があります。
椅子も、参加者全員が引いて行ってくれるわけではありませんので整頓します。
電気も消して部屋を出るようにしましょう。

その後、会議室で話を聞きながらメモしていた議事録をまとめます。
会議の主題に対しての結論、その後やるべきことなどをまとめ、参加者に送信しておくと親切です。

まとめ

大事な話をする会議だからこそその準備も入念に行う必要があります。
それを怠ると会議自体がスムーズに進行しなくなったり、最悪別日で再び会議をやり直さなければならない可能性もあります。
目上の方も出席される大事な会議もありますので、普段から会議への取り組みをしっかりしましょう。

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