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ビジネスマネジメント

業務の全体を捉える

新入社員の頃は、分からないことも多いので、業務の中でもひとつひとつを教えてもらうことでしょう。それをこなすのに一生懸命になるというのも大切なことです。でも、どんな仕事をするときにも、一度、全体を捉えることを習慣にしてみましょう。仕事の内容について、組織全体のことについても全体のいち要素ということが分かってから取り組むと理解度が変わってきます。

頼まれたことも、教わったことも、大切なプロセスの中のひとつのプロセスのはずです。真っ先にそのものに取り組む前に、そのものと繋がっている一連のものごとを確認してみましょう。

そのあとに細かいことに落とし込んでいくことで、必要なことが見えてきたり、要領よく進められたりするといったことが、より効率的になっていきます。

それを考えるプロセスの中で分からないことも出てくると思います。そこが現在の自分の盲点だということが分かります。解決のために質問したり、自分で調べてみたり、アンテナを張れるようにもなるでしょう。

新入社員もリストをメモ書き

全体を捉えることを助けてくれるのが、考えられることのリストアップです。ものごとの前段階と後段階とを想像して書き出してみましょう。揃えなければいけないものは何か、聞いておくことは何か、調べておくと役立つことはないか、どんな方法が考えられるかなど、思いつく限りを書き出すことが前準備になります。

こうすることで、分からないながらも、言われることを的確に行えるようになります。理解不足の部分を自分で探すことも可能になっていきます。関連したことを同時に把握していくことで、その指示の内容もより深く理解することに繋がるのです。

やることの選択と順序

リストを見ながら、早く済むこと、安く済むこと、簡単になること、スムーズになることなどを検討します。同時にできることはないか、変わりになるものはないかなどいろいろ考え方の角度を変えてみましょう。そして、やり方の順序を整えることが大切です。出かけたあとに、何か必要なものが欠けていることに気付くと、また戻って、確認して、また出かけるということになり非効率ですよね。同時にできたはずなのに、2回も3回も同じことを別々にするのも非効率です。

そういうものをあらかじめ把握しておけば、まとめて行うことができるのです。
実際にできるかどうかは、社内の上司や先輩に聞かないと分からないこともあるでしょう。どんどん質問や提案として伝えていきましょう。

完璧を目指さない

すぐには完璧にはなりません。覚えることはたくさんあるのですから、ひとつの全体像を掴むことに完璧を目指す必要はありません。何度も試行錯誤を繰り返しながら、実践していくうちに、ベストな方法が自然に身に付いていくことが理想的です。

疑問や不明点を質問していくうちに、上司や先輩、同僚から他の方法のアドバイスをもらえるかもしれません。コミュニケーションも活発になります。その疑問や質問が組織の改善や効率化に大きく役立つものになる可能性もあるのです。何も分からないからと受け身にならずに、積極的にプロセスを考える習慣は、新入社員の時期だけでなく、その後の仕事の質を上げたり、モチベーションをアップさせることにもきっと役立つものになるはずです。

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