スーツ

打ち合わせとなると、だいたい自社で相手をお待ちするか、お伺いするかのどちらかになりますが、例外もあります。
それはカフェなどの公共スペースにお互いが行くという可能性です。
普段と勝手が違いますが、こういった場合にもマナーがあります。
せっかくの機会を台無しにすることのないよう、
待ち合わせ場所でのマナーを再確認しておきましょう。

場所の選び方

場所は相手がアクセスしやすい場所を選ぶようにしましょう。
「何でご移動されますか?」とお尋ねし、電車であれば駅から近い場所を選択するとよいでしょう。
また、相手が迷うことのないよう、日付・時間・場所・地図と緊急連絡先をつけたメールをあらかじめ送信しておくとよいです。
相手の連絡先が分かっていれば、登録しておいたほうが良いでしょう。

早めに店に入り、席をとる

開始時間よりも早くお店に入るようにしましょう。
それは、落ち着いて打ち合わせのできる場所を確保する必要があるからです。
基本的には奥の席を選びます。間隔のせまいところや薄暗いところは避けるようにしましょう。
また出入り口付近のような人の出入りが激しいところも避けるべきです。
相手が喫煙者か禁煙者かわからない場合は、無難に禁煙席をとっておきます。
座って相手を待つときは、上座を開け下座に座っておくようにしましょう。
相手が来るまで注文は控えたほうがいいでしょう。

相手が来たら・・・

相手が到着したら、まず席を立ち挨拶をします。そして上座に座るように促してください。
着席した段階で飲み物を注文します。
注文をしにレジに足を運ぶケースに関しては、
「何を飲まれますか?」と尋ね、一緒に注文とってくるようにします。
席で注文をするケースでは、店員さんを呼び注文します。
この時に注意するのは飲み物の選び方です。
好きなものを選んでいいというわけではなく、相手を待たせない、相手と同じタイミングでくる飲み物を注文します。
ビジネスシーンにふさわしくない飲み物は避けましょう。
上司が同行している場合には、上司と同じものを注文します。

打ち合わせ中の注意点

打ち合わせの内容が相手にあまり聞かれてはいけない内容の可能性がありますので、
ボリュームは相手に十分聞こえるまでに落としましょう。
つい盛り上がって大きな声が出てしまうこともあるかもしれませんが、ここは公共の場です。
他のお客様に失礼にならないように話をするのがビジネスマナーです。
また、資料は広げたままにせず、必要な時以外はクリアファイルなどに入れて裏返すなど配慮をしましょう。

話が終わったら・・・

打ち合わせが終了したら、さりげなくレシートをもって出るようにし、会計を済ませましょう。
誰が払うという押し問答になることがありますが、相手と自分の立場や年齢等を考えて判断し、
意地の張り合いにならないよう注意が必要です。
そして相手をお見送りできるとことまでお見送りし、終了となります。

まとめ

社内とは違う配慮が必要となるのが、外での打ち合わせです。
勝手のわからない場所でスマートに立ち振る舞わなくてはなりませんし、何よりほかの人の目があります。
打ち合わせがうまくいくように社内の時よりももっと緊張感をもって挑みましょう。

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