ビジネスマネジメント

Maybeは多用しない

Maybeは比較的、覚えやすい単語です。「おそらく」「たぶん」という意味で覚えている人は多いと思います。もちろん意味は間違いではありません。日本人の性格、さらに日本語表現の特質によって、日本人はこの「maybe」を多用する傾向にあるそうです。コミュニケーションの中では気を付けて使わなければならないのです。確かに不確実なことを伝えるときに便利です。でもこの「maybe」の持つニュアンスは、日本人が持っている感覚と海外の人たちの持っている感覚が異なることがあるので気を付けて使いましょう。

Maybeは返事にならない

Maybeの不確実性はYESが50%、NOが50%と言われています。したがって、何らかの質問や会話の中の返答として使うときの意思表示になりません。相手はあなたの意志が「YES」なのか「NO」なのか見当がつかないのです。相手にとって解決にならないということです。Maybeを含めた文章で答えてしまうことで、やる気がない、興味がない、自信がない、意見がない、決断できないなどネガティブな印象を抱かせてしまう確率が高くなってしまいます。

直接的な返答を避けるために「Maybe」使うというのは、日本人が勘違いしやすい部分です。柔らかい表現にするために「Maybe」に頼っても、相手は「Maybe」によって、その心遣いを感じ取ることはないでしょう。

I don't knowは多用しない

「分かりません」と言いたいとき、すべてのシーンで「I don't know.」を使ってしまうことは避けたほうが良さそうです。「I don't know.」という英語には、とてもそっけないニュアンスが含まれているからです。意思表示として「考える気がない」「私には関係ない」「知らないし、知る気もない」というような意味を含めることになり、相手に対して失礼な表現でもあるのです。
特にビジネスシーンでは、関係のないセールスコールへの断りのようなシーン以外では、使わないと決めておいてもいいくらいの表現です。特にお客様、目上の人、初対面の人に対しては避けるべきでしょう。

分からないと言いたいとき

ビジネスシーンでは、例えば、会議で意見を求めたれたときとか、顧客との商談などで、考えているけど分からないということはもちろんあるでしょう。使うべき表現はいくつかあります。

見当もつかない、まったく分からないというときには、代わりの表現として適しているのは「I have no idea.」です。そこにプラスして分からない内容を加えてみるとさらに相手に詳細を伝えることができます。「I have no idea what she is talking about.」(彼女の言っていることが分からない)「 I have no idea what to do.」(何をすればいいのか分からない)などです。
また、認識や理解が確実でないという意味を込めて「I'm not sure」も役立ちます。「ちょっと分からないな」というニュアンスを込めることができます。これだとソフトに「分かりません」を伝えることができるでしょう。

ビジネスメールは、その性質からいろいろな使われ方をします。なんとかビジネスを成功させたいという強い思いを持って、交渉したり、断ったり、時にはお詫びのメールを送らなければならないこともあります。会って話すのではない、電話で意見を述べ合うでもない、ビジネスにおける有効なメール内容について、例文を交えながらご紹介します。

交渉のメール

交渉は、こちらの思いを強く述べるとともに、相手の意向をくみ取った内容にしなければなりません。これまでに至る経緯や交渉内容を具体的に説明し、まずは、こちら側の要望というものを伝えるためのものです。このメールを見た相手が「これなら進めてみるか」という思いを持ってくれれば成功ということになります。そのためには、まず相手を納得させるだけの理由がなければなりません。そして、相手に理解させるのです。このメールがすべてではありませんので、こちらからの一方的な要求に終わってはいけません。今後、相手からの返信を待って、交渉を進めていくようにします。

交渉の例文

件名:新商品の紹介

本文:いつもお世話になっております。

○○株式会社の○○と申します。

その節は、○○会の懇親会にてお話しさせていただいた弊社の新製品を実際にご覧いただければと存じます。

ご多忙中恐縮でございますが、

11月10日(金)から13日(月)までの間でお時間を取っていただければと思います。

ご都合のよい日にちと時間帯を2、3あげていただけましたら、私どもより新製品をもってお伺いし、説明させていただきたく存じます。

お忙しいところ大変恐縮ですが、お返事をいただけましたら幸いでございます。

ご検討いただけますようよろしくお願いいたします。

○○株式会社 ○○

住所・電話番号・メールアドレス

断りのメール

電話では断りにくい取引先とのやりとりが発生することは、日々たくさんあります。相手の申し出や依頼に対して、自分が進めたくても、上司の一言でだめになってしまう場合などは落胆も大きい上、相手にどう断ればいいのか困ってしまうものです。そんな時、丁寧な断りのメールを送信しなければいけません。ここでは、そういう相手に対して「意に添えないこと」「辞退したい旨」を伝えるためのメールの例文をご紹介します。相手の申し出や依頼に感謝し、要求に応じられない理由とお詫びの言葉を織り交ぜます。忘れてはならないことは、相手との今後の関係の継続のお願いです。

断りの例文

件名:○○の件について

本文:いつもお世話になっております。

○○株式会社の○○と申します。

貴社よりご提案いただきました○○の件でございますが、弊社幹部にて検討させていただきました結果、○○という、顧客に対して心温まる商品であることは間違いございませんが、弊社の諸事情により今回は貴社のご提案にお応えできないという結論に至りました。

貴社のご要請にお応えできないことをお詫び申し上げます。

今後とも、これまで同様、ご愛顧を賜りますようお願いいたします。

○○株式会社 ○○

住所・電話番号・メールアドレス

まとめ

ここでは、交渉や断りのメールについてご紹介しましたが、そのほかにもお詫びのメール、約束のメールなど、相手に対して失礼があってはいけないメールもあります。交渉や断りの場合は、本来ならば、実際に会って、あるいは電話で行いたいところですが、今では、ビジネスマナーとしてメールでもOKです。ここにご紹介した例文を参考にしていただければと思います。

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