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ビジネスマネジメント

自分を売り込むためのツールとして一番初めに相手に渡すのが名刺です。
自分の名刺、そして受け取った名刺を貴方はどのように管理していますか。
いざ名刺を渡そうと名刺入れを見たときに、いただいた名刺しか入っていなくて
自分のものが一切なかった。
コンタクトを取りたいと思って名刺を探したがどこにあるかわからなくて断念した。
そういったこともあるのではないでしょうか。
今回はビジネスパーソンの名刺の取り扱いについてまとめましたので、
ぜひ参考にしてみてください。

名刺がない、を回避する方法

名刺は自己紹介の際に必ず必要です。ぱっと名刺入れを開いたら名刺が入っていなかった、
なんてことになったら問題です。相手は、また今度でいいよと言ってくれるかもしれませんが、
それは重大なマナー違反なのです。
常に名刺は携帯しておくのがビジネスパーソンの嗜みです。
ではどうしたらいいのでしょうか。
・名刺は様々な場所に入れておく
名刺は名刺入れに入れて持ち歩くのは当然です。
しかし、それを忘れてしまっては元も子もありません。
そういった最悪の状態をぎりぎり回避するために、名刺は様々な場所に入れておく必要があります。
例えば、
名刺入れももう一つ準備し、常にビジネスバックに入れておき出し入れしない。
ほかにもこのような方法があります。
財布や定期入れに数枚忍ばせておく。
とにかく、一か所に名刺を集中させず数か所に分散させて持つようにしましょう。
そして、こまめに補充するようにしましょう。

いただいた名刺をどうするか

だんだん数が増えていく名刺をどのように管理するのがいいのでしょうか。
まずは自身が保有する名刺の枚数を把握します。
100枚以下の場合は一つのフォルダで管理します。
100枚以上の場合は二つのフォルダで管理をします。

管理の方法は様々あります。
・ボックスを準備しそこにインデックスを付けてあいうえお順で管理をする。
・名刺ホルダーに差し込んで管理をする。

名刺の数が多い場合は、使うだろう名刺とそうでないだろう名刺を分け管理をします。
そして一番大切なのは、ある一定のタイミングで要らない名刺を捨てるということです。
名刺を捨てることに関しては抵抗があるかもしれませんが、
結局どこにあるかわからないのであれば捨てたのと同じです。
一年に一度は名刺を精査し、捨てる努力をする必要があります。
もし「使うかも」と思うものがあれば、
名刺をコピー機などでスキャンしてデータとして保存します。

並べ方は職種などでも変化させるとよいですが、一般的には企業名のあいうえお順です。
その他の方法で自身が管理しやすい方法があればそれを用いてください。
しかし、そこで気を付けなければならないのは管理の工数です。
どんなに丁寧に名刺を管理したとしても、工数がかかるといずれ管理しきれなくなります。
簡単に管理をする方法を模索しましょう。

まとめ

名刺はビジネスパーソンにとって大切なツールです。
生かすも殺すもその人の扱い方にかかっています。名刺に相手の特徴を記載する、という人もいますし、
会った日付を入れるという人もいます。
ぜひ自分に合った、工数のかからない方法で名刺をすっきりと管理することでビジネスに生かしてください。

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