ビジネスマネジメント

バックアップに関連する英語

日本語でもカタカナ用語としてバックアップは使いますよね。ひとつは、パソコン上のデータなどを別管理することのback up。このback upは、人の意見や立場をサポートしたり援助したりするバックアップとしても使われます。また、メインの施策のことをPlan Aと言い、うまくいかなかったときのための別の施策や対策、つまりバックアップ対策、もしくは、次の策のことをPlan Bと言われることがあります。

「back up」句動詞
大切なファイルは常にバックアップをとったほうがいいです。
You should always back up your valuable files.

「a backup」名詞
このソフトはバックアップファイルが自動的に作られます。
This software automatically makes a backup file.

「back up」の言い換え
我々はプランBで行くことにした。プランBは何ですか?
We decided to go for plan B.
What’s your plan B?

詰めが甘いから詳細を詰めるまでの英語

仕事で最後の詰めが甘いと、後でミスがあったり、追求されたときに困るものです。使うシーンもたくさんありますので、「詰めが甘い」「詰めの徹底」のどちらも覚えておきましょう。

「not thorough enough」句動詞…徹底していない
He is not thorough enough.
彼は最後まで十分に徹底していない。
His study was not thorough enough.
彼の検討は詰めが甘かったようです。
You have not followed it through.
あなたは最後までやり切れていません。

「nail down」句動詞…明確にする、確定する
Can we nail down some details?
詳細をはっきりさせたいのですが。
Try to nail him down to a price.
彼に値段をはっきり提示させてください。

書類作成で使える動詞

書類を作成するという英語は「make a document」「create a document」を使っている人は多いと思います。フォーマルなビジネスシーンでは、適切な表現があります。「draw up」は文書や図表などを作成する、計画を練る、立案する、策定するなどの意味で用いられます。

「prepare」動詞…用意する、準備する
何かに使える状態にするというニュアンスを含みます。
Who prepared this report?
誰がこのレポートを作ったの?
The document has not been prepared yet.
書類はまだ作成されていません。

「draw up」句動詞…文書を作成する
Please kindly draw up an estimate.
見積りを作成していただけますか?
I will draw up a new contract tomorrow.
明日、新しい契約書を作成します。
The boss asked his staff to draw up a list.
上司はスタッフにリストの作成を頼みました。

会社はたくさんの人が行き交う場所です。
社内の人はもちろんですが、社外のお客様がいらっしゃることもあります。
その際の一次対応によって大きく会社の印象が変わります。
お客様のお出迎えの仕方はマナーに沿ったものでしょうか。
来客対応のマナーをまとめましたので、ぜひ参考にしてください。

来客受付のマナー

お客様の中には、初めて訪れる方も当然いらっしゃいます。
相手がどうするべきか困ることのないように対応するのが受付のマナーです。

①いち早くお客様の存在を確認し「いらっしゃいませ」お声かけする。
受付窓口のある会社であれば、お客様から足を運んでくださるので
すぐに対応することができますが、
受付のない場合は、お客様が途方に暮れてしまいます。
社内の人間でない方を発見した場合はすぐに立ち上がり、
「いらっしゃいませ」と笑顔でお声かけし、お辞儀をします。
来客予定がない場合も相手を不安にさせることのないよう、
笑顔を忘れてはいけません。
お客様を待たせするのもNGですので、
扉に近い人や新人は特に注意を入り口に向けるようにしましょう。
②お客様の会社名とお名前を聞く
「失礼ですが、お名前と会社名をお伺いしてもよろしいですか」
とお尋ねします。復唱するとなおよいでしょう。
③アポイントの有無を確認する
「恐れ入りますが、お約束はいただいておりますでしょうか」
とお尋ねします。アポイントがある場合は、どこの部署の誰かを確認します。
④確認をするのでお待ちいただくようお願いをする
「少々お待ちくださいませ」とお伝えします。
その際にできれば立って待たせないように、
椅子にかけておまちいただくといいでしょう。
お待ちいただく時間が長くなってしまう場合には、
待ち時間が長くなることとおおよその待ち時間をお伝えできるとよいです。
担当者の不在時にいらっしゃった場合には、
戻りの時間をお伝えし、どうするかご判断いただきます。

来客案内のマナー

「それではご案内いたします」と一声かけてからご案内します。
別室へご案内する際には、お客様の少し前を歩いて先導します。
その際に、ずっと前を見て歩くのではなく、
お客様のことを気遣いながら歩くようにしましょう。
お客様には通路の中央を歩いていただき、自分は右前を歩きます。
段差があるときなど、気を付けていただく際には注意を促します。

階段などの段差のある場所では、
お客様より上にポジションを取らないように気を付けます。
登りの場合はお客様に先に上がっていただき、
下りの場合は自分が先に降りていきます。

エレベーターでは、お客様に先に乗り、先に降りていただくのが基本です。
しかし、到着したエレベーターに誰も乗っていない場合がありますので、
「失礼します」と言って先に乗り、操作盤の前に立ってお客様に先に降りていただきます。

部屋へお通しする時のマナー

お部屋に到着したら、必ず2回ノックをしてから扉を開けます。
これは中に誰かいてもいなくても必ず行います。
先に担当者がいる場合には、
「〇〇様がお見えです」と声をかけるようにしましょう。
扉を開き、お客様を中へお通しします。その際は必ず扉を押さえ、
お客様が部屋に完全に入るまで待機しましょう。
まだ誰もいない場合には必ず上座に座っていただくよう、
「奥のお席におかけになってお待ちください」とお声かけをします。
最後は「失礼いたします」の言葉を忘れずに退出しましょう。

お見送りのマナー

状況によりますが、ぎりぎりまで同行しお見送りするのがマナーです。
玄関が近い場合には、玄関先でお見送りします。
相手が車の場合には、車の姿が見えなくなるまでお辞儀をします。
ビルの高層階にオフィスがある場合には、
エレベーターまで同行し、扉が閉まるまでお辞儀します。

ただ状況によっては、お見送りが途中までしかできない可能性もあります。
その際には来社のお礼を伝え、「こちらで失礼いたします」と言ってお見送りします。

まとめ

いかがでしたでしょうか。マナーにのっとり来客対応ができていますでしょうか。
わざわざ足を運んでくださったお客様に失礼があってはいけません。
細かい点もありますが、できていると所作がとても美しく、相手に好印象を与えます。
自身の来客対応をぜひ見直してみてはいかがでしょうか。

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