ビジネスマネジメント

新人として入社した時に与えられる仕事として「宛名書き」があります。「もっと上手な字を書く練習をしておけばよかった」と後悔しても始まりません。新人に限りませんが、その宛名書きはビジネスマナーの一つとして大切なものなのです。

長3の縦書きの場合

ビジネスシーンでよく利用される封筒のサイズは長3(A4を3つ折りにして入れられる)の縦書きです。表面に書く宛名書きは、住所や企業名、部署名、肩書、名前という順番に書いていくことになります。ではその宛名書きについてご紹介します。長3縦書きでご紹介します。

四角の枠が7つあってくれたらいいのに、と思うこともありますが、郵便番号を書く欄のない封筒に「20通の宛名を書いてくれ。」と上司に言われたとしましょう。郵便番号はだいたいのある場所を想定して上部に書きます。右端1cmぐらい空けて、郵便番号の下1文字分空けて住所を書きます。建物名等を略さず、数字は漢数字を使います。住所が長い時は2行に分けてもよいです。

住所から1cmほど空けて企業名を入れます、高さは住所より下げて書きます。企業名の下に部署名を書くといいでしょう。肩書は4文字以内なら名前の上、多い場合は名前の横に小さく書くこと。これが基本的な手紙の宛名書きマナーです。

名前は大きめで中央に書くのが理想

名前は文字を大きめにして、若干左寄りに書きます。(企業名がない場合はほとんどないと思いますが、ないのなら名前は中央になります。)住所より1文字分下げて書くようにすればバランスがよくなります。ビジネスマナーとして守るポイントは以上(敬称は後述)ですが、文字は、相手が不快な思いを持たない程度に丁寧に書くことが大切です。20枚となりますと、十数枚を書いた頃に疲れてきます。できることなら10枚書いてから少し他の仕事をしてからあと10枚を書くというようにして書くといいでしょう。

横書きの宛名書きの場合

ビジネスの封筒では、横型の封筒の場合もあります。この横書きに宛名書きをするように仕事を言われた場合はどうでしょうか。表面に書く宛名書きは、縦型長3と同じ内容で書くといいでしょう。

切手を貼るのは右上です。住所は行頭を揃えて郵便番号の下部1cmほど空けた左端1 cmぐらい空けて書きます。ビジネスマナーとして、住所の数字は算用数字を使いましょう。住所下1文字分下げて企業名、部署名を小さめの文字で書き、名前は、企業名、部署名の下、1文字分左から封筒の中央ラインに大きめに書きます。

宛名書きの敬称のマナー

「殿」などの書かれたビジネス文書を受け取ると、この差出人は、ビジネスマナーを分かっていない人だ、ということになります。「殿」は、目下の人に対して使うという意味があり、ビジネスでは使わないようにします。手紙の敬称として一般に使われているのは「様」ですね。

一般に使われる「様」

宛名書きの最後の敬称です。もし、上司から頼まれた20通の宛名書きが「なんだ、この敬称は!」とお叱りを受けて書き直すことのないようにしなければいけません。ビジネスの場でも個人に送る宛名書きは「様」です。「○○株式会社 取締役社長 ○○

○○ 様」となります。

宛名を企業名にする場合は「御中」

会社や組織そのものに送る場合の宛名書きの敬称は「御中」になります。ビジネスマナーとして知っておくといいでしょう。

企業名には「様」

「ここに載っている会社の課長宛に送るので宛名書きを頼む」と上司に依頼をされたらどうでしょう。会社名は分かっているのに課長さんの名前が分からない場合です。肩書しか分からない場合は、○○課 課長様でいいでしょう。本来は肩書である役職名には敬称の意味が含まれていますので使いませんが、仕方のない例外だと考えてください。ただ、会社の課長さんのお名前を何とかして調べて書くようにすれば、あなたの評価は上がるでしょう。

まとめ

ビジネスシーンにおけるマナーの一つとして、入社すればすぐに頼まれる宛名書きです。しっかりと知っておかなければなりません。ここにご紹介しましたルールを守って、あとは、自分なりに丁寧な字を心がけて書くことです。そうすれば、相手に好印象を与えることができるのです。デジタル化が進む現在、手書きできちんと書いてあるビジネス文書の存在は重要ですよ。

周りは何を見ている?聞いている?

厳しい上司や新入社員の教育を担う先輩であれば、以下の3つのポイントは見られている可能性があります。

朝いちからしっかり声を出せるかどうかで、生活習慣を見る
人前でも物おじせず堂々と振る舞えるか、人前に慣れているか
制限時間の感度は適切か(1分、3分の長さは適切か)

どんな職種に携わっていたとしても、これらの要素はビジネスパーソンとしての必須の要素になるからです。社内でのコミュニケーションだけでなく、お客様への対応時にはさらに重要なポイントと言えるでしょう。話している時間感覚を持つことは相手と自分のタイムマネジメントをする上でも重要なことです。人前で話すという場面で、もじもじしたり、極度に緊張してしまっては業務自体が進んでいかないこともあります。はきはきと、そしてビジネスシーンに適した言葉遣いをすることも大事です。心掛けながらスピーチを行ってみてください。スピーチがうまくなるごとに仕事力も上がって行くはずです。

日頃からテーマを探しておく

スピーチには特定のテーマ設定などはされていないことがほとんどだと思います。だからこそ難しいと考える人もいると思いますが、決まっているとそれだけ選択肢が狭まれます。何でもありのほうが探しやすいはずです。プレッシャーに感じる必要はありませんが、日頃からテーマを探る習慣を持っておくといいでしょう。友人や家族と話したことを深堀してテーマを作ってもいいですし、買い物や外食したときに感じたことをテーマにしてもいいと思います。

スピーチの構成は?

スピーチの構成は3ステップがおすすめです。始めに全体の概要を説明します。限りなく短くするのがポイントです。そして内容に入りましょう。具体的なひとつのエピソードがあるといいでしょう。最後に自分の気持ちや感想、全体をまとめる内容で締めます。
1:7:2くらいの長さの割合で話せるようにまとめてみましょう。内容も大切ですが、自分の1分間隔、3分間隔の感度を鍛えておくことも忘れないでくださいね。コミュニケーション能力を高めることにも繋がります。くれぐれも長い話にならないように気を付けましょう。

笑いは必要?効果は高め

面白いことを言わなければと無理に考える必要はありませんが、朝いちにみんなに笑ってもらうことができるといいですね。失敗したこと、誰かに笑われたこと、通勤途中で思わず吹き出してしまったことなどを表情豊かに、時には、淡々と話して意表を突いてみるのもいいかもしれません。

でも、笑わせようとして考えたことというのは、実は話してみるとつまらないということはよくあることです。話が終わったとき、周りがシーンとしていることも残念に感じてしまうものです。笑いを目的にした話だと、笑えなかった場合、何の話なの?と思われるリスクもはらみます。それでも、朝一番に職場で笑うことができると職場の雰囲気は一気に和みます。求められてはいないかもしれませんが、そんなムードメーカーになることを目指してみてもいいかもしれませんね。みんながあなたのスピーチを楽しみにしてくれるような、いなくてはならない存在になれるかもしれません。自分自身がくれぐれも楽しむことを忘れないようにしてくださいね。

聞いたことはメモするクセをつける

覚えることが次々に舞い込んでくる新入社員の時期には、メモを取ることが欠かせません。何かを教わっているときでも、上司や先輩に質問をする際にもメモを取ることは必須の要素です。覚えていると思っても、メモを取らないと必ずと言っていいほど忘れることが増えます。とは言っても、メモを取ることと、話を聞くことの同時進行が苦手な人もいるようです。メモ取りはスキルのひとつです。何をどう書き残すかという点が重要ポイントになります。新入社員が聞いたことを確実な学びに変えていくためにはコツを身に付けることも必要です。上司や先輩からの指示を確実に実行することにも欠かせないのがメモを取ることなのです。

効果的なメモ取りのための意識

メモ取りの際に、5W1Hを意識してみましょう。あらかじめ、メモに「When(いつ)」「Where(どこで)」「Who(誰が)」「What(何を)」「Why(なぜ)」「How(どうやって)」「Howmuch(いくらで)」という項目を書き込んでおいてもいいかもしれません。穴埋めするように書き込んでいけばいいのです。聞くことの理解度を各段に上げることができますし、相手の話をより確実に掴むことができるでしょう。理想は、聞いているそのときにこれらのことのすべてを把握することです。ただ、その時点で難しかったとしても、その直後に思考を巡らすことでも十分に役立てることができます。これらの要素を書き出すことが難しいときは、それを聞いた後の自分の行動だけは把握するようにします。しっかりと予測することで確認事項も浮かんでくるはずです。これをマスターすると、5W1Hの確認も自然に行えるようになっているでしょう。もし、何かを誰かに伝えるために聞いているなら、その伝える相手の行動を予測する必要が出てきます。上司や先輩の言葉をそのまま「はい」と受け取るのではなく、そこに含まれている意味のすべてを理解できるようになりましょう。

大切なのは見返すクセ

メモを取ったら、必ず見返すクセを付けましょう。メモは取りっぱなしでは、意味がありません。メモをしなかったことと同じレベルになってしまうのです。必ず見返して必要な行動を確認し、その行動を実行することが大切です。見返せるレベルであれば、丁寧にキレイに書く必要はありません。話された言葉やメモに書き残した言葉を自分が理解できているか、やるべきことは何か、その先に必要になりそうなことはなにか、なぜそれが大切なのかを、考えながら書く、もしくは見返す際に考えながらメモに追記するのです。

実行が完了したら、先輩や上司への報告を済ませ、そのメモを消す習慣を付けてみてください。完了したことが分かように選を引いたり、色付けで差別化をしてみましょう。これによってできていること、まだできてないことがはっきりします。頭の中を整理するには、このプロセスは欠かせないものになります。それらを見返していくことも大切だからです。実行できていないことは何か、なぜ実行できていないのかしっかり検討することも可能になりますよね。できたことをひと目で確認できるので、達成感を得ることもできます。

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