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一般的に依頼というと、「あれ頼むで」という日常的な依頼から、講演の依頼や結婚式のスピーチの依頼という大きなものまでさまざまです。ビジネスシーンにおける依頼となると、どれも大きな依頼となり、きちんとした依頼状を伴うものがほとんどです。そんなときには、きちんとした依頼文を作成して頼む相手にお願いをする必要があります。では依頼の文書を書く際のポイントはどうなのでしょうか。

社内での依頼

依頼状は、相手に、こちらが必要とする用件をお願いして渡す(送る)手紙のことです。社内などで、よく知っている相手への依頼でも、口頭ではなく、きちんとした形で文書にして伝えなければなりません。例えば、新人への「コンプライアンスについて」や中堅への「顧客獲得で忘れてはならないポイント」など、担当者が管理職に依頼文を作成し依頼することになります。

社外への依頼

では、社外に向けたビジネス上の依頼の手紙についての留意点をご紹介します。社外に向けては、依頼事項としては価格改定の依頼、取引の条件変更の依頼など多義に渡ります。

1.依頼文書については、その内容によりますが、依頼決定後すぐに出すようにします。

2.社員であるあなたが会社を代表して依頼文を出すときには、内容について必ず上司の許可を得なければなりません。3.どんな依頼であっても相手あってのことですので、相手の都合を聞くことや理解を得ることは必要なことです。

3.「なぜ相手に依頼することになったか」については詳しく説明をする必要があります。会社として依頼をすることになった経緯は、相手にとっても重要なことですので、きちんと書くようにします。一方的な押し付けにならないようにしなければなりません。

依頼例…経過の分析や現在の対応、今後の取り組みなどお願いしたい内容

4.依頼した仕事の進捗情況は気になるところです。2,3日経っても連絡がないという場合はよくあることです。ただ、依頼内容が進んでいるかどうかについては、何度も聞かず、一度だけにしましょう。相手を信用して過干渉にならないようにすることです。連絡がない場合など、確認は必要ですが相手に不快な思いをさせないことが大切です。急ぎなら、その旨を依頼時に伝えておくことです。

5.依頼した内容の確認作業が、一番大切なところです。仕上がった書類や資料に間違いがないかは、あなたが「お願いした側」であることを忘れてはいけません。書類に間違いがあっても、まずは感謝の気持ちを表わしましょう。そして、できる限りあなたの手で修正し、「この部分を修正させていただきました」という一文を送るようにします。内容に関わって、依頼した相手にしか修正できない部分については「恐れ入りますが、○○の項目についてもう少し詳しくお聞かせ願えればありがたいのですが」という文面で再依頼するのが賢明でしょう。

まとめ

「相手あっての依頼である」という原則をしっかりと持って、依頼した相手に不快な思いをさせないことがビジネスマナーとして依頼をするときに重要なことです。もし、社外の人でありながらも「頼むわ!」という気安い依頼ができる相手であったとしても依頼状(文)を作成し、どちらの会社の上司にも報告済みでのやり取りにしなければいけません。それがプライベートでない、ビジネスマナーの常識です。

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