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ビジネスでは、上司や先輩、取引先と、いろいろと気を愛王しなければならない場面が数多く訪れます。あなたの受け答えによっては、心象を悪くすることもありますし、反対に評価を上げることもあるのです。ここでは、ビジネスマナーとしての受け答えについて社内、社外に分けてご紹介します。

社内では

・上司に質問する時

「少々お尋ねしてもよろしいでしょうか?」

「恐縮ですが、質問させていただいてもよろしいでしょうか?」

上司や先輩、取引先など他社の人に質問するときには、このような丁寧な言い方を心がけましょう。最後は疑問形です。より丁寧な言い方になります。何かを教えてほしい時などは、「~について教えていただきたいのですが」にします。

・相手から指導を受ける時

「よろしくご指導ください」

これは決まり文句です。目上の人に指導を受けたい場合に使います。自分より知識のある人に対する敬意を表します。

・確認する時

「この件について念のために確認させていただきたいのですが、この部分は○○という捉え方でよろしいでしょうか。」「この点については、いかがお考えでしょうか?」

指導を受けた場合など、その不明点を残さないためにも受け答えはきちんとしておきたいものです。説明を一通り受けた後に不明点や理解できない点を聞きます。

「○○というように理解させていただきましたが、それでよろしいでしょうか?」という受け答えも大変重要です。「しっかりと、話を聞いて質問をしてくるな」と上司に思わせるという効果もある受け答えの言葉です。

・意見を求める時

説明を聞いた上で「○○について、私はこのように進めようと思いますが、考えをお聞かせください」という受け答えも必要になるときがあります。上司や先輩に意見を求めるためのものです。

社外では

さて、受け答えは社内に限ったことではありません。取引先や顧客との受け答えの場面をご紹介します。

・同情を誘いたい時

「これでないと困る!」と相手が言われたときには「なにとぞ内情をお汲み取りいただきましてご理解いただきたいのですが。」という受け答えになります。社内の事情などがあってお願いをするときの受け答えです。内情を強く訴えた後でこの表現で伝えると相手にわかってもらえるケースが多いです。

・お願いしたい時

ぜひ契約を取りたいという場合に使う受け答えとしては「~ということで、お願いできないでしょうか。他に頼れるところもなく…」という気持ちを伝えます。人は頼られると、何とかしてやりたいという気持ちが働きます。引き受けてくれる可能性は高まります。

・強くお願いしたい時

「切にお願い申し上げます」「伏してお願い申し上げます」という受け答えもあります。貴社にお願いしたいという思いを強く伝えるときに使います。納品期限が迫っているような場合に「くれぐれもよろしく」という意味で使います。

・断られた時

商談がうまくいかなくなった時など、相手の気持ちも沈んでいるものです。話を聞いた後に「無理を承知でお願いしたことですので気になさらないでください」という受け答えをすることで相手の気持ちも和らぐでしょう。今後の関係も含めて相手との関係を良好に保つ気配りの一言です。

まとめ

受け答えは、日ごろのあなたの言葉遣いも大きく関わってきます。ビジネスにふさわしい言葉遣いを日ごろからしていれば、自然と受け答えにも影響するものなのです。受け答えがきちんとできないと仕事に支障をきたします。そこでは、コミュニケーション能力が必要になります。上司や先輩、取引先の方とスムーズな受け答えができるようにしたいものです。

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